L'inserimento dei codici articolo, ovunque richiesto nel programma, può essere effettuato direttamente leggendo il codice del prodotto riportato sulla relativa etichetta (o stampato su esso) attraverso un lettore barcode collegato al PC. In molti casi questa modalità di inserimento dei codici articolo risulta più pratica, veloce e praticamente esente da errori. L'uso del lettore barcode non esclude la tastiera e l'utente di volta in volta potrà inserire gli articoli manualmente oppure leggendo il codice prodotto con il lettore.

Il lettore barcode è un dispositivo collegato fisicamente alla postazione di lavoro oppure tramite una connessione senza fili. Non appena il codice viene scansionato il dispositivo lo invia immediatamente al computer che lo acquisisce direttamente nel punto indicato, come se fosse stato digitato da tastiera.

I terminali sono invece dispositivi portatili dotati di memoria che consentono di leggere più codici diversi e indicare, per ognuno di essi, la relativa quantità. Una volta completata la lettura il terminale potrà essere collegato al computer per scaricarne il contenuto all'interno di un documento.

La maggior parte dei lettori barcode in commercio sono già funzionanti con le impostazioni standard del costruttore; tuttavia potrebbe essere necessario eseguire una variazione della configurazione per abilitare, ad esempio, la lettura di particolari tipologie di codici a barre meno diffusi come, ad esempio, gli UPC codes.