Documenti > Fatture / Note di variazione

Questa finestra ci consente di creare e stampare le fatture, le note di credito e le note di debito cliente.

La registrazione delle fatture aggiorna automaticamente il magazzino mentre le note di credito / debito no in quanto sono considerate solo per l'importo quindi in questo caso l'aggiornamento dei totali di magazzino deve avvenire attraverso la registrazione di un movimento di reso da cliente.

Questi possono essere riportati automaticamente in contabilità tramite la funzione di Contabilizzazione documenti.

Elenco documenti

Sono disponibili i seguenti pulsanti aggiuntivi:

Crea da documento

Consente di selezionare un documento da importare in automatico nel nuovo documento.

Stampa -> Stampa indirizzi

Consente la stampa delle etichette indirizzi delle controparti dei documenti selezionati.

Stampa -> Stampa etichette articoli

Consente la stampa delle etichette degli articoli presenti nel documento.

Invia in e-mail

Consente di inviare il documento in formato PDF all'indirizzo specificato nella controparte.

Sarà possibile scegliere un modello e-mail per l'invio.

L'invio dei messaggi avviene tramite il server di posta aziendale. I parametri per il collegamento al server devono essere inseriti in Impostazioni > Azienda.

Esporta fatura elettronica / Invia fattura elettronica

Consente di esportare / inviare le fatture/note di variazione elettroniche selezionate; l'invio appare al posto dell'esportazione nel caso in cui sia stato configurato un account per la fatturazione elettronica.

Esporta

Consente di esportare i documenti selezionati in formato test (.csv) o in formato Mon Ami 3000 (importabile da un'altra azienda sempre con Mon Ami 3000)

Dettaglio righe

Visualizza le righe dei documenti selezionati per poter effettuare delle operazioni su di esse. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Gestione righe documenti.

Variazione di gruppo

Consente di accedere alla variazione di gruppo dei documenti selezionati.

Genera documento

Consente di generare un nuovo documento partendoda quelli selezionati.

Fattura / Fattura differita /Nota di credito / Nota di debito

Fattura / Fattura differita / Nota di credito / Nota di debito n° ... del ...

Numero e data del documento.

Consegna

Data di consegna della merce; è possibile inserire una data o un testo libero.

Cliente

Accanto al codice della controparte viene riportata la descrizione considerando la data del documento e l'eventuale Storico del cliente/fornitore.

Variante

Se lo storico della controparte contiene più varianti è possibile accedere all'elenco completo tramite questo pulsante visibile accanto alla descrizione della controparte; per maggiori informazioni consultare la sezione Storico anagrafiche clienti/fornitori.

E' possibile variare la controparte di documenti esistenti semplicemente modificando il codice presente in questo campo o selezionandone uno tramite la ricerca. Il software provvede a caricare automaticamente tutti le informazioni del nuovo cliente e viene richiesto se ricalcolare i prezzi di vendita in base alle condizioni della nuova controparte.

Destinazione

Questo pulsante consente di inserire una destinazione alternativa a cui spedire la merce e/o il documento. Viene proposta quella inserita nell'anagrafica della controparte selezionata.
Caricando una destinazione viene automaticamente riportata la zona associata alla destinazione, questo permette di utilizzare condizioni di vendita "per zona".

Pagamento

Indica il pagamento utilizzato per l'operazione, viene proposto in automatico il quello specificato nella controparte.

Banca / Banca aziendale

Questo campo assume un significato diverso in funzione del tipo di pagamento specificato.

Commessa

Questo campo è visibile solo se è attiva la gestione Commesse e permette di indicare il codice di riferimento di una commessa.

Riferimento esterno

Campo testuale libero dove poter specificare il riferimento all'operazione. Il valore di questo campo può essere riportato fra i documenti in fase di caricamento delle righe; per disattivare il caricamento di questa informazione occorre disattivare l'opzione corrispondente nei Tipi documento.

Referente

All'interno di questo gruppo di campi è possibile indicare il referente (interno o esterno a seconda del tipo di operazione); la compilazione è FACOLTATIVA e viene caricato automaticamente il contatto principale indicato nell'anagrafica della controparte.

Accanto alla descrizione è visibile un pulsante con l'immagine di una lente che consente di accedere all'elenco completo dei contatti che sono stati impostati nell'anagrafica della controparte.

