Tramite questa finestra l'utente può memorizzare all'interno dell'archivio tutti i Clienti e i Fornitori con cui intrattiene rapporti di lavoro. La registrazione dei clienti e dei fornitori è un'operazione necessaria per poter emettere e registrare i documenti; gli unici documenti che non richiedono una controparte sono particolari tipologie di movimenti di magazzino.

Anagrafica Clienti / Fornitori - Vista generale

La finestra in esame, come la maggior parte delle finestre del software, è divisa in 2 parti: Zona chiave e Zona dati.

ZONA CHIAVE

In Zona chiave, quella con lo sfondo più scuro, sono presenti i campi Tipo e Codice.
I valori definiti dalla chiave composta Tipo+Codice identificano univocamente ciascuna anagrafica all'interno del database.

Tipo
Indica la tipologia di anagrafica a che si vuole Visualizzare, Creare o Eliminare. Il valore di default è Cliente.

Codice
Valore che identifica l'anagrafica del Tipo specificato all'interno di Mon Ami 3000. E' un campo numerico di 5 cifre e la pressione del tasto TAB compila automaticamente il campo codice con il primo valore disponibile.
Premendo il tasto F2 appare una finestra di ricerca, variabile in funzione del valore indicato nel campo Tipo, tramite la quale poter visualizzare l'elenco delle anagrafiche ed eventualmente caricare i dati della stessa nella finestra.

Duplicazione di un'anagrafica

Mon Ami 3000 permette di creare con estrema rapidità una nuova anagrafica copiando tutti i dati di un altro cliente/fornitore inserito precedentemente nel database.

Anagrafica clienti / fornitori - Duplicazione anagrafica

All'apertura dell'anagrafica, affianco al campo Codice, è presente il pulsante Duplica. Premendo questo tasto viene visualizzato il campo Copia da composto da Tipo+Codice controparte tramite il quale è possibile copiare i dati del cliente/fornitore specificato in una nuova anagrafica del Tipo specificato; dopo aver impostato il tipo di controparte è possibile ricercare il cliente/fornitore da copiare tale valore può essere selezionato tramite una finestra di ricerca accessibile premendo il tasto F2.

Nota: in fase di creazione di un nuovo cliente/fornitore tramite duplicazione di un'anagrafica esistente occorre impostare solo il valore del campo Tipo poichè il codice viene creato automaticamente dal software.

ZONA DATI

La Zona dati della finestra contiene il dettaglio del singolo cliente/fornitore. Questa parte della finestra è suddivisa in 2 parti: Corpo e Piede.

Il corpo della finestra contiene tutte le informazioni sul cliente/fornitore e, per maggior chiarezza, è stato suddiviso in due sezioni:

Generale: contiene una serie di campi relativi ai dati anagrafici.

Collegamenti a tabelle: contiene tutti i campi necessari per la gestione degli automatismi del software, la maggior parte dei dati fanno riferimento alle Tabelle precedentemente descritte.

I dati presenti in questa parte della finestra sono molto importanti e, se compilati con cura, consentono di velocizzare tutte le operazioni di registrazione dei documenti poichè molti dei parametri specificati saranno proposti automaticamente da Mon Ami 3000 in fase di compilazione degli stessi.

Il Piede contiene invece solamente campi con funzionalità informativa. Tramite i due pulsanti presenti nel gruppo Collegamenti è possibile accedere direttamente alle funzioni Scheda contabile e Scadenze già filtrate con il codice della controparte; i campi presenti nel gruppo Saldi contabili consentono invece all'operatore di controllare le informazioni di carattere contabile relative alla controparte in esame.

Sezione Generale

Questa sezione dell'anagrafica è esattamente uguale sia per i Clienti che per i Fornitori e, i campi in esso contenuti, permettono di definire l'anagrafica vera e propria della controparte.

Anagrafica clienti/fornitori - Sezione generale

Rag. sociale
In questo campo deve essere indicata la ragione sociale del cliente/fornitore; nel caso di persone fisiche è necessario indicare il nome e il cognome della controparte.

