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Mon Ami 3000 dispone di una funzione dedicata per la gestione semplificata degli incassi e dei pagamenti relativi a fatture di acquisto e vendita memorizzate nel gestionale.
La funzione Scadenze implementata nel software offre all'utente un'interfaccia molto semplice che consente di analizzare velocemente i pagamenti da effettuare e incassare. Tramite alcuni semplici passaggi l'operatore potrà generare automaticamente le scritture di incasso/pagamento corrette in prima nota.
Una caratteristica molto importante ed utile che questa funzione offre all'utente è quella di poter raggruppare più scadenze in un'unica registrazione di prima nota. Questa operazione è fondamentale nel caso in cui si esegue (o riceve) il pagamento di più scadenze contemporaneamente; cosa molto frequente quando sono presenti, per la stessa controparte, più scadenze relative a documenti differenti oppure nel caso di un pagamento cumulativo che può essere eseguito per svariate ragioni.
Il vantaggio principale nell'utilizzare il raggruppamento delle scadenze consiste in una maggior consistenza nelle movimentazioni relative alla Cassa o alla Banca; lo scopo è quello di garantire un perfetto sincronismo tra, ad esempio, l'estratto conto della Banca e la scheda contabile del conto associato.
Consideriamo il caso in cui un cliente esegue il pagamento tramite bonifico bancario di 2 scadenze relative a differenti fatture; se gli importi delle scadenze fossero 300€ e 780€ visualizzaremo, sull'estratto conto della banca, un accredito di 1080€ relativo alle 2 rate. Raggruppando le scadenze in fase di registrazione del pagamento possiamo intervenire sulla movimentazione della Banca generando una sola voce dell'importo complessivo che rispecchia esattamente quanto si è verificato sul conto corrente.
Ne caso di pagamenti cumulativi è possibile modificare i pagamenti solo dopo aver eliminato la registrazione di prima nota associata; in tal caso però saranno riportate In scadenza tutte le scadenze che erano state chiuse con la registrazione eliminata.