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Note di credito fornitori
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Introduzione
Zona Chiave - Zona Dati - Sezione Testata - Sezione Corpo - Sezione Piede
Inserimento/Modifica di Articoli/Note - Funzioni particolari e dati aggiuntivi
Matricole/Lotti - Personalizzazione scadenze - Ricerca documenti
La nota di credito è un documento fiscale utilizzato per stornare le fatture.
La registrazione di questo documento non modifica i totali di magazzino degli articoli e, nel casi in cui siano inseriti degli articoli, l'aggiornamento dei totali di magazzino deve avvenire attraverso la registrazione di un movimento di reso a fornitore.
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Note di credito fornitori - Finestra di gestione |
La finestra in esame, come la maggior parte delle finestre del software, è divisa in 2 parti: Zona chiave e Zona dati.
La Zona chiave è situata in alto e presenta uno sfondo più scuro; al suo interno sono presenti una serie di campi che identificano univocamente il documento all'interno degli archivi.
Documento
In questo campo occorre specificare il tipo documento da utilizzare per la generazione di una nuova nota di credito e, in caso di apertura di un documento esistente, ne indica tipo utilizzato. E' possibile modificare questo campo solo se è stata disattivata la funzione Blocca tipi documento in Configurazione documenti.
Per maggiori informazioni consultare le Note generali sui documenti.
Numero
Numero del documento. La pressione del tasto TAB compila automaticamente il campo.
In Zona dati hanno sede le informazioni specifiche per il documento in esame; i dati presenti in quest'area fanno tutti riferimento ai codici presenti in Zona chiave. Questa relazione tra Zona chiave e Zona dati implica che, una volta eseguito l'accesso in Zona dati non è più possibile modificate i valori presenti in Zona chiave.
L'area in esame risulta suddivisa in tre sezioni:
Testata: contiene informazioni sul documento, la controparte e il pagamento.
Corpo: in questa sezione vengono inseriti gli articoli restituiti.
Piede: nei campi di questa sezione è possibile specificare dei dati relativi al trasporto e alla merce oggetto del documento.
Nella parte bassa della finestra è presente il gruppo Totali, visibile indipendentemente dalla sezione in cui ci si trova, dove vengono riportati i totali di tutte le righe inserite nel corpo del documento. In questo gruppo di campi sono riportate anche le eventuali spese e/o acconti, l'imponibile, l'imposta e il totale del documento.
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Note di credito fornitori - Testata - Dettaglio campi |
Data
Indica la data del documento.
Magazzino
Questo campo è visibile solamente se l'utente ha acquistato l'opzione multimagazzino e, nella relativa tabella, ne sono stati configurati almeno due. Tramite questo campo è possibile specificare il magazzino dal quale è stata prelevata la merce; la ricerca degli articoli è limitata a quelli nella cui anagrafica è stato associato il magazzino specificato. Il codice del magazzino viene caricato automaticamente se è stato specificato nel dettaglio del Tipo documento impostato.
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La compilazione del campo non è obbligatoria e, in caso non venga specificato nessun codice, sarà possibile indicarlo, per ogni articolo, nella fase di inserimento. Se l'utente modifica il valore del magazzino il software chiede se modificare il magazzino in tutte le righe già inserite. |
Data e numero documento fornitore
I campi presenti i questo gruppo consentono di impostare la Data e il Numero del documento di origine ricevuto dal fornitore.
Controparte
All'interno di questo gruppo di campi è NECESSARIO indicare il codice del fornitore. Accanto al codice della controparte Mon Ami 3000 ne riporta automaticamente la descrizione considerando la data del documento e l'eventuale Storico delle variazioni.
Nota: se lo storico della controparte contiene 2 o più varianti è possibile accedere all'elenco completo tramite il pulsante visibile accanto alla descrizione della controparte; per maggiori informazioni consultare la sezione "Storico anagrafiche clienti/fornitori".
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Mon Ami 3000 consente all'utente di variare la controparte di documenti esistenti semplicemente modificando il codice presente in questo campo. Il software provvede a caricare automaticamente tutti le informazioni del nuovo fornitore e ricarica i prezzi di acquisto per i prodotti che riportano, tra i dati di acquisto, il nuovo fornitore. |
Responsabile
All'interno di questo gruppo di campi è possibile indicare il responsabile o il contatto con cui si hanno avuto contatti; la compilazione è FACOLTATIVA e Mon Ami 3000 provvede a caricare automaticamente il contatto principale indicato nell'anagrafica della controparte.
