NUMERAZIONE DOCUMENTI

Ogni documento generato da Mon Ami 3000 è identificato da un Tipo documento e da un numero. Il Tipo documento definisce quelle che sono le caratteristiche principali dei documenti che saranno generati con il software.

Schema ridotto dei parametri documento

Ogni documento possiede diverse caratteristiche che possono essere associate ad un Tipo documento; in questo modo ogni documento emesso specificando un determinato Tipo documento ne eredita automaticamente tutte le caratteristiche ad esso associate.

Per ogni tipologia di documento, ad esempio fatture, preventivi ecc... è possibile creare più Tipi documento con caratteristiche diverse.

Le informazioni fondamentali da associare al Tipo documento sono:

Classe doc.
Classe del documento, viene utilizzato per eseguire una ricerca dei vari Tipi documento in funzione della finestra in cui ci si trova.

Magazzino.
Magazzino da movimentare in caso di emissione di un documento tramite il Tipo documento in esame. Questo valore è configurabile solamente se l'utente ha acquistato l'opzione Multimagazzino e sono configurati almeno 2 magazzini.

Numeratore.
Tramite il numeratore è possibile specificare in che modo deve essere assegnata la numerazione ai documenti emessi.

Parametri di stampa.
Tramite questi parametri è possibile specificare se i documenti che si andranno a generare devono essere stampati e, in tal caso, il modulo predefinito da utilizzare.

Parametri per contabilizzazione.
Se la tipologia di documento specificata corrisponde a un documento fiscale, è possibile indicare se i documenti emessi dovranno essere considerati in fase di contabilizzazione automatica e, in tal caso, il registro IVA da movimentare.

Attraverso i Tipi documento e i Numeratori è possibile gestire la numerazione che avranno i documenti emessi che viene assegnata secondo il seguente schema:

Schema seguito per la generazione di un nuovo numero documento

Come già detto, ogni documento è identificato da un Tipo documento e da un numero. Il numero che viene associato automaticamente ad un nuovo documento è generato incrementando il valore del Progressivo relativo al numeratore associato al Tipo documento; il valore del progressivo coincide con il numero dell'ultimo documento generato da quel numeratore.

Generalmente si utilizza un numeratore per ogni Tipo documento ma è possibile avere situazioni miste:

Un numeratore per ogni Tipo documento.

Un numeratore per più Tipi documento.

L'inserimento e la gestione dei Numeratori Documenti avviene attraverso la relativa Tabella. In Configurazione documenti è necessario specificare i Tipi documento predefiniti da utilizzare; in fase di compilazione di un nuovo documento è possibile modificare, per la registrazione corrente, il tipo documento associato solo se è disabilitata la funzione Blocca tipi documento.

Nota: Abilitando il blocco dei tipi documento il relativo campo sarà bloccato in tutte le finestre.

Tutti i documenti devono mantenere una numerazione progressiva. L'attribuzione di un nuovo numero avviene semplicemente premendo il tasto TAB sul campo Numero.

La pressione del tasto TAB assegna automaticamente al documento il numero successivo a quello dell'ultimo emesso.

Se l'utente cancella uno o più documenti, la pressione del tasto TAB segue sempre la regola sopra indicata quindi il numero del documento generato dopo la cancellazione non sarà il primo disponibile ma quello successivo all'ultimo documento emesso, in questo modo si andrebbe a generare un "buco" nella numerazione dei documenti.

Nel caso sia stato eliminato un solo documento è possibile assegnare al nuovo il numero di quello che è stato eliminato semplicemente ponendo manualmente nel campo Numero, presente nella Zona Chiave di ogni documento, il valore corretto.

Nel caso siano stati eliminati più documenti occorre prestare più attenzione perchè si potrebbero generare interruzioni della numerazione in diversi punti. In tal caso, se non si riesce a "riempire i buchi" con altri documenti, è necessario eliminare e reinserire tutti i documenti il cui numero è successivo alla prima interruzione ponendo manualmente il valore corretto; è sufficiente farlo solo per il primo in quanto la numerazione riprenderà dal valore inserito.

