Prima di iniziare ad utilizzare Mon Ami 3000 è consigliabile inserire tutte quelle informazioni che verranno utilizzate durante il normale svolgimento del proprio lavoro. Questi dati saranno proposti automaticamente dal software nelle varie finestre velocizzando notevolmente l'inserimento delle informazioni.

Tutti i dati di base utilizzati dal software sono nelle Tabelle, ovviamente l'inserimento di nuove informazioni è sempre possibile. Al momento della creazione di una nuova azienda, alcune di queste tabelle vengono già compilate permettendo all'utente di iniziare a lavorare direttamente; tuttavia non è detto che i dati predefiniti possano essere validi per qualsiasi realtà aziendale.

Le Tabelle principali sono:

Piano dei conti
In questa tabella è possibile specificare i conti utilizzati nelle varie operazioni contabili; viene fornito un piano dei conti standard che può essere modificato o ricreato completamente.

IVA
Tabella contenente tutte le aliquote utilizzate.

Pagamenti
Qui devono essere specificati tutti i tipi di pagamento utilizzati dai clienti, o nell'azienda, per il pagamento dei fornitori. In funzione del tipo di pagamento vengono generate, in fase di contabilizzazione, le scadenze tramite le quali sarà possibile registrare i "Pagati". Se non vengono generate scadenze durante la registrazione di un documento, o nella procedura di Contabilizzazione automatica, significa che le informazioni specificate in questa tabella per il tipo di pagamento in questione non sono corrette.

Banche
In questa tabella è necessario specificare le banche utilizzate dai vari clienti infatti, ad ognuno di essi, può essere associata una banca che verrà proposta in automatico dal software durante la compilazione dei documenti. Tra le le banche specificate dovranno essere inserite anche le proprie "Banche aziendali" tramite le quali vengono effettuati i pagamenti e gestite le Ri.Ba.

Numeratori documenti
Tramite i numeratori è possibile gestire la numerazione dei documenti, ad ogni Tipo documento può essere associato un numeratore il quale può essere legato a diversi Tipi documento in base alla proprie necessità.

Tipi documento
I Tipi documento permettono una gestione estremamente semplice e veloce dei documenti.

Il Tipo documento definisce tutte le caratteristiche del documento che andremo poi ad emettere.

Ad ogni Tipo documento può essere associato, in funzione della tipologia, un determinato modulo di stampa predefinito, un numeratore per gestire la numerazione da associare al documento ed eventualmente un registro IVA da movimentare. Se l'utente è in possesso anche dell'opzione Multimagazzino è possibile associare anche il magazzino predefinito che verrà proposto in automatico in fase di compilazione del documento.

 

I valori specificati nelle tabelle possono essere richiamati in tutte le parti del programma dove sono richieste.

Consigliamo, dopo aver compilato le tabelle, di impostare i valori predefiniti che verranno proposti nelle varie finestre di Mon Ami 3000. L'impostazione di questi dati viene effettuata tramite le finestre presenti nel sottomenu Configurazione in Funzioni di servizio dove è anche possibile attivare, o disattivare, alcune funzionalità del programma in base alle proprie necessità.

Gli utenti che hanno acquistato la versione Contabilità o Azienda Pro dovranno specificare, in Configurazione contabilità, se la propria azienda si trova in regime di contabilità ordinaria o semplificata poichè questo implica una serie di cambiamenti nel menu e nelle finestre relative alla contabilità.

Per maggiori informazioni sulle funzionalità presenti in regime di contabilità semplificata consultare la sezione Registrazioni e stampe in contabilità semplificata.

 

Tra i dati predefiniti che vengono impostati automaticamente alla creazione di una nuova azienda sono presenti anche due moduli di stampa per ogni documento, uno con l'intestazione dell'azienda e l'altro predisposto per l'inserimento di un logo.

I moduli di Mon Ami 3000 sono completamente personalizzabili, l'utente potrà quindi creare i propri moduli di stampa specificando quali valori inserire e il formato con cui ogni valore dovrà essere stampato.