Accanto alla descrizione è visibile un pulsante, indicato dall'immagine di una lente, che consente di accedere all'elenco completo dei contatti che sono stati impostati nell'anagrafica della controparte.
Valuta
Valuta in cui esprimere gli importi del documento. Se la valuta indicata è diversa dalla moneta di conto presente in Configurazione contabilità il programma provvede a caricare automaticamente il cambio di riferimento per la data impostata nel documento. Il valore del cambio è caricato dallo storico cambi della valuta e, se non è presente nessun valore alla data specificata, sarà necessario impostarlo manualmente. Per indicare e/o modificare il valore del cambio è necessario cliccare sul pulsante visibile accanto alla descrizione della valuta; è possibile scaricare da internet la quotazione della giornata e, in caso di variazione, lo storico sarà aggiornato automaticamente al salvataggio della registrazione.
Commessa
Questo campo è visibile solo se l'utente possiede la licenza per il modulo opzionale Commesse e permette di indicare il codice di riferimento di una commessa.
Dati pagamento
Pagamento
Indica il pagamento utilizzato per l'operazione; l'operatore dovrà indicare il codice di un pagamento che rispecchia le caratteristiche di quello impostato dal proprio fornitore in modo tale che, in fase di contabilizzazione dei documenti, il software possa creare le scadenze corrette.
Banca
Tramite questi due campi è possibile specificare la banca indicandone i codici ABI e CAB. Questo campo assume un significato diverso in funzione del tipo di pagamento specificato.
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Note di credito fornitori - Corpo - Dettaglio campi |
Nella tabella visibile in questa sezione sono elencati tutti gli articoli e le annotazioni oggetto del documento.
L'inserimento la modifica e l'eliminazione delle varie righe avviene attraverso i pulsanti che si trovano sotto la tabella.
Carica da...
Premendo questo pulsante apparirà una finestra tramite la quale sarà possibile eseguire il caricamento da diverse origini di dati. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Caricamento righe avanzato.
Elimina
Rimuove il prodotto selezionato dalla lista degli articoli.
Aggiungi / Modifica
Consentono rispettivamente di aggiungere e modificare manualmente le righe nella tabella.
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Note di credito fornitori - Piede - Dettaglio campi |
Spese IVA esclusa
Tramite i campi presenti in questo gruppo è possibile impostare le spese relative al trasporto e all'incasso; per ciascun importo è possibile specificare l'aliquota IVA da considerare tramite la finestra che appare premendo il pulsante visibile accanto al campo stesso.
Incasso
Vengono riportate le spese di incasso per il pagamento definite nella tabella pagamenti; il valore riportato è tuttavia modificabile.
Trasporto
Specifica le spese di trasporto.
Sconti IVA esclusa
Merce
Percentuale di sconto da applicare al valore della merce oggetto del documento.
Extra
In questo campo è possibile indicare un importo di sconto da sottrarre al prezzo della merce; il pulsante accanto consente di impostare e/o modificare il valore dell'aliquota iva relativa allo sconto.
Acconto / ritenuta d'acconto / caparra
Tramite i campi presenti in questo gruppo è possibile attivare tre differenti funzionalità in base al valore impostato nel campo a scelta multipla.
Specificando Acconto o Caparra apparirà un campo dove specificare l'importo versato. Se l'utente ha acquistato la versione Azienda Pro potrà specificare anche il conto di pagamento che il software dovrà utilizzare in fase di contabilizzazione automatica di documenti; per fare ciò è necessario utilizzare il pulsante visibile accanto all'importo per accedere alla finestra di gestione.
Nel caso in cui il fornitore applicasse invece una Ritenuta d'acconto saranno visibili dei controlli aggiuntivi che permettono all'utente di definire con precisione i valori necessari per il calcolo della ritenuta. (dettagli...)
Annotazioni
Campo testuale dove l'utente può inserire annotazioni libere.
Stato documento
I campi racchiusi all'interno di questo gruppo permettono di visualizzare, ed eventualmente modificare, lo stato del documento.
Fase
Tramite questo campo a scelta multipla è possibile indicare in quale fase del suo ciclo si trova il documento; è attivo solo se nella scheda del Tipo documento è stato definito un elenco di fasi. Alla destra del campo è presente un pulsante tramite il quale è possibile indicare delle annotazioni libere relativamente alla fase corrente del documento.