Valuta

Valuta del documento.

Magazzino

Questo campo è visibile solamente se è attiva la gestione Magazzini multipli e ne sono stati configurati almeno due. Tramite questo campo è possibile specificare il magazzino dal quale la merce sarà prelevata o caricata; la ricerca degli articoli è limitata a quelli nella cui anagrafica è stato associato il magazzino specificato.
Il magazzino viene caricato automaticamente se è stato specificato nel Tipo documento impostato.

Impostando il valore Magazzini multipli, sarà possibile indicare il magazzino per ogni articolo, nella fase di inserimento delle righe.

Se l'utente modifica il valore del magazzino il software chiede se modificare il magazzino in tutte le righe già inserite e ricalcolare i prezzi in base ad eventuali Condizioni particolari.

Listino

Indica il listino da cui saranno prelevati i prezzi. Modificando il listino sarà richiesto se ricalcolare i prezzi e le eventuali condizioni di vendita; gli articoli NON presenti nel listino saranno impostati a prezzo 0,00.

Agente

Indica l'agente che si è occupato della vendita, viene proposto l'agente associato al cliente; e visibile solo in fase di emissione di un documento di vendita.

Merci / Servizi

prezzi IVA esclusa / Prezzi IVA inclusa

Consente di impostate i prezzi dei documenti IVA esclusa o inclusa in visualizzazione e stampa. Il valore proposto dipende dall'impostazione effettuata nei Tipi documento.

Corpo del documento

E' possibile inserire nel corpo del documento articoli, note e contributi (se è attiva la gestione Contributi).

Tramite il pulsante Aggiungi è disponibile un sottomenu che consente di scegliere se inserire un articolo singolo o più articoli contemporaneamente.

E' inoltre disponibile un pulsante Carica da... che consente il caricamente da orgini diverse. Per ulteriori informazioni consultare l'argomento Caricamento avanzato articoli in un documento.

L'inserimento degli articoli nel corpo del documento può essere eseguito, in maniera del tutto automatica, anche tramite un lettore di codici a barre.

Posizionandosi sulle righe del documento e facendo la scansione del codice il prodotto viene aggiunto in lista e, se il codice del prodotto risulta già esistente, ne viene incrementata la quantità.

Se l'utente possiede la licenza per la gestione Lotti e matricole, tramite questa funzione è possibile caricare i prodotti anche tramite i codici di Lotto/Matricola.

La scansione di una matricola riporta nel documento il prodotto di origine al quale è associata la matricola che è stata letta; se il prodotto è già presente nel documento ma non presenta matricole associate, il gestionale provvede solo a compilare la matricola per l'articolo in esame.

Articolo

Magazzino

Magazzino di origine dell'articolo. Campo visibile solo se è attiva la gestione Magazzini multipli, sono stati configurati almeno due magazzini e, nella testata del documento in esame, è stato specificato il valore Magazzini multipli.

Codice articolo

Articolo da selezionare. Durante la ricerca saranno visualizzati solo gli articoli associati al magazzino di origine impostato ed al listino selezionato in testata (in caso di documento verso cliente).

Se è attiva la gestione Varianti articolo ed è stata attivata la gestione in Impostazioni > Configurazione > Articoli > Varianti articoli, selezionando un articolo "Padre" il software mostrerà all'utente una finestra di selezione tramite la quale poter selezionare la variante specifica. Per maggiori informazioni consultare l'argomento relativo alle Ricerca variante articolo.

Descrizione

Viene proposta la descrizione dell'articolo inserito; tale informazione può essere modificata a piacimento.

Unità di misura

Questo campo è compilato automaticamente in base all'articolo inserito; il suo valore può essere modificato dall'utente ma la scelta dell'unità di misura è limitata ai codici alternativi impostati nell'anagrafica dell'articolo. Se l'unità di misura impostata in questo campo è diversa da quella principale dell'articolo sarà visibile, a destra della descrizione, un pulsante che consente di personalizzare i parametri di conversione per la singola riga.

Quantità

Indica la quantità di prodotto movimentata; tale valore è riferito all'unità di misura indicata nel campo precedente.

