Mon Ami 3000 consente l'importazione di dati da files in formato ASCII, ossia qualsiasi file testuale che può essere aperto con il Blocco note di Windows. All'interno di un file di testo le informazioni possono essere salvate in infinite modalità e formati; Mon Ami 300 supporta direttamente i formati "A spaziatura fissa" e quelli "Delimitati".

Indipendentemente dal formato, per poter eseguire l'importazione, è necessario che tutte le informazioni di ogni entità che deve essere importata si trovi sulla stessa riga.

Consideriamo ad esempio di dover importare l'intera anagrafica clienti; ogni cliente è una entità e tutte le informazioni di quel cliente devono essere posizionate sulla stessa riga.

Ogni riga rappresenta un cliente.

Formato "A spaziatura fissa"

Come accennato precedentemente ogni riga del file rappresenta una entità specifica e, per ognuna di esse possono essere riportate svariate informazioni; in questo formato ogni parametro dell'entità ha un numero di caratteri prefissato che, ovviamente, è lo stesso per ogni riga (entità) presente all'interno del file.

Importante: Eventuali righe di intestazione poste all'inizio del file devono essere eliminate; la prima riga leggibile DEVE essere una entità valida.

Esempio

00001 Cliente di prova numero 1   Via Prova, 4/B        43573454643 BFGERL45A67A556P

00002 Cliente numero 2            Via Mario Rossi, 43/A 54986321587 PPRFTL45G57A956I

00023 ATM Distribuzioni           Via XXV Aprile 85     49583246143 49583246143

04560 Filippo Bianchi             Via dell'Artigiano, 1 59362947285 DFRMLI65F78D420H

Formato "Delimitato"

Il formato delimitato è chiamato così poichè, ogni informazioni relativa alla singola entità è separata dalle altre da un carattere precedentemente definito, indipendentemente dalla lunghezza del dato.

Importante: se il dato da importare contiene il carattere di separazione o il carattere speciale doppio-apice ("), il valore deve essere incluso completamente tra doppi-apici ("), in caso contrario l'uso del doppio-apice è facoltativo. Altra caratteristica di questo formato consiste nel fatto che, nella prima riga, deve essere indicato il nome dei campi che compongono ogni singola entità, ovviamente nell'ordine in cui si presentano.

Il formato delimitato più diffuso è il cosiddetto CSV che sta per Comma Separated Value ovvero Valori separati da virgola.

Esempio - In rosso sono evidenziati i separatori e in bianco i valori importati

Codice,RagSoc,Ind,IVA,CF

00001,Cliente di prova numero 1,"Via Prova, 4/B",43573454643,BFGERL45A67A556P

00002,Cliente numero 2,"Via Mario Rossi, 43/A",54986321587,PPRFTL45G57A956I

"00023","ATM "Distribuzioni"","Via XXV Aprile 85","49583246143","49583246143"

04560,Filippo Bianchi,"Via dell'Artigiano, 1",59362947285,DFRMLI65F78D420H

CONVERSIONE LISTINI EXCEL

Molto spesso i dati vengono consegnati in formato Excel che non sono direttamente importabili. Per poter importare queste informazioni occorre prima convertirli in un file ASCII in formato "Delimitato" o "A spaziatura fissa".

Procedura di conversione

1.Aprire il file con Microsoft Excel.

Listino articoli aperto in Microsoft Office Excel
2.Ridimensionare le colonne in modo tale che il testo di ogni singola cella sia completamente visibile.
3.Eliminare le eventuali righe di intestazione (solo formato "Delimitato")
4.Eseguire la funzione Salva Con Nome... presente nel menu File.
5.Nella parte inferiore della finestra di salvataggio è presente il campo Tipo file; dalla lista occorre scegliere il Tipo in base al formato desiderato:

5a. Delimitato: selezionare il valore... CSV (delimitato dal separatore di elenco) (*.csv)

5b. A spaziatura fissa: selezionare l'opzione... Testo formattato (delimitato da spazio) (*.prn)

Finestra di salvataggio proposta da Excel
6.Procedere con il salvataggio.

Il file di testo ottenuto si presenta con lo stesso numero di colonne che erano presenti nel file originale; riportiamo l'esempio degli articoli convertiti secondo il formato "Delimitato".

Risultato dell'esportazione visualizzato con in Blocco note di windows

Microsoft Office Excel esporta nel formato CSV utilizzando come carattere di separazione il ";" (punto-virgola); tutte le considerazioni fatte in precedenza con il carattere "," (virgola) come separatore sono ancora valide e, nel caso in cui il valore contenga il carattere ";" Excel provvede automaticamente ad inserire il dato tra doppi-apici.