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Mon Ami 3000 mantiene uno storico di tutte le variazioni di fase subite dal documento memorizzando data, ora e utente che ha eseguito la modifica. Lo storico è accessibile tramite il pulsante identificato dall'icona di una lente che appare automaticamente, all'estrema destra del gruppo di campi, nel caso in cui siano presenti dei dati. |
Altri dati
Tramite il pulsante in esame è possibile accedere alla finestra sottostante.
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Il campo testuale presente all'interno del gruppo Descrizione aggiuntiva consente all'utente di impostare una descrizione libera per il documento. Il campo Spese agg. consente all'utente di impostare un importo di spese generiche, da applicare al documento. |
Il valore indicato in questo campo sarà riportato automaticamente ogni volta che il documento in esame sarà caricato in un altro documento (Carica da... eseguito dalla testata). Tramite il pulsante presente accanto all'importo delle spese è presente un piccolo pulsante che consente all'operatore di indicare l'aliquota IVA da considerare per le spese.
Il flag IVA differita è attivo se nella scheda del cliente è stata abilitata la gestione dell'IVA differita ma può essere modificato per ogni documento. In fase di contabilizzazione il programma imposta automaticamente il tipo iva della registrazione come "differita all'incasso".
Il gruppo di campi Dati contabili è disponibile solo nella versione Azienda Pro; il campo Escludi dalla contabilizzazione è disattivato per default e, se attivato, il documento NON sarà elaborato nella procedura di contabilizzazione automatica.
Utente
Questo campo a scelta multipla consente all'operatore di impostare il nome dell'utente che ha creato il documento. In fase di creazione di un nuovo documento questo campo viene assegnato automaticamente con il nome dell'utente corrente ma il suo valore può essere modificato prima di eseguire il salvataggio. Questo campo è attivo e modificabile solo se l'utente corrente possiede la qualifica di Amministratore.
INSERIMENTO/MODIFICA DI ARTICOLI/NOTE
L'inserimento di nuovi articoli e la modifica di quelli già inseriti avviene tramite una finestra dedicata che appare alla la pressione dei tasti Aggiungi e Modifica visibili sotto la tabella articoli presente nella sezione Corpo.
Mon Ami 3000 permette di inserire nel corpo del documento non solo articoli, ma anche delle annotazioni che saranno stampate tra gli articoli inseriti.
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L'inserimento degli articoli nel corpo del documento può essere eseguito, in maniera del tutto automatica, anche tramite un lettore di codici a barre opportunamente configurato. Facendo la scansione del codice il prodotto viene aggiunto in lista e, se il codice del prodotto risulta già esistente, ne viene incrementata la quantità. Se l'utente possiede la licenza per l'opzione Lotti e matricole, tramite questa funzione è possibile caricare i prodotti anche tramite i codici di Lotto/Matricola. La scansione di una matricola riporta nel documento il prodotto di origine al quale viene associata la matricola che è stata letta; se il prodotto è già presente nel documento ma non presenta matricole associate, il gestionale provvede solo a compilare la matricola per l'articolo in esame. Se è attiva la gestione tramite Lotti il comportamento è analogo con la differenza che, se il prodotto è già presente, lo sfondo del codice a barre nella colonna L/M risulta rosso finchè la quantità complessiva dei lotti indicati non coincide con quella indicata nel documento. |
Analogamente alla finestra principale, anche questa risulta divisa in Zona Chiave e Zona Dati.
Inserimento/Modifica di Articoli/Note - Zona chiave
In zona chiave sono presenti 2 campi che permettono di individuare univocamente l'entità, Articolo o Nota, che si desidera inserire nel documento; tutti i campi seguenti variano in funzione dei valori specificati.
Nota: le informazioni presenti in quest'area NON possono essere variate in caso di modifica di una riga esistente.
Tipo riga
Attraverso il primo campo di selezione presente in zona chiave è possibile specificare se la riga che stiamo per inserire è un Articolo o una Nota; tutti gli altri campi visibili nella finestra variano in funzione dell'opzione selezionata. Per maggiori informazioni sull'inserimento di annotazioni nel corpo del documento consultare le Note generali sui documenti.
