Tramite questa finestra è possibile configurare i formati di importazione che saranno utilizzati nella funzione di Importazione per caricare i dati. Mon Ami 3000 consente di importare informazioni soltanto da files di tipo ASCII, ossia qualsiasi file testuale che può essere aperto con il Blocco note di Windows. Per maggiori informazioni vedi Importazione dati e Conversione listini nella sezione Approfondimenti.

Formati importazione - Finestra di gestione

ZONA CHIAVE

Nella parte alta della finestra si trova la Zona chiave, identificata da uno sfondo di colore più scuro, dove ha sede il campo Codice il cui valore identifica univocamente il Formato di importazione dati all'interno del programma. Il Codice è rappresentato da un numero autoincrementante di massimo 5 cifre e la pressione del tasto TAB compila automaticamente il campo al primo valore disponibile.

ZONA DATI

La parte di finestra esterna alla Zona chiave è la Zona dati e in essa sono contenute tutte le informazioni necessarie alla corrette importazione dei dati; in questa parte della finestra è possibile indicare il tipo di formato con cui è stato generato il file da importare.

Descrizione
Descrizione del formato di importazione. Può essere inserito un qualsiasi testo e sarà visualizzato accanto al relativo codice nella finestra di ricerca.

Tipo
Tipologia di formato. In funzione del Tipo specificato sarà possibile indicare nella struttura di importazione campi differenti. I valori disponibili sono:

Articoli
Clienti
Fornitori
Righe documenti
Piano dei conti
Prima nota

L'importazione della Prima nota consente di caricare un numero illimitato di registrazioni, ognuna delle quali è identificata da un codice; ogni registrazione può contenere svariate conti e controparti in Dare/Avere. Il codice identificativo della registrazione deve essere mappato al Tipo di campo Numero progressivo e, al variare di questo valore, sarà creata una nuova registrazione.

Importante: per una corretta importazione occorre che tutte le righe presenti nel file siano ordinate relativamente al valore progressivo che indica la registrazione.

Formato
Tipologia di formato utilizzato per il file da importare; è possibile scegliere tra Delimitato e Spaziatura fissa.

Separatore
Questo campo è visibile solo se il Formato selezionato è Delimitato e consente di indicare a Mon Ami 3000 il carattere di separazione utilizzato nel file. L'esportazione in CSV eseguita da Excel utilizza come separatore il carattere ";" (punto-virgola) come indicato nel topic Importazione dati e Conversione listini nella sezione Approfondimenti.

Tabella "Struttura del file"
Come indicato nel topic relativo alla Importazione dati e Conversione listini tutte le informazioni relative a ogni singola entità da importare sono disposte. In questa tabella occorre semplicemente indicare come è fatta questa riga ovvero indicare quali campi sono presenti nel file e associarli al campo corrispondente di Mon Ami 3000. In funzione del Formato di file impostato la tabella presenta colonne differenti come riportato nelle due immagini sottostanti.

Tabella "Struttura del file" - Formato delimitato

Tabella "Struttura del file" - Formato a spaziatura fissa

Nella tabella visibile in questa finestra andremo a inserire tante righe quante sono le informazioni che vogliamo caricare poichè nel file potrebbero essere presenti molte informazioni, alcune delle quali non necessarie e altre che non hanno un corrispondente tra i possibili campi che Mon Ami 3000 può importare. La gestione delle righe presenti in tabella avviene tramite i pulsanti di controllo presenti sotto la tabella; il tasto Elimina rimuove la riga mentre Aggiungi e Modifica permettono l'accesso alla finestra di gestione che ovviamente varia in funzione del tipo di formato come avviene per la tabella.

Fig1 - Campi disponibili per formato delimitato

Fig2 - Campi disponibili per formato a spaziatura fissa

Le immagini sovrastanti riportano la finestra di Inserimento / Modifica che possono presentarsi all'utente in funzione del Formato di file che si sta configurando; le due finestre differiscono, come le relative tabelle, per un solo campo.

