Mon Ami 3000 permette di gestire un numero ILLIMITATO di aziende, ognuna indipendente dall'altra. Nella finestra di Login si potrà scegliere l'azienda in cui effettuare l'accesso.

Informazione

Nell'uso in multiutenza, l'utilizzo di più aziende contemporaneamente è limitato al numero massimo previsto dalla licenza.

Per aumentare il numero di aziende su cui si può lavorare in parallelo occorre integrare la licenza con un'Azienda aggiuntiva.

Creazione di una nuova azienda

Finestra di login
Login

Per utilizzare il programma occorre creare almeno un'azienda. Per fare ciò è necessario aprire il programma, nella finestra di login, selezionare la voce Manutenzione aziende quindi premere il pulsante Crea azienda.

Alla pressione del tasto Crea azienda il programma si avvia e mostra all'utente una semplice finestra in cui sono richiesti i dati anagrafici dell'azienda, i dati fiscali e i contatti principali. Per completare la procedura occorre indicare almeno la Denominazione dell'azienda, i dati inseriti potranno comunque essere modificati successivamente tramite la funzione Configurazione azienda.

Nell'ultima parte della finestra è visibile i gruppo Impostazioni documenti e, i campi in esso contenuti, consentono all'operatore di scegliere il tipo di numerazione per le fatture e le note di credito: si potrà scegliere se mantenere numerazioni distinte, utilizzare la stessa numerazione sia per le Fatture che per le Note di credito, oppure un'unica numerazione solo per le fatture immediate e differite assegnando alle note di credito una numerazione secondaria parallela.

In fase di creazione dell'azienda il programma genera automaticamente un listino prezzi e, abilitando/disattivando il flag Prezzi IVA compresa l'utente potrà impostare la tipologia dei prezzi che saranno indicati nel listino.

Informazione

La procedura di  generazione dell'azienda è avviata alla pressione del pulsante Salva

Annotazione

Tutte le informazioni inserite in questa finestra potranno essere modificate successivamente.

Durante la creazione dell'azienda il programma inserisce nelle Tabelle alcuni dati standard tra cui le aliquote IVA, i pagamenti, le unità di misura, le banche, ecc. Anche i dati predefiniti potranno essere modificati/integrati successivamente in base alle proprie necessità. Al termine della procedura (che potrebbe richiedere alcuni minuti) il programma è pronto per essere utilizzato.

Backup dei dati

Questa funzione permette di effettuare delle copie di sicurezza degli archivi da utilizzare per il ripristino dei dati in caso di danneggiamento.

Informazione

La procedura di backup può essere avviata da qualsiasi postazione. Per tutta la durata del processo il programma deve essere aperto solo su una postazione altrimenti i files in uso potrebbero non essere copiati.

Per avviare la procedura di backup occorre selezionare la voce Crea backup presente nel menu Amministrazione. Appena la procedura è avviata il programma richiede all'utente la cartella in cui salvare il backup e, una volta indicata, verrà eseguita la copia dei dati.

Informazione

La procedura genera un file compresso con estensione .zip che verrà posto nel percorso indicato.

Il nome del file viene creato sommando al nome dell'azienda la data di creazione.

Se, ad esempio, viene eseguito il salvataggio dell'azienda ProvaMA3K in data 24/01/2006, sarà generato il file ProvaMA3K_24012006.zip.

Annotazione

Si consiglia di eseguire la copia di backup su un supporto diverso da quello in cui sono contenuti i dati come, ad esempio, chiavette USB, dischi esterni, unità di backup, ecc...

Ripristino di un backup

Mon Ami 3000 dispone di una funzione automatica per il ripristino di un backup. La procedura è estremamente semplice e consente di ripristinare velocemente dei backup eseguiti trami te la funzione integrata.

Per avviare la procedura occorre accedere al programma e, nella finestra di login, occorre indicare la voce Manutenzione aziende e successivamente premere il pulsante Ripristina backup, a questo punto il programma richiederà all'utente di selezionare il file di backup da ripristinare.

Finestra di login
Ripristino backup - Destinazione

Se il file risulta corretto il programma controlla l'azienda presente all'interno del backup e propone la finestra di ripristino azienda riportata nell'immagine accanto. Nel caso in cui l'azienda presente nel backup è già esistente, Mon Ami 3000 la seleziona automaticamente per il ripristino.

Tra le opzioni disponibili c'è [NUOVA AZIENDA] che, se selezionata, consente di creare una nuova azienda all'interno del gestionale sfruttando i dati presenti nel backup; il nome assegnato è quello del file ripristinato. Questa funzione risulta particolarmente comoda per eseguire la duplicazione di un'azienda.

Avviso

Se il ripristino del backup avviene su un'azienda esistente il programma richiederà di inserire Username e Password di un utente (amministratore) tra quelli configurati nell'azienda che si vuole sovrascrivere.

Informazione

Se nella directory contenente di dati NON è presente nessuna azienda con lo stesso nome di quella contenuta nel file backup, Mon Ami 3000 esegue la creazione di una nuova azienda.

Annotazione

Dopo il ripristino è possibile rinominare l'azienda semplicemente aprendo la cartella dati di Mon Ami 3000 e cambiando il nome alla cartella dell'azienda.