Cod. magazzino / Cod. articolo
Questi campi sono accessibili solamente se il Tipo riga è Articolo; tra questi il Magazzino è visibile solo se è attiva l'opzione multimagazzino, sono stati configurati almeno due depositi merci e, nella testata del documento in esame NON è stato specificato il Mag. origine; in caso contrario il campo relativo al magazzino non appare e l'utente dovrà specificare solamente il codice dell'articolo da movimentare. Per entrambi i campi è attiva la ricerca con il tasto F2 e, nel caso in cui sia visibile il magazzino, è necessario specificarne il codice per poter selezionare un articolo.
Cod. Nota
Al contrario del campo precedente, questo risulta attivo se il Tipo riga è impostata su Nota. la pressione del tasto F2 permette di ricercare le annotazione memorizzate precedentemente nella tabella annotazioni.
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In fase di modifica i dati presenti in zona chiave non sono modificabili. |
Inserimento/Modifica Note - Zona dati
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Note di credito fornitori - Corpo - Inserimento / Modifica nota |
In questo caso la finestra di inserimento/modifica è molto semplice, nel campo Descrizione riga deve essere inserito il testo dell'annotazione che può essere modificato in qualsiasi momento.
Inserimento/Modifica Articoli - Zona dati
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Note di credito fornitori - Corpo - Inserimento / Modifica articolo |
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Se l'utente possiede la licenza per l'opzione Varianti ed è stata attivata la gestione in Configurazione articoli, selezionando un articolo "Padre" il software mostra all'utente una finestra di selezione tramite la quale poter selezionare la variante specifica. Per maggiori informazioni consultare il topic relativo alle Ricerca variante articolo. |
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Mon Ami 3000 rende disponibili all'utente, oltre alla modalità di ricerca standard tramite il tasto funzione F2, anche 2 funzioni avanzate: Ricerca tramite codice parlante e Ricerca avanzata tramite gruppi di ricerca. Le funzioni avanzate di ricerca sono accessibili tramite due piccoli pulsanti che si attivano in base a determinate condizioni.
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L'inserimento di un articolo nel corpo del documento necessita di un maggior numero di parametri che permettono di definire con precisione il valore della merce.
Descrizione riga
Viene proposta la descrizione dell'articolo inserito; tale informazione può essere modificata a piacimento.
U.m.
Questo campo è compilato automaticamente dal gestionale; il software propone in valore impostato nei Dati di acquisto dell'articolo in relazione al fornitore impostato nella testata del documento. Il valore di questo campo è modificabile dall'utente ma la scelta dell'unità di misura è limitata ai codici alternativi impostati nell'anagrafica dell'articolo. Se la U.m. impostata in questo campo è diversa da quella principale dell'articolo sarà visibile, a destra della descrizione, un pulsante che consente di accedere alla finestra riportata nell'immagine sottostante tramite la quale sarà possibile modificare i parametri di conversione tra le U.m.
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La finestra riporta le impostazioni di conversione definite nell'anagrafica del prodotto. Per cambiare i parametri di base è necessario abilitare il campo Personalizza; una volta attivato il flag sarà sufficiente impostare, nei campi testuali, il valore numerico relativo alle quantità coinvolte. |
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Se non esistono dati di acquisto saranno considerati i valori standard dell'articolo. |
Quantità
Indica la quantità di prodotto movimentata; tale valore è riferito all'unità di misura indicata nel campo precedente. Se l'U.m. specificata nel documento è di Tipo a peso, a lunghezza e a volume, accanto alla quantità risulta accessibile un piccolo pulsante tramite il quale poter indicare come è composto il prodotto; i valori inseriti permettono di calcolare automaticamente la quantità di prodotto movimentata e potranno essere stampati sui documenti impostando i relativi campi in Gestione moduli di stampa.
Calcolo Quantità |
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Prezzo
Indica il prezzo dell'articolo; viene proposto in automatico quello specificato in anagrafica articoli. Il valore proposto varia in funzione di quanto specificato nel Listino per quantità dell'articolo in esame e/o delle eventuali condizioni particolari di vendita associate al cliente specificato in Testata.
Sconti
Tre livelli di sconto da applicare in cascata al prezzo articolo specificato.
Prezzo netto
Prezzo calcolato dal software considerando gli sconti specificati.
Totali di riga
Imponibile
Valore imponibile della riga; l'importo viene calcolato automaticamente moltiplicando Qta e Prezzo netto.
Codice IVA
Aliquota IVA da considerare nell'operazione.