Nota. Se l'unità di misura specificata nel documento è di tipo a Peso, Superficie o Volume, accanto alla quantità risulta accessibile un piccolo pulsante tramite il quale poter indicare le misure dell'articolo; i valori inseriti permettono di calcolare automaticamente la quantità di prodotto movimentata e potranno essere stampati sui documenti impostando i relativi campi nella gestione dei moduli di stampa.

Prezzo

In questo campo deve essere inserito il prezzo dell'articolo. Il valore indicato è considerato IVA esclusa se la controparte del documento è un fornitore; in caso contrario il prezzo inserito viene considerato IVA esclusa o IVA inclusa in base alle impostazioni del listino inserito nella testata del documento.

Sconto %

Cinque livelli di sconto da applicare in cascata al prezzo articolo specificato.

Prezzo netto

Prezzo calcolato dal software considerando gli sconti specificati.

Aliquota IVA

Aliquota IVA dell'operazione.

Documento evaso

Questo campo riporta l'elenco dei documenti a cui è collegata la riga in esame. Per maggiori informazioni consultare il paragrafo Riferimenti tra documenti presente nel capitolo Caricamento righe avanzato.
Tramite il pulsante presente alla destra è possibile annullare il collegamento e la riga corrispondente del documento evaso tornerà evadibile.

Totali di riga

Totale netto

Valore imponibile della riga; l'importo viene calcolato automaticamente moltiplicando quantità e prezzo netto.

Imposta

Valore dell'imposta calcolato sul totale imponibile di riga, in funzione dell'aliquota IVA inserita.

Totale

Valore totale di riga calcolato sommando gli importi di Imponibile e Imposta calcolati precedentemente.

Opzioni

Personalizza la data di consegna

Questo campo è visibile solo se il documento prevede una data di consegna.

Pulsanti di accesso a funzioni particolari

In questo gruppo sono presenti una serie di pulsanti che permettono l'accesso a delle funzioni particolari relative all'articolo specificato. Per maggiori informazioni consultare la sezione Note generali sui documenti.

I pulsanti disponibili sono:

•Storico prezzi
Storico delle condizioni applicate in altri documenti per la controparte selezionata.

•Articoli simili
Elenco di articoli simili che possono essere venduti come alternativa all'articolo specificato.

•Articoli correlati
Elenco di articoli correlati all'articolo specificato.

•Lotti / Matricole
Consente di gestire la tracciabilità dei prodotti.

•Peso / Colli / Volume
Informazioni relative alle dimensioni, al peso, al volume e ai colli dell'articolo.

•Dati contabili
Informazioni contabili che saranno utilizzate in fase di contabilizzazione dei documenti fiscali generati.

•Dati aggiuntivi
Informazioni aggiuntive sull'articolo.

Fattura XML

Questi campi consentono compilare una serie di dati facoltativi relativi alle fatture elettroniche come la Causale e i Documenti di riferimento. Alla destra di ogni campo è riportato il codice ufficiale delle specifiche tecniche relativa alla fatturazione elettronica.

Trasporto

Abilita i dati di trasporto

Consente di abilitare o meno i dati di trasporto per il documento. E' possibile disabilitare permanentemente i dati di trasporto direttamente sul Tipo documento.

Trasporto a cura

Tramite questo campo l'utente può specificare chi si occupa del trasporto. Se viene selezionato il vettore, apparirà un campo dove è possibile specificare uno dei vettori inseriti in anagrafica.

Lettera di vettura

Se è stato selezionato un trasporto tramite vettore sarà possibile inserire in questo campo la relativa lettera di vettura.

Scheda di trasporto

Questo pulsante, disponibile se e è stato selezionato un trasporto tramite vettore, consente di inserire i dati per la compilazione della scheda di trasporto

La prima parte della finestra è occupata da tre sezioni in cui sono riportati i Dati del committente, i Dati del caricatore e i Dati del proprietario compilati automaticamente con i dati della controparte.

Dati merce trasportata

Tipo

Descrizione della merce trasportata

Luogo di carico

Indirizzo di partenza della merce

Luogo di scarico

Indirizzo di destinazione della merce

Eventuali dichiarazioni / Eventuali istruzioni

Informazioni aggiuntive da inserire nella scheda; FACOLTATIVO.

