Mon Ami 3000 offre all'utente una funzione estremamente potente che consente di compilare i documenti in maniera estremamente semplice e veloce; tale funzione permette di recuperare gli articoli che devono essere movimentati da diverse sorgenti: Documenti esistenti di vario tipo, Dispositivi esterni, Terminali di raccolta dati, Files di testo.

La possibilità di estrapolare informazioni da files in formato testuale è estremamente potente poichè permette all'utente di importare dati in Mon Ami 3000 da qualsiasi software che sia in grado di esportare informazioni in questo formato.

In questo modo, ad esempio, l'utente potrebbe importare velocemente in un documento dati raccolti in Excel e nei software più diffusi di raccolta dati.

L'accesso a questa funzione di caricamento avanzato è accessibile tramite il pulsante Carica da... presente sia nella Zona chiave, sia nella Zona dati (sezione Corpo) di tutti i documenti.

Questa funzione di caricamento si comporta diversamente se eseguita dalla Zona chiave piuttosto che dalla Zona dati.

Il caricamento eseguito dalla zona dati del programma permette di selezionare come sorgente dati solamente altri documenti; il software provvede, in automatico, a caricare  tutti gli articoli e le informazioni inserite nella Testata e nel Piede del documento.

Eseguendo il caricamento dal corpo del documento è possibile invece utilizzare diverse tipologie di sorgenti che variano dinamicamente in funzione della Causale, della Controparte e del Tipo di documento in fase di registrazione.

Questa seconda modalità deve essere utilizzata per eseguire in maniera corretta la gestione del Conto lavoro attivo e passivo, nel caso in cui l'utente disponga di questa funzionalità.

Il caricamento automatico dei prodotti è una funzione estremamente utile ma il suo funzionamento NON è sempre uguale ma cambia in funzione del tipo di caricamento (Documento, File, Terminale, ecc...) e, nel caso di Documenti, il funzionamento è diverso in funzione del Tipo documento (Fattura immediata, Ordine cliente, Preventivo, ecc...).

Riferimenti di evasione tra documenti

Il ciclo attivo di un'azienda segue un percorso specifico, i documenti NON possono essere emessi casualmente ma devono essere generati con un ordine logico.

Esempio di Ciclo Attivo Standard

Nell'immagine accanto è riportato un esempio con la sequenza corretta di emissione dei documenti; il verso della freccia rappresenta l'ordine di evasione.

La Fattura immediata e il D.D.T. evadono l'ordine; ciò significa che, nella riga del DDT, sarà visibile il riferimento all'ordine.

Questo riferimento consente al gestionale di verificare lo stato di evasione dell'ordine.

Solo tramite la funzione di caricamento è possibile generare un riferimento di evasione tra i documenti ed è quindi FONDAMENTALE per l'aggiornamento corretto dei valori di magazzino.

Per maggiori informazioni relative ai riferimenti tra i documenti consultare il topic Carica da... Documento che riporta informazioni specifiche a riguardo.

La generazione del riferimento di evasione avviene solo se c'è coerenza tra i documenti coinvolti nell'operazione come nel caso descritto in precedenza.

Mon Ami 3000 supporta anche riferimenti multipli di evasione. Questa funzione è molto importante perchè capita spesso, ad esempio, che un ordine non venga evaso completamente in una volta sola ma che ciò avvenga in momenti diversi e con documenti diversi. Mon Ami 3000 consente di caricare più volte un documento fino a quando questo non risulta COMPLETAMENTE evaso e, ogni volta, proporrà solo i prodotti da evadere e, per ognuno di essi, il quantitativo che non è ancora stato evaso. Per maggiori informazioni consultare il paragrafo relativo alla Modifica delle Qta da caricare/evadere presente in questa pagina.

Nel caso in cui il Tipo documento (Preventivo, Ordine cliente, ecc...) del documento di origine sia uguale a quello di destinazione il programma NON crea nessun riferimento ma provvede alla semplice duplicazione delle righe.

CARICAMENTO DALLA ZONA CHIAVE

L'interfaccia di caricamento che si presenta all'utente è indicata nell'immagine sottostante:

Mon Ami 3000 - Documenti - Caricamento da altri documenti (Zona chiave)

Dati nuovo documento
Questo gruppo di campi è presente solo se la funzione di caricamento è richiamata dalla Zona chiave di un documento. Il campo Causale permette all'utente di indicare la causale che sarà associata al nuovo documento che sarà creato; in funzione del tipo di documento che si deve generare il software propone in automatico la causale predefinita.

Origine
Campo a scelta multipla che permette di indicare la tipologia di sorgente dati; è modificabile solamente nel caricamento dalla Zona dati.

Documento
In questo campo occorre specificare il Tipo documento utilizzato per emettere il documento dal quale dobbiamo importare gli articoli.

Numero
Numero del documento che si desidera caricare; se il progressivo associato al Documento è annuale accanto al numero appare un piccolo campo dove specificare l'anno di emissione del documento.

La pressione del tasto F2 visualizza un elenco di tutti i documenti del Tipo specificato e, se il progressivo è annuale, saranno visualizzati solamente i documenti emessi nell'anno specificato.

Nella tabella presente al centro della finestra sono visibili tutti gli articoli presenti nel documento specificato e, nel caso di un ordine o conto lavoro, verranno visualizzate per ogni articolo le quantità ancora da evadere.

Sotto la tabella sono presenti due pulsanti tramite i quali è possibile selezionare le righe da inserire nel documento. La pressione della barra spaziatrice permette di selezionare/deselezionare la riga evidenziata.

Per riportare le righe selezionate nel documento occorre premere il tasto F8.

Il software riporta in tabella svariate informazioni; nel caso della Qta il software evidenzia con il colore Rosso i prodotti che non sono presenti in magazzino.

CARICAMENTO DALLA ZONA DATI

La funzione di caricamento dalla zona dati è analoga a quella appena descritta, la differenza principale sta nella possibilità di specificare diversi tipi di sorgente e un numero maggiore di filtraggi.

Tipologie di sorgenti disponibili sono:

Documenti

File dati

Terminale F732/F734

Esistenza di magazzino

Sottoscorta di magazzino (solo ordine a fornitore)

Dispositivo ECR/Bilancia

Gruppo righe documenti

Distinta base

Filtro articoli

Costi commessa

Scheda di lavorazione (solo per documenti di Vendita e con opzione Produzione avanzata)

MODIFICA DELLA QUANTITA' DA CARICARE/EVADERE

In fase di caricamento dei prodotti è possibile modificare il valore della Qta. Capita molto spesso, soprattutto nel caso di evasione dei documenti, di dover modificare la quantità da evadere.

Mon Ami 3000 offre all'operatore 2 diverse modalità per eseguire questa operazione:

modifica valore della Qta direttamente nel documento di destinazione, aprendo il dettaglio della riga appena caricata nel corpo.

modifica valore della Qta direttamente nella finestra di caricamento, prima di riportare le righe nel documento.

Per modificare la quantità da importare è necessario fare doppio-click sulla riga o premere il tasto Modifica indicato dalla freccia nell'immagine sottostante.

Mon Ami 3000 - Caricamento prodotti - Modifica Quantità

Nella finestra di gestione della quantità il software mostra all'utente anche i valori correnti di esistenza e disponibilità senza bisogno di aprire altre finestre di interrogazione.