Questo documento consente di compilare delle Richieste d'offerta da consegnare ai propri fornitori. Solitamente il fornitore emette un preventivo in relazione alla richiesta e, se accettato, si prosegue con l'ordine.

L'ordine al fornitore può essere generato automaticamente caricando direttamente la richiesta d'offerta.

I documenti di questa tipologia NON incidono sui totali di magazzino degli articoli e possono essere richiamati, ogni volta che si desidera, durante la compilazione di ordini o fatture verso i fornitori in modo tale da non dover reinserire tutti i dati già impostati nella richiesta.

Richiesta d'offerta - Finestra principale di gestione

La finestra in esame, come la maggior parte delle finestre del software, è divisa in 2 parti: Zona chiave e Zona dati.

ZONA CHIAVE

La Zona chiave è situata in alto e presenta uno sfondo più scuro; al suo interno sono presenti una serie di campi che identificano univocamente il documento all'interno degli archivi.

Documento
In questo campo occorre specificare il tipo documento da utilizzare per la generazione di un nuova richiesta e, in caso di apertura di un documento esistente, indica tipo utilizzato. Per maggiori informazioni relativamente ai Tipi documento e alla generazione di nuovi documenti consultare le Note generali sui documenti.
Nota: è possibile modificare questo campo solo se è stata disattivata la funzione Blocca tipi documento in Configurazione documenti e sono presenti almeno 2 tipi documento relativi alle richieste d'offerta.

Numero
Numero del documento. La pressione del tasto TAB compila automaticamente il campo.

Carica da...
Premendo questo pulsante apparirà una finestra tramite la quale sarà possibile eseguire il caricamento da diverse origini di dati. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Caricamento righe avanzato.

ZONA DATI

In Zona dati hanno sede le informazioni specifiche per il documento in esame; i dati presenti in quest'area fanno tutti riferimento ai codici presenti in Zona chiave. Questa relazione tra Zona chiave e Zona dati implica che, una volta eseguito l'accesso in Zona dati, non è più possibile modificate i valori presenti in Zona chiave.

L'area in esame risulta suddivisa in tre sezioni:

Testata: contiene una serie di campi relativi alle condizioni di pagamento e consegna merce.
Corpo: in questa sezione vengono inseriti gli articoli oggetto della richiesta.
Piede: nei campi di questa sezione è possibile specificare dei dati relativi al trasporto e alla merce oggetto del documento.

Nella parte bassa della finestra è presente il gruppo Totali, visibile indipendentemente dalla sezione in cui ci si trova, dove vengono riportati i totali di tutte le righe inserite nel corpo del documento. In questo gruppo di campi sono riportate anche le eventuali spese, l'imponibile, l'imposta e il totale del documento.

Testata - Descrizione campi

Richiesta d'offerta - Testata - Dettaglio campi

Data
Indica la data del documento.

Magazzino
Questo campo è visibile solamente se l'utente ha acquistato l'opzione multimagazzino e, nella relativa tabella, ne sono stati configurati almeno due. Il valore indicato in questo campo è utilizzato per il filtraggio dei prodotti (la ricerca degli articoli è limitata a quelli nella cui anagrafica è stato associato il magazzino specificato) e sarà riportato nell'ordine a fornitore nel caso in cui la richiesta d'offerta venga accettata. Il codice del magazzino viene caricato automaticamente se è stato specificato nel dettaglio del Tipo documento.

La compilazione del campo non è obbligatoria e, in caso non venga specificato nessun codice, sarà possibile indicarlo, per ogni articolo, nella fase di inserimento.

Se l'utente modifica il valore del magazzino il software gli chiederà se modificare il magazzino in tutte le righe già inserite e ricalcolare i prezzi in base ad eventuali Condizioni particolari.

Rif. esterno
Campo testuale libero dove poter specificare il riferimento ad un eventuale documento del cliente. Il valore di questo campo può essere riportato da un documento all'altro in fase di caricamento delle righe; per disattivare il caricamento di questa informazione occorre disattivare il campo Riferimenti documenti esterni presente nella definizione del Tipo documento.