Persona fisica
Questo flag consente di impostare la controparte come persona fisica e deve essere abilitato anche per le ditte individuali. Nel caso in cui questo check sia stato abilitato occorre indicare i dati completi della persona; per fare questo è necessario accedere alla finestra di gestione dedicata tramite il pulsante visibile a destra. Per maggiori dettagli consultare il topic dedicato alla finestra di gestione Dati persona fisica.

Indirizzo, CAP, Località, Provincia, Paese
In questi campi l'utente può specificare i dati relativi al recapito principale della controparte.

Accanto al campo Rag. sociale è presente un pulsante che permette l'accesso allo Storico delle anagrafiche per il cliente/fornitore selezionato; è attivo solamente se i dati anagrafici principali sono stati variati almeno una volta. Per maggiori informazioni consultare la sezione Storico anagrafica clienti/fornitori tra gli approfondimenti.

Contatti
In questo gruppo di campi l'utente potrà inserire i recapiti della controparte.

Dati fiscali

Codice fiscale
Questo campo deve essere utilizzato per indicare il codice fiscale della controparte; nel caso in cui sia stato attivato il flag Persona fisica sarà disponibile, a destra, un pulsante che permette di calcolare in automatico il codice fiscale della controparte sulla base delle informazioni indicate nella finestra Dati persona fisica.

Partita IVA
La partita IVA viene specificata tramite due campi: il primo rappresenta la Nazione ISO che identifica la nazione di appartenenza e il secondo è il numero di P.IVA.

Verifica on-line
Il software esegue una verifica di validità tramite un algoritmo interno tuttavia, premendo questo tasto, sarà possibile effettuare il controllo tramite un servizio on-line dedicato offerto dall'Agenzia delle entrate; è necessario un collegamento ad internet attivo.

L'ultima cifra del Codice Fiscale e l'ultimo numero della Partita IVA sono dei caratteri di controllo calcolati sui numeri/lettere precedenti e servono come controllo per impedire errori di compilazione.

Se Mon Ami 3000 rileva che il codice di controllo NON corrisponde a quello generato tramite gli algoritmi di controllo il colore di sfondo del campo risulta rosso.

In casi particolari l'algoritmo di calcolo potrebbe generare un carattere di controllo differente da quello reale; in tal caso si consiglia di verificare il valore inserito e, se risulta corretto, è possibile ignorare l'avviso in quanto il gestionale NON esegue nessun blocco.

Il codice relativo alla Nazione ISO viene stampato sui documenti solo nel caso in cui sia diverso da quello specificato in configurazione.

Internet

E-mail
In questo campo può essere inserito un eventuale indirizzo di posta elettronica. Alla destra dell'indirizzo è presente un pulsante -attivo solamente se è stato specificato un valore- tramite il quale è possibile accedere al programma di posta predefinito già impostato con i dati della controparte.

Sito WEB
Sito web del cliente/fornitore; analogamente al campo e-mail il pulsante visibile sulla destra che permette di visualizzare il sito internet specificato direttamente tramite il proprio browser predefinito.

Responsabile
Gruppo di campi nel quale specificare il principale referente dell'azienda, un responsabile, e un eventuale recapito. E' possibile inserire dei Contatti aggiuntivi premendo il pulsante che si trova alla destra del contatto principale.

Destinazione
Questo campo viene utilizzato quando la destinazione delle merci e dei documenti non coincide con l'indirizzo indicato nel campo soprastante. Il valore indicato in questo campo sarà proposto automaticamente dal software quando si compila un nuovo ordine, prevenivo o fattura.
Mon Ami 3000 offre all'utente la possibilità di specificare, tramite il pulsante sulla destra, delle Destinazioni aggiuntive a cui spedire la merce e/o la documentazione; questi valori potranno essere richiamati in fase di compilazione dei documenti modificando la destinazione proposta.

Note
In questo campo l'utente può specificare delle annotazioni di qualsiasi tipo.

Collegamenti a tabelle - Dati generali

I campi descritti di seguito sono relativi sia ai clienti sia ai fornitori, saranno quindi analizzati in questa parte della trattazione comune ad entrambe le tipologie di controparte.

Dati di trasporto

Trasporto
Tramite il campo di selezione è possibile specificare chi si occupa del trasporto. Nel caso si tratti di un Vettore apparirà un campo dove è possibile specificare il vettore incaricato della consegna.