Campi generali

Tipo
Tipologia di dato che Mon Ami 3000 rende disponibile per l'importazione; i valori possibili variano in funzione del valore indicato precedentemente nel campo Tipo. Il valore importato dal file sarà inserito in questo campo.

Prefisso
Indica un prefisso che si vuole inserire accanto al dato prima che venga inserito negli archivi del programma.

Conversione
Se l'informazione che stiamo definendo è un numero occorre specificare un tipo di conversione in modo tale che il dato importato possa essere interpretato correttamente. I valori possibili sono:

Nessuna: non sarà applicata nessuna conversione.

Alfanumerica: verranno tolti tutti i caratteri che non sono lettere o numeri.

( . ) Separatore decimale: il separatore decimale è il Punto.

( , ) Separatore decimale: il separatore decimale è la Virgola.

2 decimali / 3 decimali / 4 decimali: questi tipi di conversione sono utilizzati per l'importazione di dati per i quali non sono stati specificati separatori dei decimali; indica quanti decimali considerare.

Formato "Delimitato"

La definizione della struttura di importazione per un file Delimitato è molto semplice e veloce infatti è sufficiente inserire in tabella una riga per ogni informazione che si vuole importare e indicare come Campo il NOME del dato specifico all'interno del file (Fig1 - Campi disponibili per formato delimitato).

Come indicato nel topic relativo alla Importazione dati e Conversione listini la prima riga di un formato delimitato deve contenere tutti i nomi dei campi presenti all'interno del tracciato.

Poniamo ad esempio di voler importare i clienti ed avere a disposizione il file riportato di seguito.

Estratto del file di esempio

Codice,RagSoc,Ind,IVA,CF

...

00001,Cliente di prova numero 1,"Via Prova, 4/B",43573454643,BFGERL45A67A556P

00002,Cliente numero 2,"Via Mario Rossi, 43/A",54986321587,PPRFTL45G57A956I

"00023","ATM "Distribuzioni"","Via XXV Aprile 85","49583246143","49583246143"

04560,Filippo Bianchi,"Via dell'Artigiano, 1",59362947285,DFRMLI65F78D420H

...

La struttura corretta per importare questo file è indicata nell'immagine sottostante dove risulta molto chiaro ed evidente il legame tra il Tipo di dato (prima colonna) e il Campo del file (seconda colonna).

Esempio struttura file delimitato

Poichè ad ogni riga è associato il nome del Campo a cui fare riferimento l'ordine delle stesse all'interno della tabella non ha alcuna importanza per la corretta importazione dei dati.

Formato "A spaziatura fissa"

L'importazione di un formato a spaziatura fissa richiede, per la definizione della struttura, più tempo e attenzione rispetto al formato delimitato poichè, non avendo campi precisi definiti da un separatore, occorre indicare a Mon Ami 3000 il numero di caratteri che compongono ciascun campo.

Importante: nel caso in cui sia necessario contare manualmente i caratteri si consiglia di utilizzare il Blocco note di windows poichè altri programmi più avanzati potrebbero eliminare alcuni spazi o caratteri particolari necessari per la corretta importazione dei dati.

Un altro fattore molto importante da tenere in considerazione dovuto sempre alla mancanza di campi ben definiti provvisti di un nome, come avviene per il formato delimitato, è che non possono essere saltate automaticamente delle colonne ma bisogna indicare al software quanti caratteri ignorare, ovviamente la l'ordine con cui vengono considerati i caratteri presenti su ogni riga è FONDAMENTALE.

Il numero di campi da ignorare o da associare ad un particolare Tipo deve essere indicato nel campo Dimensione presente nella finestra di Inserimento/Modifica (Fig2 - Campi disponibili per formato a spaziatura fissa).

Molti Font moderni hanno caratteri la cui dimensione varia in funzione della lettera, per una maggior leggibilità si consiglia di impostare il carattere Courier New dove ogni carattere occupa orizzontalmente e verticalmente lo stesso spazio e questo garantisce un perfetto allineamento e permette di eseguire molto velocemente correzioni di allineamento.