Controparte
All'interno di questo gruppo di campi è possibile indicare il fornitore a cui intestare la richiesta; la compilazione è OBBLIGATORIA. Accanto al codice della controparte Mon Ami 3000 ne riporta automaticamente la descrizione considerando la data del documento e l'eventuale Storico delle variazioni.
Nota: se lo storico della controparte contiene 2 o più varianti è possibile accedere all'elenco completo tramite il pulsante visibile accanto alla descrizione della controparte; per maggiori informazioni consultare la sezione "Storico anagrafiche clienti/fornitori".

Mon Ami 3000 consente all'utente di variare la controparte di documenti esistenti semplicemente modificando il codice presente in questo campo. Il software provvede a caricare automaticamente tutti le informazioni del nuovo cliente e ricalcola i prezzi di vendita in base a eventuali condizioni particolari indicate per la nuova controparte.

Responsabile
All'interno di questo gruppo di campi è possibile indicare il responsabile o la persona con cui si hanno avuto contatti; la compilazione è FACOLTATIVA e Mon Ami 3000 provvede a caricare automaticamente il contatto principale indicato nell'anagrafica della controparte. Accanto alla descrizione è visibile un pulsante, indicato dall'immagine di una lente, che consente di accedere all'elenco completo dei contatti che sono stati impostati nell'anagrafica della controparte.

Valuta
Valuta in cui esprimere gli importi del documento.

Consegna
Data in cui si richiede la consegna della merce.

Commessa
Questo campo è visibile solo se l'utente possiede la licenza per il modulo opzionale Commesse e permette di indicare il codice di riferimento di una commessa. L'utente potrà poi stampare lo stato di una commessa con l'elenco di tutti i documenti e le movimentazioni fatte.

Dati pagamento

Pagamento
Indica il pagamento utilizzato per l'operazione, viene proposto in automatico quello impostato nell'anagrafica del fornitore specificato.

Banca
Tramite questi due campi è possibile specificare la banca indicandone i codici ABI e CAB. Questo campo assume un significato diverso in funzione del tipo di pagamento specificato: per pagamenti di tipo Ri.Ba. o RID è necessario indicare la propria banca mentre,  per tutti gli altri pagamenti che prevedono l'appoggio ad una banca è necessario specificare i codice della banca del fornitore. Se la banca specificata NON è coerente con il pagamento inserito, Mon Ami 3000 non consente di proseguire con l'inserimento dei dati per evitare che nella stampa dei documenti siano inseriti dei dati errati.

Destinazione
Destinazione alternativa a cui spedire la merce. Nella parte destra del gruppo di campi è presente un pulsante individuato dall'immagine di una lente; premendo questo pulsante è possibile visualizzare l'elenco delle destinazioni aggiuntive specificate nell'anagrafica del fornitore in esame; per caricare le informazioni è sufficiente eseguire doppio-click sulla riga dell'elenco che identifica la destinazione desiderata.

Corpo - Descrizione campi

Nella tabella visibile in questa sezione sono elencati tutti gli articoli e le annotazioni presenti nella richiesta.
La compilazione è libera e l'utente potrà decidere, tramite la Gestione moduli di stampa, quali informazioni riportare in stampa.

Preventivi - Corpo - Dettaglio campi

L'inserimento la modifica e l'eliminazione delle varie righe avviene attraverso i pulsanti di gestione che si trovano sotto la tabella.

Carica da...
Premendo questo pulsante apparirà una finestra tramite la quale sarà possibile eseguire il caricamento da diverse origini di dati. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Caricamento righe avanzato.

Elimina
Rimuove il prodotto selezionato dalla lista degli articoli.

Aggiungi / Modifica
Consentono rispettivamente di aggiungere e modificare manualmente le righe nella tabella.

Piede - Descrizione campi

Preventivi - Piede - Dettaglio campi

Spese IVA esclusa
Tramite i campi presenti in questo gruppo è possibile impostare le spese relative al trasporto e all'incasso; per ciascun importo è possibile specificare l'aliquota IVA da considerare tramite la finestra che appare premendo il pulsante visibile accanto al campo stesso.