Se i documenti che devono essere inseriti sono delle fatture differite è necessario impostare il numero della prima fattura da stampare nel campo Dal numero presente nella finestra Genera fatture differite.

Utilizzare un numeratore diverso per ogni Tipo di documento potrebbe essere un buon modo per ridurre i possibili errori di numerazione e semplificare la procedura di correzione degli errori.

GESTIONE DELLA RITENUTA D'ACCONTO

Mon Ami 3000 consente all'utente di emettere Fatture immediate e Fatture proforma con Ritenuta d'acconto; la gestione viene attivata tramite il campo a scelta multipla presente nella sezione Piede dei documenti indicati in precedenza ed evidenziato nell'immagine sottostante.

Fatture - Dettaglio campo per impostazione Acconto / Rit. acconto

Impostando il valore Rit. acconto il software propone automaticamente una serie di campi che consentono di ottenere il valore della ritenuta. Il primo campo editabile presente alla destra di quello evidenziato in figura consente all'utente di indicare la percentuale di ritenuta da applicare all'imponibile e, nel campo successivo, ne viene riportato il valore monetario.

Fatture - Gestione delle ritenute su una percentuale variabile dell'imponibile

Il software gestionale Mon Ami 3000 permette all'utente di gestire le Ritenute d'acconto su una percentuale variabile dell'imponibile. Poichè la variazione della base imponibile per il calcolo della ritenuta viene eseguita raramente, per semplificare la gestione del documento, è stato inserito un pulsante accanto al valore della ritenuta tramite il quale è possibile visualizzare una piccola finestra dove poter indicare la percentuale di imponibile da considerare nell'operazione.

Nota: se la percentuale indicata è inferiore al 100% l'icona del pulsante presenta un ingranaggio giallo che indica all'utente la presenza di valori differenti da quelli standard.

Nell'anagrafica di ciascun cliente è possibile indicare se il soggetto richiede o meno fatture con ritenuta d'acconto e i valori necessari per eseguire correttamente il calcolo; tali dati saranno riportati automaticamente in questi campi.

FIDO CLIENTE

Mon Ami 3000 consente all'operatore di impostare, per ogni cliente, il valore del Fido (espresso in moneta di conto) concesso. Ogni volta che un utente conferma un documento il software controlla se il valore dello stesso implica il superamento del Fido e, in tal caso, avvisa l'operatore. Per ogni cliente è possibile impostare se occorre Bloccare l'operatività, cosa che implica l'impossibilità di salvare ed emettere nuovi documenti.
Il controllo sul valore del Fido viene eseguito su fatture immediate, fatture differite, DDT di vendita e ordini clienti (per i quali vengono considerati solo i prodotti inevasi).

La gestione del Fido è disponibile solo con la versione Azienda Pro del programma in quanto implica un controllo sul valore del saldo contabile del cliente.

INSERIMENTO ANNOTAZIONI (NEL CORPO DEI DOCUMENTI)

In tutti i documenti (movimenti di magazzino, fatture, DDT etc..) è possibile inserire delle annotazioni.

La procedura per l'inserimento di una nota è uguale a quella per l'aggiunta di un articolo. I tasti Aggiungi e Modifica presenti sotto la tabella contenente il corpo dei documenti permette di aprire la seguente finestra:

Documenti - Inserimento di una nota

Tramite il campo evidenziato è possibile specificare se la riga che si sta inserendo è una Nota o un Articolo. Selezionando Nota appare un campo dove inserire il codice di una annotazione predefinita impostata nella Tabella annotazioni; la descrizione caricata può essere modificata.

Se non deve essere specificata alcuna annotazione predefinita è possibile inserire manualmente il testo premendo il tasto TAB senza specificare nessun codice.