Abbonamento
Questo campo è attivo solo se il trasporto predefinito è tramite Vettore e consente di indicare il numero dell'abbonamento a cui fare riferimento ed eventualmente da riportare in stampa.

Porto
Porto utilizzato come Default per le spedizioni verso il cliente/fornitore.

Spese
Spese di trasporto associate al cliente/fornitore in esame; saranno riportate automaticamente durante la compilazione dei documenti.

Codici contabili

Conto
Indica il conto da movimentare in fase di contabilizzazione dei documenti emessi verso il cliente, o in fase di registrazione delle fatture di acquisto del fornitore; può essere specificato solamente un conto il cui Tipo è compatibile con il tipo di anagrafica.

Nota: Questo campo viene disabilitato se sono presenti registrazioni contabili relative al cliente/fornitore in esame.

Contropartita
Campo in cui specificare il codice del conto che sarà proposto automaticamente come contropartita in fase di registrazione delle fatture.

Se è attiva la licenza per il modulo Centri di costo l'utente potrà associare alla controparte uno specifico centro di costo; tramite il pulsante presente accanto alla descrizione della contropartita è possibile accedere alla finestra di gestione dedicata.

Per maggiori informazioni relativamente alla gestione dei centri di costo nelle varie operazioni contabili consultare il paragrafo Gestione centri di costo nel capitolo principale della contabilità.

Collegamenti a tabelle - Cliente

Anagrafica Clienti / Fornitori - Collegamenti a tabelle - Cliente

Dati di vendita

Listino
Listino predefinito da utilizzare in fase di vendita.

Agente
Indica l'agente che si occupa di promuovere prodotti e stipulare contratti di vendita con il cliente.

Pagamento
Indica il tipo di pagamento con cui il cliente esegue abitualmente i pagamenti. Alla destra di questo campo è presente un piccolo pulsante che permette di inserire alcuni dettagli sulla modalità di pagamento da considerare; per maggiori informazioni consultare il capitolo relativo ai Dati pagamento.

Banca
Tramite i 2 campi visibili alla destra dell'etichetta è possibile specificare i codici ABI e CAB che identificano univocamente la banca del cliente; necessaria per le Ri.Ba.
Compilando entrambi i campi si attiva un piccolo pulsante tramite il quale è possibile accedere ad una finestra dove specificare i Dati del C/C bancario e il codice IBAN.

Banca az.
Banca aziendale alla quale questo cliente deve fare riferimento; tramite i 2 campi visibili alla destra dell'etichetta è possibile specificarne i codici ABI e CAB; è possibile indicare solo una delle banche che sono state impostate come Banca aziendale attivando l'apposito flag presente nell'anagrafica di ciascuna banca.

Causale
Indica la causale di magazzino da proporre quando si inserisce il cliente in un documento di vendita.

Codice IVA
Rappresenta il codice IVA da utilizzare in fase di vendita; per default è lasciato vuoto e, se specificato, ha priorità maggiore rispetto a quello indicato negli articoli oggetto del documento.
In funzione dell'aliquota associata al codice IVA specificato, in fase di emissione del documento il software ha un comportamento differente. Se l'aliquota è 0% (Esenzione) il codice IVA viene applicato ai prodotti e a tutte le spese (Trasporto / Incasso); in caso contrario l'aliquota sarà utilizzata solamente per i prodotti venduti.
Il valore impostato in questo campo è significativo solo se il cliente NON ha presentato alcuna dichiarazione d'intento che possono essere memorizzate tramite l'apposita funzione.

Categoria
Indica la categoria clienti di appartenenza.

Zona
Indica la zona di appartenenza del cliente.

Altro

Lingua
Codice della lingua da utilizzare per la descrizione degli articoli nei documenti; viene proposto automaticamente quello specificato nella Nazione ISO.

Altri dati
Tramite questo pulsante è possibile visualizzare una finestra dove impostare informazioni particolari relative al cliente in esame; per maggiori informazioni consultare il capitolo dedicato. (Altri dati)

Dati di fatturazione
Questo pulsante permette di visualizzare una piccola finestra dove poter specificare informazioni particolari relativamente alla fatturazione dei documenti; per maggiori informazioni consultare il capitolo relativo ai Dati di fatturazione.