Sconti IVA esclusa

Merce
Percentuale di sconto da applicare al valore della merce oggetto del documento.
Extra
In questo campo è possibile indicare un importo di sconto da sottrarre al prezzo della merce; il pulsante accanto consente di impostare e/o modificare il valore dell'aliquota iva da applicare allo sconto.

Acconto / ritenuta d'acconto / caparra
Tramite i campi presenti in questo gruppo è possibile attivare tre differenti funzionalità in base al valore impostato nel campo a scelta multipla. Specificando Acconto o Caparra apparirà un campo dove specificare l'importo versato; nel caso in cui sia necessario l'utente abbia scelto Ritenuta d'acconto il software riporterà tutti i campi necessari per definire i valori necessari al calcolo della ritenuta. (dettagli...)

Dati trasporto

Trasporto
Tramite questo campo l'utente può specificare chi si occupa del trasporto. Se viene selezionato il valore Vettore, apparirà un campo dove è possibile specificare uno dei vettori inseriti in anagrafica.
Aspetto
Indica l'aspetto dei beni trasportati; è possibile scegliere uno tra i valori codificati in Mon Ami 3000.
Porto
Indica il tipo di porto per il trasporto.

Annotazioni
Campo testuale dove l'utente può inserire annotazioni libere.

Stato documento
I campi racchiusi all'interno di questo gruppo permettono di visualizzare, ed eventualmente modificare, lo stato del documento.

Fase
Tramite questo campo a scelta multipla è possibile indicare in quale fase del suo ciclo si trova il documento; è attivo solo se nella scheda del Tipo documento è stato definito un elenco di fasi. Alla destra del campo è presente un pulsante tramite il quale è possibile indicare delle annotazioni libere relativamente alla fase corrente del documento.

Mon Ami 3000 mantiene uno storico di tutte le variazioni di fase subite dal documento memorizzando data, ora e utente che ha eseguito la modifica. Lo storico è accessibile tramite il pulsante identificato dall'icona di una lente che appare automaticamente, all'estrema destra del gruppo di campi, nel caso in cui siano presenti dei dati.

Altri dati
Tramite il pulsante in esame è possibile accedere alla finestra sottostante.

Altri dati - Descrizione campi

Il campo testuale presente all'interno del gruppo Descrizione aggiuntiva consente all'utente di impostare una descrizione libera relativamente al documento. Come impostazione di default il gestionale compila questo campo con il valore indicato nel campo Descrizione aggiuntiva documenti relativamente al pagamento che è stato indicato nella testata del documento; tale valore può essere modificato dall'utente.

Il campo Spese agg. consente all'utente di impostare un importo di spese generiche, da applicare al documento. Il valore indicato in questo campo sarà riportato automaticamente ogni volta che il documento in esame sarà caricato in un altro documento (Carica da... eseguito dalla testata). Tramite il pulsante presente accanto all'importo delle spese è possibile indicare l'aliquota IVA da considerare per le spese.

Utente
Questo campo a scelta multipla consente all'operatore di impostare il nome dell'utente che ha creato il documento. In fase di creazione di un nuovo documento questo campo viene assegnato automaticamente con il nome dell'utente corrente ma il suo valore può essere modificato prima di eseguire il salvataggio. Questo campo è attivo e modificabile solo se l'utente corrente possiede la qualifica di Amministratore.

INSERIMENTO/MODIFICA DI ARTICOLI/NOTE

L'inserimento di nuovi articoli e la modifica di quelli già inseriti avviene tramite una finestra dedicata che appare alla la pressione dei tasti Aggiungi e Modifica visibili sotto la tabella articoli presente nella sezione Corpo.
Mon Ami 3000 permette di inserire nel corpo del documento non solo articoli, ma anche delle annotazioni che saranno stampate tra gli articoli inseriti.

L'inserimento degli articoli nel corpo del documento può essere eseguito, in maniera del tutto automatica, anche tramite un lettore di codici a barre opportunamente configurato.