In ogni documento possono essere inserite tutte le annotazioni che si desidera e saranno stampate secondo l'ordine con cui compaiono nel corpo del documento.

ESCLUSIONE RIGHE DA CONTEGGI E STAMPE

Mon Ami 3000 consente all'operatore di inserire -in un qualsiasi documento- prodotti, servizi, note, contributi e articoli non codificati. Tutte le informazioni inserite sono automaticamente riportate in stampa, aggiornano il magazzino (se il tipo di documento e la causale lo prevedono) e contribuiscono a definire il totale del documento.

Il software consente all'utente di escludere dalla stampa, e quindi dal calcolo del totale documento, una o più righe del documento semplicemente selezionando l'opzione Escludi riga presente nel menu contestuale che appare premendo il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi del Corpo.

Documenti - Inserimento di una nota

Le righe escluse sono evidenziate con il colore Rosso ed è possibile escludere qualsiasi tipo di riga.

Per riattivare una riga esclusa è necessario eseguire il comando Includi riga, presente anch'esso nello stesso menu contestuale, accessibile solo se la riga selezionata era stata precedentemente esclusa.

In fase di caricamento del documento tramite la funzione Carica da... le righe escluse sono automaticamente riattivate.

FUNZIONI PARTICOLARI E DATI AGGIUNTIVI ARTICOLO

In fase di inserimento dati, nella parte inferiore della finestra di inserimento articoli, sono presenti una serie di pulsanti che si attivano dinamicamente in funzione del prodotto specificato, della versione del software gestionale e delle opzioni acquistate.

Inserimento articoli - Funzioni particolari disponibili

Storico articolo

Per accedere a questa funzione è necessario attivare il flag Visualizza storico prezzi nei documenti presente in Configurazione documenti. Una volta attivata la funzione di storico è sufficiente premere il tasto Storico articolo per accedere alla finestra sottostante dove sono riportate, in ordine cronologico, tutte le operazioni eseguite verso il cliente/fornitore a cui è intestato il documento in fase di emissione.

Storico articolo - Movimentazioni effettuate

Questa funzione si rileva molto utile per visualizzare i prezzi e le condizioni di acquisto e/o vendita subite e/o eseguite in passato. Il software consente anche di "riutilizzare" le stesse condizioni indicate in uno dei documenti riportati in tabella semplicemente facendo doppio-click sulla riga relativa.

Il software esegue un filtraggio dei documenti in funzione della controparte; nello storico saranno quindi visualizzati solo i documenti emessi verso la controparte impostata in testata del documento.

Articoli alternativi

Il pulsante di accesso a questa funzione è attivo solamente se il prodotto specificato è stato inserito in un gruppo tramite la funzione Articoli simili e/o sono stati indicati degli articoli alternativi tramite l'apposita funzione accessibile dall'anagrafica articoli tramite il pulsante Articoli correlati.
Premendo il pulsante appare la finestra sottostante contenente un elenco degli articoli alternativi a quello specificato; per ogni voce in tabella è riportata indicazione se il codice proposto è un Articolo simile oppure Correlato.

Elenco articoli simili

Eseguendo doppio-click o Invio su un articolo dell'elenco è possibile sostituire il prodotto specificato nella zona chiave della finestra di inserimento, con uno degli articoli simili presenti nell'elenco.

Lotti / Matricole

Il tasto Lotti / Matricole è visibile solo nel caso in cui l'utente abbia acquistato la licenza per l'opzione Lotti e matricole e consente l'accesso alle funzioni per la gestione della rintracciabilità degli articoli nei documenti.

La finestra che appare alla pressione del pulsante varia in funzione del tipo di Rintracciabilità impostata in Configurazione articoli e del tipo di documento che si sta compilando; per maggiori informazioni consultare la sezione relativa alla gestione dei Lotti/Matricole descritta in ciascun documento.