Raggruppamenti
Questo tasto consente di accedere ad una finestra di gestione per l'assegnazione ad uno o più gruppi di clienti; per maggiori informazioni consultare il capitolo dedicato ai Raggruppamenti Clienti / Fornitori.

Contributi
Questo pulsante è visibile solo se l'utente possiede la licenza per l'opzione Contributi e consente di personalizzare, relativamente al cliente in esame, i parametri per il calcolo del contributo. Per maggiori informazioni consultare il capitolo dedicato. (Contributi)

Collegamenti a tabelle - Fornitore

Anagrafica Clienti / Fornitori - Collegamenti a tabelle - Fornitore

Dati d'acquisto

Pagamento
Indica il tipo di pagamento con cui paghiamo abitualmente il fornitore. Alla destra di questo campo è presente un piccolo pulsante che permette di inserire alcuni dettagli sulla modalità di pagamento da utilizzare; per maggiori informazioni consultare il capitolo relativo ai Dati pagamento.

Banca
Tramite i 2 campi visibili alla destra dell'etichetta è possibile specificare i codici ABI e CAB della banca del fornitore in esame; necessaria per le Ri.Ba. Compilando entrambi i campi si attiva un piccolo pulsante tramite il quale è possibile accedere ad una finestra dove specificare i Dati del C/C bancario e il codice IBAN.

Banca az.
Banca aziendale alla quale questo fornitore deve fare riferimento; tramite i 2 campi visibili alla destra dell'etichetta è possibile specificarne i codici ABI e CAB; è possibile indicare solo una delle banche che sono state impostate come Banca aziendale attivando l'apposito flag presente nell'anagrafica di ciascuna banca.

Causale
Indica la causale di magazzino da proporre quando si inserisce il fornitore in esame.

Codice IVA
Se specificato, indica un'aliquota IVA che sarà proposta ogni volta che si inserisce un articolo in un documento di acquisto verso il fornitore.

Zona
Indica la zona di appartenenza del fornitore.

Altro

Lingua
Codice della lingua da utilizzare per la descrizione degli articoli nei documenti; viene proposto automaticamente quello specificato nella Nazione ISO.

Altri dati
Tramite questo pulsante è possibile visualizzare una finestra dove impostare informazioni particolari relative al cliente in esame; per maggiori informazioni consultare il capitolo dedicato. (Altri dati)

Raggruppamenti
Questo tasto consente di accedere ad una finestra di gestione per l'assegnazione ad uno o più gruppi di fornitori; per maggiori informazioni consultare il capitolo relativo ai Raggruppamenti Clienti / Fornitori.

STAMPA DELLE ANAGRAFICHE

La stampa delle anagrafiche può essere generata tramite la pressione del tasto F5.

Se il tasto F5 viene premuto in Zona dati, quindi dopo aver aperto un'anagrafica, sarà generata una stampa contenente solo i dati dell'anagrafica in esame. La pressione dello stesso tasto in Zona chiave permette di eseguire una stampa filtrata delle anagrafiche; in funzione del Tipo di anagrafica impostato in Zona chiave appariranno 2 finestre distinte riportate nelle immagini sottostanti.

Anagrafica Clienti / Fornitori - Stampa fornitori

Le due finestre di filtraggio riportate nelle immagini a sinistra sono relative alle funzioni di "Stampa fornitori" e "Stampa clienti".
La differenza principale tra le due finestre è il numero di filtraggi disponibili in funzione del Tipo di anagrafica.

Una volta impostati i filtri di ricerca è sufficiente premere il tasto F8 per generare la stampa delle anagrafiche per le quali sono verificati i filtri indicati.

I dati saranno presentati in base in funzione del valore impostato nel campo Ordinamento.

Anagrafica Clienti / Fornitori - Stampa clienti

Attivando il Check Esporta il programma, invece che generare la stampa, consentirà all'utente di esportare i dati anagrafici in un file di testo nei formati CSV e/o XML che garantiscono la massima compatibilità con un numero praticamente illimitato di programmi tra cui Microsoft Excel.