Facendo la scansione del codice il prodotto viene aggiunto in lista e, se il codice del prodotto risulta già esistente, ne viene incrementata la quantità.

Analogamente alla finestra principale, anche questa risulta divisa in Zona Chiave e Zona Dati.

Inserimento/Modifica di Articoli/Note  -  Zona chiave

In zona chiave sono presenti 2 campi che permettono di individuare univocamente l'entità, Articolo o Nota, che si desidera inserire nel documento; tutti i campi seguenti variano in funzione dei valori specificati.
Nota: le informazioni presenti in quest'area NON possono essere variate in caso di modifica di una riga esistente.

Tipo riga
Attraverso il primo campo di selezione presente in zona chiave è possibile specificare se la riga che stiamo per inserire è un Articolo o una Nota; tutti gli altri campi visibili nella finestra variano in funzione dell'opzione selezionata. Per maggiori informazioni sull'inserimento di annotazioni nel corpo del documento consultare le Note generali sui documenti.

Cod. magazzino / Cod. articolo
Questi campi sono accessibili solamente se il Tipo riga è Articolo; tra questi il Magazzino è visibile solo se è attiva l'opzione multimagazzino, sono stati configurati almeno due depositi merci e, nella testata del documento in esame NON è stato specificato il Mag. origine; in caso contrario il campo relativo al magazzino non appare e l'utente dovrà specificare solamente il codice dell'articolo da movimentare. Per entrambi i campi è attiva la ricerca con il tasto F2 e, nel caso in cui sia visibile il magazzino, è necessario specificarne il codice per poter selezionare un articolo.

Cod. Nota
Al contrario del campo precedente, questo risulta attivo se il Tipo riga è impostata su Nota. La pressione del tasto F2 permette di ricercare le annotazione memorizzate precedentemente nella tabella annotazioni.

In fase di modifica i dati presenti in zona chiave non sono modificabili.

Inserimento/Modifica Note  -  Zona dati

Preventivi - Corpo - Inserimento / Modifica nota

In questo caso la finestra di inserimento/modifica è molto semplice, nel campo Descrizione riga deve essere inserito il testo dell'annotazione che può essere modificato in qualsiasi momento.

 

Inserimento/Modifica Articoli  -  Zona dati

Preventivi - Corpo - Inserimento / Modifica articolo

Se l'utente possiede la licenza per l'opzione Varianti ed è stata attivata la gestione in Configurazione articoli, selezionando un articolo "Padre" il software mostra all'utente una finestra di selezione tramite la quale poter selezionare la variante specifica. Per maggiori informazioni consultare il topic relativo alle Ricerca variante articolo.

Mon Ami 3000 rende disponibili all'utente, oltre alla modalità di ricerca standard tramite il tasto funzione F2, anche 2 funzioni avanzate: Ricerca tramite codice parlante e Ricerca avanzata tramite gruppi di ricerca. Le funzioni avanzate di ricerca sono accessibili tramite due piccoli pulsanti che si attivano in base a determinate condizioni.

Il pulsante identificato dall'icona accanto è attivo solo se l'utente possiede la licenza per l'opzione Varianti e in Configurazione articoli è stata attivata la gestione codice parlante; tramite esso è possibile accedere alla finestra di gestione per la ricerca.

L'icona accanto identifica il pulsante per l'accesso alla funzione di ricerca avanzata tramite ed è abilitato solo se sono stati configurate delle voci all'interno della tabella Gruppi di ricerca articoli.

L'inserimento di un articolo nel corpo del documento necessita di un maggior numero di parametri che permettono di definire con precisione il valore della merce.

Descrizione riga
Viene proposta la descrizione dell'articolo inserito; tale informazione può essere modificata a piacimento.

U.m.
Questo campo è compilato automaticamente dal gestionale; il software propone in valore impostato nei Dati di acquisto dell'articolo in relazione al fornitore impostato nella testata del documento. Il valore di questo campo è modificabile dall'utente ma la scelta dell'unità di misura è limitata ai codici alternativi impostati nell'anagrafica del prodotto. Se la U.m. impostata in questo campo è diversa da quella principale dell'articolo sarà visibile, a destra della descrizione, un pulsante che consente di accedere alla finestra riportata nell'immagine sottostante tramite la quale sarà possibile modificare i parametri di conversione tra le U.m.