Peso / Colli

La finestra che appare premendo il tasto Peso / Colli permette di inserire, ed eventualmente modificare, i dati relativi a Peso, Volume e Colli dell'articolo in esame.

Nota: questi dati sono recuperati automaticamente dal software se specificati nell'anagrafica dell'articolo.

Finestra modica peso / colli / volume

Confezionamento
Questo gruppo consente di specificare un confezionamento diverso per il calcolo automatico di peso, colli e volume. E' possibile specificare sia un'unità di misura differente da quella del documento sia una quantità.

Dati peso / Colli / Volume
In questo campo è possibile specificare il peso, i colli ed il volume della merce. Calcolato in automatico in base al confezionamento o, se assente, all'unità di misura e alla quantità specificati nella riga documento.

Dati contabili

Tramite il tasto Dati contabili è possibile visualizzare e modificare le informazioni contabili relative alla vendita del prodotto da utilizzare in fase di contabilizzazione automatica dei documenti. Questo tasto è attivo solamente se nel software è attivo il modulo contabilità (Azienda Pro) e permette di modificare i dati contabili relativi alla vendita dell'articolo in esame. L'inserimento e la modifica dei dati avviene tramite la seguente finestra:

Finestra di inserimento / modifica dei Dati contabili

Contropartita
Contropartita di vendita associata all'articolo; viene proposto il valore specificato nell'anagrafica dell'articolo.

Competenza
Questo gruppo di campi è visibile solamente se è attiva l'opzione Ratei e risconti e permette di impostare le date di competenza che saranno utilizzate, dopo la Contabilizzazione, per il Calcolo dei Ratei e risconti. Abilitando il flag Personalizza saranno attivati i campi Inizio e Fine tramite le quali specificare il periodo di competenza.

Il campo Personalizza viene abilitato automaticamente se è attivo il check Gestione competenza nella tabella del conto precedentemente impostato.

Dati aggiuntivi

Il pulsante Dati aggiuntivi permette di visualizzare una finestra dove poter specificare diverse informazioni relative all'articolo in esame.

Finestra di inserimento / modifica dei Dati aggiuntivi

Commessa
Codice della commessa di lavoro; viene caricato automaticamente dalla testata del documento ed è disponibile solo se l'utente possiede la licenza per l'opzione Commesse.

Includi come costo
Questo flag è visibile solo in presenza del modulo Commesse ed è accessibile solo per i documenti di Vendita. Attivando questo check il costo del prodotto indicato nel campo Costo articolo sarà incluso nel dettaglio della commessa ed evidenziato come costo.

Costo articolo
Questo campo riporta il costo dell'articolo al momento della vendita e viene utilizzato per il calcolo del margine di redditività in relazione con il relativo prezzo di vendita impostato nella finestra principale.
Tramite il pulsante Aggiorna è possibile riportare in questo campo il Costo attuale del prodotto.

Valuta
Codice della valuta in cui è espresso il costo articolo. Se il codice indicato è diverso da quelle presente nell'anagrafica dell'articolo sarà visibile un pulsate tramite il quale modificare il valore del cambio.

Note
Annotazioni generiche riferite all'articolo; possono essere riportate in stampa inserendo il campo relativo nella struttura dei moduli.

La valuta e il cambio corrispondono ai valori CORRENTI, presenti al momento dell'emissione del documento, in modo tale da poter calcolare il margine corretto quando richiesto.

FUNZIONI AVANZATE PER GESTIONE CORPO DOCUMENTI

Mon Ami 3000 consente di Duplicare una o più righe presenti nel corpo del documento ed Esportare tutti i prodotti indicati in un qualsiasi documento. Per accedere a queste funzioni è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi della tabella contenente i prodotti; tramite il menu contestuale che appare alla pressione del tasto è possibile selezionare l'operazione da eseguire.

L'esportazione dei dati può essere eseguita in formato XML e CSV, entrambi supportati dai più diffusi software presenti sul mercato tra cui Microsoft Excel.