In questo capitolo saranno descritte molte funzionalità avanzate relative alla gestione dei documenti. La conoscenza di queste funzioni consente di gestire ogni aspetto dei documenti e sfruttare al 100% le funzionalità del programma relativamente alla gestione dei documenti.
Impostare e controllare il fido di un cliente
Mon Ami 3000 consente all'operatore di impostare, per ogni cliente, il valore del Fido concesso (espresso in moneta di conto). Ogni volta che un utente conferma un documento il software controlla se il valore dello stesso implica il superamento del Fido e, in tal caso, avvisa l'operatore. Per ogni cliente è possibile impostare se Bloccare l'operatività, cosa che implica l'impossibilità di salvare ed emettere nuovi documenti.
Il controllo sul valore del Fido viene eseguito su fatture immediate, fatture differite, DDT di vendita e ordini clienti (per i quali vengono considerati solo i prodotti inevasi).
La gestione del Fido è disponibile solo se sono presenti sia la gestione della contabilità che l'emissione dei documenti di vendita perché implica un controllo sul valore del saldo contabile del cliente.
Escludere alcune righe di un documento dai conteggi e dalla stampa
Mon Ami 3000 consente all'operatore di inserire -in un qualsiasi documento- prodotti, servizi, note, contributi e articoli non codificati. Tutte le informazioni inserite sono automaticamente riportate in stampa, aggiornano il magazzino (se il tipo di documento e la causale lo prevedono) e contribuiscono a definire il totale del documento.
Il software consente all'utente di escludere dalla stampa, e quindi dal calcolo del totale documento, una o più righe del documento semplicemente spuntando Escludi riga dalla stampa presente nel menu contestuale che appare premendo il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi del corpo del documento. Le righe escluse sono evidenziate con il colore rosso.
Per riattivare una riga esclusa è necessario eseguire il comando Includi riga in stampa, presente anch'esso nello stesso menu contestuale, accessibile solo se la riga selezionata era stata precedentemente esclusa.
In fase di caricamento di un documento da un altro documento le righe escluse sono incluse automaticamente.
Funzioni particolari e dati aggiuntivi per i prodotti nel corpo di un documento
In fase di inserimento dati, nella parte inferiore della finestra di inserimento articoli, sono presenti una serie di pulsanti che si attivano dinamicamente in funzione del prodotto specificato, della versione del software gestionale e delle opzioni acquistate.
Inserimento articoli - Funzioni particolari disponibili
Storico prezzi
Storico articolo - Movimentazioni effettuate
Premendo il pulsante Storico prezzi saranno riportate, in ordine cronologico, tutte le operazioni eseguite verso il cliente/fornitore a cui è intestato il documento in fase di emissione.
Questa funzione si rileva molto utile per visualizzare i prezzi e le condizioni di acquisto e/o vendita subite e/o eseguite in passato. Il software consente anche di "riutilizzare" le stesse condizioni indicate in uno dei documenti riportati in tabella semplicemente facendo doppio-click sulla riga relativa.
Il software filtra i documenti in base alla controparte; nello storico saranno quindi visualizzati solo i documenti emessi verso la controparte impostata in testata del documento.
Lotti / Matricole
Elenco articoli simili
Il tasto Lotti / Matricole è visibile solo nel caso in cui la licenza comprende la gestione Lotti e matricole e consente l'accesso alle funzioni per la gestione della rintracciabilità degli articoli nei documenti.
La finestra che appare alla pressione del pulsante varia in funzione del tipo di Rintracciabilità impostata in Impostazioni > Configurazione > Magazzino > Lotti e matricole e del tipo di documento che si sta compilando; per maggiori informazioni consultare la sezione relativa alla gestione dei Lotti/Matricole descritta in ciascun documento.
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Il pulsante di accesso a questa funzione è attivo solamente se il prodotto specificato è stato inserito in un gruppo tramite la funzione articoli simili. Premendo il pulsante appare una finestra contenente l'elenco degli articoli simili a quello specificato.
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Il pulsante di accesso a questa funzione è attivo se per il prodotto sono stati indicati degli articoli correlati tramite l'apposita funzione accessibile dall'anagrafica articoli tramite il pulsante Opzioni.
Peso / Colli / Volume
La finestra che appare premendo il tasto Peso / Colli / Volume permette di inserire, ed eventualmente modificare, i dati relativi a peso, volume e colli dell'articolo in esame.
I campi presenti nel gruppo Confezionamento consentono di modificare il confezionamento predefinito. E' possibile specificare sia un'unità di misura differente da quella del documento sia una quantità.
I valori proposti sono calcolati automaticamente in base al confezionamento o, se assente, all'unità di misura e alla quantità specificati nella riga documento.
Tutte le informazioni sono recuperate dell'anagrafica dell'articolo, se specificate.
Dati contabili
Tramite il tasto Dati contabili è possibile visualizzare e modificare le informazioni contabili relative alla vendita del prodotto da utilizzare in fase di contabilizzazione documenti dei documenti.
Questo tasto è attivo solamente se nel la licenza comprende la gestione della contabilità e permette di accedere alla finestra riportata nell'immagine accanto.
L'operatore potrà modificare la contropartita di vendita che sarà utilizzata dal programma in fase di contabilizzazione.
Fattura XML
Tramite il tasto Fattua XML è possibile compilare una serie di dati facoltativi relativi alle fatture elettroniche come i Dati articolo, i Documenti di riferimento e gli Altri dati gestionale. Alla destra di ogni campo è riportato il codice ufficiale delle specifiche tecniche relativa alla fatturazione elettronica.
Dati aggiuntivi
Il pulsante Dati aggiuntivi permette di visualizzare una finestra dove poter specificare diverse informazioni relative all'articolo in esame.
Commessa Riporta il codice della commessa di lavoro (solo se la licenza comprende la gestione Commesse) e viene caricato automaticamente dalla testata del documento.
Costo articolo Riporta il costo dell'articolo al momento della vendita e viene utilizzato per il calcolo del margine di redditività in relazione con il relativo prezzo di vendita impostato nella finestra principale. Tramite il pulsante Aggiorna costo è possibile riportare in questo campo il costo attuale del prodotto presente in anagrafica.
Note Consente di inserire annotazioni libere; possono essere riportate in stampa inserendo il campo relativo nella struttura dei moduli.
Includi il costo come costo della commessa Anche questo flag è visibile solo in presenza del modulo commesse ed è accessibile solo in documenti di tipo Vendita. Attivando questo check il costo del prodotto indicato nel campo Costo articolo sarà incluso nel dettaglio della commessa ed evidenziato come costo. Questa opzione è utile per tenere traccia dei costi per prodotti in giacenza o prodotti internamente, per i quali non è stato registrato nessun documento di acquisto.
Funzioni avanzate per la gestione del corpo dei documenti
Mon Ami 3000 consente di duplicare una o più righe presenti nel corpo del documento ed esportare tutti i prodotti indicati in un qualsiasi documento. Per accedere a queste funzioni è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi della tabella contenente i prodotti; tramite il menu contestuale che appare alla pressione del tasto è possibile selezionare l'operazione da eseguire.
L'esportazione dei dati può essere eseguita in formato XML e CSV, entrambi supportati dai più diffusi software presenti sul mercato tra cui Microsoft Excel.