Altri dati - Descrizione campi

La finestra riporta le impostazioni di conversione definite nell'anagrafica del prodotto. Per cambiare i parametri di base è necessario abilitare il campo Personalizza; una volta attivato il flag sarà sufficiente impostare, nei campi testuali, il valore numerico relativo alle quantità coinvolte.

Quantità
Indica la quantità di prodotto in relazione all'unità di misura indicata nel campo precedente. Se l'U.m. specificata nel documento è di Tipo a peso, a lunghezza e a volume, accanto alla quantità risulta accessibile un piccolo pulsante tramite il quale poter indicare come è composto il prodotto; i valori inseriti permettono di calcolare automaticamente la quantità di prodotto movimentata e potranno essere stampati sui documenti impostando i relativi campi in Gestione moduli di stampa.

Calcolo Quantità


Calcolo quantità - UM "a Peso"


Calcolo quantità - UM "a Volume"


Calcolo quantità - UM "a Superficie"

Prezzo
Indica il prezzo dell'articolo; viene proposto in automatico quello specificato nella sezione Dati d'acquisto presente in anagrafica articoli. Se non sono presenti dati d'acquisto relativamente al fornitore sarà proposto il costo attuale del prodotto.

Sconti
Tre livelli di sconto da applicare in cascata al prezzo articolo specificato. Se nei dati d'acquisto sono presenti delle condizioni particolari in relazione al fornitore esse saranno caricate automaticamente.

Prezzo netto
Prezzo calcolato dal software considerando gli sconti specificati.

Totali di riga

Imponibile
Valore imponibile della riga; l'importo viene calcolato automaticamente moltiplicando Qta e Prezzo netto.

Codice IVA
Aliquota IVA da considerare nell'operazione.

Imposta
Valore dell'imposta calcolato sul totale imponibile di riga, in funzione dell'aliquota associata al codice iva specificato.

Totale
Valore totale di riga calcolato sommando gli importi di Imponibile e IVA calcolati indicati precedentemente.

Data di consegna
L'unico campo visibile consente di impostare la data di consegna del prodotto in esame e viene proposto il valore impostato nella testata del documento.

Pulsanti di accesso a funzioni particolari
In questo gruppo di campi sono presenti una serie di tasti che permettono l'accesso a delle funzioni particolari relative all'articolo specificato. Per maggiori informazioni consultare la sezione relativa alle Funzioni particolari e dati aggiuntivi articolo presente nel topic Note generali sui documenti.

Funzioni particolari e dati aggiuntivi articolo

Ogni documento permette di accedere solo a determinate funzioni speciali poichè non tutte sono significative; le funzioni accessibili per il documento in esame sono:

Storico articolo: elenco delle operazioni di acquisto e vendita.
Articoli alternativi: elenco di articoli simili che possono essere venduti come alternativa all'articolo specificato.
Dati aggiuntivi: informazioni aggiuntive sull'articolo.

RICERCA DOCUMENTI

La ricerca e l'apertura di documenti esistenti viene effettuata tramite i tasti F2 e F4. La pressione del tasto F2 presenta l'elenco di tutti i documenti associati al Tipo documento impostato nel campo Documento presente in zona chiave. Al contrario del tasto F2, il tasto funzione F4 permette di eseguire una ricerca più specifica poichè consente di inserire una serie di valori da utilizzare come filtro. I dati per il filtraggio saranno inseriti in un'apposita finestra visibile alla pressione del tasto F4. Premendo il tasto F2 sul campo Numero della finestra di ricerca sarà visualizzato un elenco dei documenti per i quali sono verificati tutti i filtraggi specificati.

Per visualizzare il documento è necessario premere il tasto F8 nella finestra di ricerca dopo aver impostato il numero del documento da aprire.