Poniamo, per esempio, di voler importare gli articoli presenti nel file sottostante; le colonne sono ben definite perchè il formato in esame è a spaziatura fissa e, da destra verso sinistra, sono riportati i seguenti dati:

Codice articolo (9 Caratteri)
Codice fornitore (10 caratteri)
Descrizione (38 caratteri)
Prezzo (5 caratteri).

Estratto del file di esempio

...

TI4X6    DJ4FRE9DJ TIMBRO GOMMA CM 4 RIGHE 6               9,2

TI4X7    DJFEREN3U TIMBRO GOMMA CM 4 RIGHE 7             10,35

TI4X910  JFEDD4JRU TIMBRO GOMMA CM 4 RIGHE 10            13,95

TI4X911  9R462CJ9D TIMBRO GOMMA CM 4 RIGHE 11             15,9

TI4X923  49DJRD4EJ TIMBRO GOMMA CM 4 RIGHE 23            26,85

TIDIS    G79E45JD3 DISEGNO GRAFICO/CORREZIONE LOGO       10,35

TIGIXANN DLEF3SYU3 GOMMA CON GG LAVORAT. DELL'ANNO         175

TIIMP    DKEFSDHEW IMPIANTO PER RIPRODUZIONE LOGOTIPO    10,35

...

Riportiamo di seguito la struttura definitiva per importazione del file di esempio, la colonna relativa al Codice fornitore non sarà importata...

Esempio struttura file a spaziatura fissa

Contrariamente al formato delimitato l'ordine delle righe all'interno della tabella è fondamentale poichè i campi saranno letti proprio nell'ordine con cui sono stati inseriti in tabella. Un ordinamento errato dei campi comporta gravi errori di importazione.

Per modificare la posizione delle righe all'interno della tabella occorre utilizzare i campi evidenziati nell'immagine.

ELENCO CAMPI IMPORTABILI

Riportiamo di seguito l'elenco dei campi che possono essere importati, suddivisi per tipologia.

Clienti / Fornitori
Codice, Ragione sociale, Indirizzo, CAP, Località, Provincia, Partita IVA, Codice fiscale, Nazione ISO, Telefono, Fax, E-mail, Responsabile, Indirizzo WEB, Pagamento, ABI, CAB, Conto corrente, CIN, Note, Conto, Contropartita, Zona, Porto.

Articoli
Codice, Descrizione, Unità di misura, Prezzo, Costo, Codice EAN, Codice aggiuntivo, Codice produttore, Codice fornitore, Confezionamento, Categoria merceologica (livello 1), Categoria merceologica (livello 2), Marca, Percorso file immagine, Sconto 1, Sconto 2, Reparto, Codice IVA, Conto vendita, Note, Quantità.

I campi Prezzo e Costo sono utilizzati rispettivamente per Aggiornamento prezzi di vendita e Aggiornamento prezzi di acquisto durante la fase di Importazione dati in modo tale da poter utilizzare lo stesso formato per un duplice aggiornamento.

Se il campo Codice NON è presente nel formato e, in Configurazione articoli, è attivata la generazione automatica dei codici il software aggiunge all'archivio i prodotti presenti nel file importato generando automaticamente il codice.

Se l'utente possiede l'opzione Contributi saranno disponibili anche i campi seguenti: Contributo (livello 1), Contributo (livello 2), Importo contributo, Percentuale contributo, Qta contributo.

Righe documenti
Codice, Descrizione, Quantità, Unità di misura, Prezzo, Sconto 1, Sconto 2, Sconto 3, Matricola.

Piano dei conti
Codice, Codice1, Codice 2, Codice 3, Codice 4, Codice 5, Codice 6, Descrizione, Tipo.

Prima nota
Numero progressivo, Data registrazione, Tipo operazione, Conto, Controparte, Importo, Descrizione causale, Descrizione aggiuntiva, Valuta, Cambio.