Imposta
Valore dell'imposta calcolato sul totale imponibile di riga, in funzione dell'aliquota associata al codice iva specificato.
Totale
Valore totale di riga calcolato sommando gli importi di Imponibile e IVA calcolati indicati precedentemente.
Pulsanti di accesso a funzioni particolari
In questo gruppo di campi sono presenti una serie di tasti che permettono l'accesso a delle funzioni particolari relative all'articolo specificato. Per maggiori informazioni consultare la sezione relativa alle Funzioni particolari e dati aggiuntivi articolo presente nel topic Note generali sui documenti.
Funzioni particolari e dati aggiuntivi articolo
Ogni documento permette di accedere solo a determinate funzioni speciali poichè non tutte sono significative; le funzioni accessibili per il documento in esame sono:
Articoli alternativi: elenco di articoli che possono essere usati come alternativa all'articolo specificato.
Lotti / Matricole: consente di gestire la tracciabilità dei prodotti; per maggiori informazioni consultare il paragrafo relativo a tale gestione presente in questo topic.
Dati contabili: informazioni contabili che saranno utilizzate in fase di contabilizzazione dei documenti fiscali generati a partire da questo ordine.
Dati aggiuntivi: informazioni aggiuntive sull'articolo.
La gestione dei Lotti/Matricole è disponibile solo se è attiva la relativa opzione e consente di gestire la tracciabilità degli articoli nelle varie fasi di compravendita; l'accesso a tale funzionalità avviene tramite il relativo tasto visibile nella finestra di inserimento articolo.
Finestra di gestione Lotti / Matricole |
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In fase di emissione del documento è possibile richiamare automaticamente i codici di Lotti/Matricole esistenti per l'articolo in esame semplicemente premendo il pulsante Carica evidenziato nell'immagine accanto. Questa funzione è disponibile solamente se sono presenti, all'interno del database, dei Lotti/Matricole la cui esistenza è maggiore di 0. Nota: Il gestionale propone i Lotti/Matricole in funzione della Data di scadenza, se specificata, altrimenti considera la Data di creazione, dal più vecchio al più recente. |
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Il campo Numero consente di impostare il codice del lotto/matricola che si vuole movimentare e, il pulsante evidenziato permette il caricamento di Lotti/Matricole esistenti e non ancora esauriti. Il campo Quantità è visibile solo se la Rintracciabilità è impostata "a lotti". |
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Nel caso in cui, nella Configurazione articoli, sia stata impostata la Rintracciabilità per Matricola è possibile indicare solo il codice. Se la metodologia di gestione è legata ai Lotti è necessario indicare anche la Quantità tramite il campo indicato nelle immagini precedenti. |
Mon Ami 3000 genera automaticamente le scadenze relative alla nota di credito considerando le regole definite nella tabella pagamenti. Tuttavia capita che, per alcuni documenti, sia necessario modificare le date e/o gli importi delle scadenze standard. Per visualizzare le scadenze associate al documento e/o apportare delle modifiche è necessario premere il pulsante presente accanto alla descrizione del pagamento che consente di accedere alla finestra di gestione sottostante.
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La finestra di gestione visibile nell'immagine accanto permette di visualizzare l'elenco delle scadenze generate dal software e consente, se necessario, di apportare ogni tipo di variazione. Per modificare i dati è necessario usare i tre pulsanti di controllo posti sotto la tabella ma, per eseguire qualsiasi modifica, è necessario che il flag Personalizza scadenze sia stato abilitato. Il software consente di modificare Data, Tipologia di pagamento e Importo di ciascuna scadenza; il totale deve però coincidere con quello del documento. |
La ricerca e l'apertura di documenti esistenti viene effettuata tramite i tasti F2 e F4.
La pressione del tasto F2 presenta l'elenco di tutti i documenti associati al Tipo documento impostato nel campo Documento presente in zona chiave.
Al contrario del tasto F2, il tasto funzione F4 permette di eseguire una ricerca più specifica poichè consente di inserire una serie di valori da utilizzare come filtro. I dati per il filtraggio saranno inseriti in un'apposita finestra visibile alla pressione del tasto F4. Premendo il tasto F2 sul campo Numero della finestra di ricerca sarà visualizzato un elenco dei documenti per i quali sono verificati tutti i filtraggi specificati.
Per visualizzare il documento è necessario premere il tasto F8 nella finestra di ricerca dopo aver impostato il numero del documento da aprire.
