Ogni documento generato da Mon Ami 3000 è identificato da un tipo documento e da un numero. Il tipo documento definisce le caratteristiche principali di ciascun documento come la numerazione, i parametri di stampa ecc.
Schema (ridotto) dei parametri modificabili in un tipo documento
Ogni documento possiede diverse caratteristiche che, per semplicità, sono associate ad un'entità chiamata Tipo documento; in questo modo ogni documento emesso specificando un determinato tipo di documento ne eredita automaticamente tutte le caratteristiche ad esso associate.
Per ogni tipologia di documento (fatture, preventivi ecc) è possibile creare più tipi documento con caratteristiche diverse.
Le informazioni fondamentali che possono essere personalizzate per ogni tipo documento sono:
Classe documento
Rappresenta la classe generica di appartenenza per i documenti generati utilizzando come origine il tipo documento in esame; è utilizzata per filtrare la visualizzazione dei documenti in base alla finestra in cui ci si trova.
Magazzino
Consente di specificare il magazzino predefinito da movimentare; è configurabile solamente se la licenza comprende la gestione Magazzini multipli e sono configurati almeno due magazzini.
Numeratore
Tramite il numeratore è possibile specificare in che modo deve essere assegnata la numerazione ai documenti emessi.
Parametri di stampa
Consentono di abilitare la stampa dei documenti, impostare il modulo predefinito, il numero di copie, ecc.
Parametri per contabilizzazione
Se la tipologia di documento specificata corrisponde a un documento fiscale, è possibile indicare se i documenti emessi dovranno essere considerati in fase di contabilizzazione documenti e, in tal caso, il registro IVA da movimentare.
Attraverso i tipi documento e i numeratori è possibile gestire la numerazione da assegnare ai nuovi documenti emessi. Generalmente si utilizza un numeratore per ogni tipo documento ma è possibile anche impostare lo stesso numeratore per più tipi documento e, in questo modo, i documenti emessi seguiranno la stessa numerazione.
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Quando viene generato un nuovo documento il programma calcola automaticamente il primo numero disponibile secondo questi passaggi:
1.Acquisisce il codice del numeratore associato al tipo documento che si sta generando.
2.Recupera dal database tutti i tipi documento ai quali è stato associato il numeratore individuato
3.Ricerca il documento con il numero maggiore tra tutti quelli già emessi a partire dai tipi documento estrapolati in precedenza.
4.Incrementa di una unità il numero del documento trovato.