Compilazione

In questo gruppo di campi devono essere indicati i dati relativi alla compilazione della scheda. Sono richiesti il Luogo, la Data e il nome del Compilatore.

La scheda di trasporto viene stampata come allegato del DDT. Per automatizzare la stampa è quindi necessario configurare un Modulo di stampa (di tipo Documento di trasporto) con i dati della scheda e impostarlo come allegato nel dettaglio del Tipo Documento.

Nota. In fase di creazione di una nuova azienda il software genera automaticamente tutti i moduli di stampa, compresa la scheda di trasporto.

Porto

Indica il tipo di porto per il trasporto.

Aspetto beni

Indica l'aspetto dei beni trasportati.

Inizio trasporto

Indicano data e ora di partenza del trasporto. Tramite il pulsante Aggiorna è possibile impostare i due campi ai valori correnti.

Peso lordo / Peso netto / Colli /Volume

I campi presenti in questo gruppo permettono di specificare alcune caratteristiche che potrebbero essere utili per la spedizione quali peso lordo, peso netto, volume e colli trasportati.
Se è stato attivato il calcolo automatico di peso / colli / volume presente in Impostazioni > Configurazione > Documenti > Impostazioni, sarà visibile l'opzione il Calcolo automatico peso / colli / volume che, se abilitato, compila automaticamente i campi precedentemente elencati considerando i valori inseriti nelle righe del documento.

Se è attiva la gestione Packing list ed è stata generata una packing list relativa a questo documento, il flag Calcolo automatico peso / colli / volume è disattivato e i valori di peso, colli e volume coincidono con quelli della packing list associata.

Annotazioni

Questo campo permette di inserire annotazioni libere che saranno riportate nel piede della stampa del documento.

Altri dati

Esigibilità IVA

Consente di specificare il tipo di esigibilità tra Immediata, Differita all'incasso, Per cassa, Split Payment o Immediata al.

Dichiarazione d'intento

In questo campo sarà impostata la dichiarazione d'intento del cliente, se presente.

Descrizione aggiuntiva

Consente all'utente di impostare una descrizione libera relativamente al documento. Come impostazione predefinita questo campo viene compilato con il valore indicato nel campo Descrizione documento assegnato al tipo di pagamento che è stato indicato nella testata del documento; tale valore può essere modificato dall'utente.

Campi aggiuntivi

Consente di compilare i campi aggiuntivi personalizzati creati in configurazione che sarà possibile utilizzare per la ricerca o nei moduli di stampa dei documenti.

Utente

Questo campo a scelta multipla consente all'operatore di impostare il nome dell'utente che ha creato il documento. In fase di creazione di un nuovo documento questo campo viene assegnato automaticamente con il nome dell'utente corrente ma il suo valore può essere modificato prima di eseguire il salvataggio. Questo campo è attivo e modificabile solo se l'utente corrente possiede la qualifica di Amministratore.

Opzioni contabili

Escludi dalla contabilizzazione

Consente di escludere il documento dalla contabilizzazione documenti.

Fase

Il campo Fase è disponibile solo se, per il tipo documento specificato, è stata abilitata la gestione delle fasi; a destra di questo campo è presente un piccolo pulsante che consente di inserire delle annotazioni relative alla fase corrente del documento.

Viene mantenuto uno storico di tutte le variazioni di fase subite dal documento memorizzando data, ora e utente che ha eseguito la modifica. Lo storico è accessibile tramite il pulsante identificato dall'icona di una lente che appare automaticamente, all'estrema destra del gruppo di campi, nel caso in cui siano presenti dei dati.

Totali

In questo gruppo sono visualizzati i totali del documento.

Se il documento prevede degli sconti o delle spese aggiuntive sarò possibile modificarli tramite i pulsanti "..." posti di fianco agli importi.

Nota. Per le spese di incasso vengono riportate le spese di incasso per il pagamento definite nella tabella pagamenti e la relativa aliquota IVA.

Come spese di incasso vengono riportate le spese impostate nel pagamento definite nella tabella pagamenti e la relativa aliquota IVA.

Sono disponibili in questa sezione dei campi per l'inserimento di un eventuale Acconto (o caparra), Ritenuta d'acconto e Ritenuta Enasarco. Per maggiori informazioni consultare l'argomento Documenti con ritenuta d'acconto.