Percorso: Tabelle > Acquisti/Vendite >
Tipi documento
|
|
Percorso: Tabelle > Acquisti/Vendite >
Tipi documento
|
|
|
Ogni documento di Mon Ami 3000 è identificato da un Tipo documento e da un Numero.
In questa tabella è possibile definire i Tipi di documento che saranno utilizzati e le principali caratteristiche per ognuno di essi; le informazioni specificate saranno recuperate automaticamente dal software gestionale in fase di creazione di un nuovo documento.
L'uso dei Tipi documento, oltre a semplificare e velocizzare la procedura di emissione, permette a Mon Ami 3000 una gestione dei documenti estremamente potente e flessibile. E' infatti possibile creare diversi tipi di documento, anche della stessa Classe, con caratteristiche diverse in base alla controparte, al magazzino da movimentare, alla numerazione da assegnare, al modulo di stampa da utilizzare e al registro IVA che si desidera aggiornare. Per maggiori informazioni consultare la sezione relativa alle Note generali sui documenti.
|
Tabella Tipi documento |
Ogni Tipo documento è identificato univocamente da un valore alfanumerico di 5 caratteri che lo distingue dagli altri numeratori memorizzati. Per questo motivo il campo Codice, che identifica il Tipo documento, è situato in Zona chiave. La pressione del tasto F2 consente all'utente di visualizzare l'elenco completo di tutte le entità precedentemente memorizzate; selezionando un codice esistente saranno caricate in Zona dati le relative informazioni in caso contrario, se il codice inserito non corrisponde a nessuna registrazione, sarà creato un nuovo record.
Questa parte della finestra contiene tutti i dati relativi ad un determinato documento; le informazioni presenti influiscono su diverse funzioni del programma quindi devono essere configurati con attenzione. Ogni informazione inserita consente di automatizzare numerosi parametri di ciascun documento velocizzando notevolmente la compilazione dello stesso.
Descrizione
Descrizione completa del tipo di documento, viene visualizzata in ogni punto del programma affianco al relativo codice.
Classe doc.
In questo campo è possibile specificare la Classe di documento da assegnare al Tipo documento in esame. La classe è un parametro molto importante e definisce la categoria "Padre" a cui appartiene il documento; è possibile definire quindi più Tipi documento appartenenti alla stessa classe ma con caratteristiche completamente differenti.
Confermato
Questo flag consente all'utente di specificare se, ogni nuovo documento creato, deve essere impostato automaticamente come confermato. Questo campo è attivo per default ed è visibile solo se la Classe doc. selezionata è Ordine cliente, Ordine fornitore, Ordine di lavorazione o Ordine terzista.
|
Un ordine NON confermato NON ha alcun effetto sul magazzino e NON può essere evaso. |
Numeratore
La numerazione dei documenti è identificata dal progressivo associato al numeratore specificato in questo campo. Per maggiori informazioni vedere i Numeratori documenti.
Causale
Causale predefinita da caricare in fase di creazione di un nuovo documento. Questo campo è FACOLTATIVO e, se omesso, sarà caricata la causale indicata nell'anagrafica della Controparte o in Configurazione generale.
Magazzino
Questo campo è visibile solamente se l'utente ha acquistato l'opzione Multimagazzino e, nella relativa tabella, siano stati impostati almeno due magazzini. Il valore inserito in questo campo verrà proposto ogni volta sarà richiamato il tipo di documento specificato ma sarà comunque modificabile.
Stampa
In questo gruppo di campi è possibile specificare le informazioni relative alla stampa di un documento legato generato secondo il tipo in esame. Tramite il check visibile a sinistra è possibile abilitare o disabilitare la stampa dei documenti legati al tipo che si sta definendo.
Se la Classe doc. impostata è di tipo Scontrino fiscale è possible scegliere se abilitare la stampa su modulo, su dispositivo o entrambe le opzioni semplicemente agendo sui rispettivi flag.
Modulo
In questo campo occorre specificare il modulo predefinito da utilizzare per la stampa del documento.
Copie
Numero di copie da eseguire; è FACOLTATIVO, può essere modificato in fase di stampa ed è visibile solamente se la Classe doc. è diversa da Scontrino fiscale.
Anteprima
Abilitando questa funzione verrà visualizzata un'anteprima di stampa del documento, in caso contrario il documento sarà inviato direttamente alla stampante specificata.
Dispositivo
Questo campo è visibile solo se l'utente è in possesso della licenza dell'opzione POS e/o Shop e il campo Classe doc. è impostato al valore Scontrino fiscale. Tramite il tasto funzione F2 è possibile visualizzare l'elenco dei dispositivi configurati tramite i quali poter eseguire la stampa fiscale dello scontrino.
Stampa matricole / lotti in descrizione riga documento
Questo gruppo di campi è accessibile solo se l'utente possiede la licenza per l'opzione Lotti e Matricole; le impostazioni specificate saranno considerate solamente in fase di stampa.
Abilitando il flag visibile sulla sinistra verranno riportati i codici di lotto/matricola dopo la descrizione dell'articolo; nel campo testuale presente accanto al check è possibile specificare un prefisso alternativo da anteporre al codice del lotto/matricola.
Stampa commessa in descrizione riga documento
Questo gruppo di campi è accessibile solo se l'utente possiede la licenza per l'opzione Commesse; le Impostazioni specificate saranno considerate solamente in fase di stampa.
Attivando il flag visibile sulla sinistra il gestionale riporterà il codice della commessa di riferimento in coda alla descrizione dell'articolo; nel campo testuale presente accanto al check è possibile specificare un prefisso alternativo da anteporre al codice della commessa.
Riporto informazioni da altri documenti
Utilizzando la funzione Carica da... per creare dei documenti si generano automaticamente dei legami tra le righe del nuovo documento e quelle del documento caricato. I flag presenti in questo gruppo di campi permettono all'utente di scegliere quali riferimenti devono essere esplicitati in fase di creazione di un documento del tipo che si sta definendo.
Nota: I riferimenti vengono riportati come una riga di Tipo Annotazione.
Riferimenti documenti interni
Sono considerati documenti interni quelli generati utilizzando Mon Ami 3000. (Attivo per default)
Riferimenti documenti esterni
Il riferimento ad un documento esterno del cliente/fornitore può essere memorizzato nel campo Rif. esterno presente nella testata dei documenti. Questo campo viene utilizzato molto spesso per inserire il riferimento al DDT del fornitore in fase di caricamento in magazzino della merce. (Attivo per default)
Annotazioni di riga
Disattivando questo check saranno riportate, in fase di caricamento, solamente le righe di Tipo Articolo.
Aggiungi testo in conto / a saldo
Abilitando questo flag Mon Ami 3000 aggiungerà in coda alla descrizione del prodotto la scritta "(in acconto)" o "(a saldo)" in funzione del fatto che, in fase di caricamento prodotti da documento, l'operatore abbia modificato la quantità di merce da caricare generando un'evasione parziale o totale del documento di origine.
Articoli
Carica annotazioni
Abilitando questo flag il software gestionale eseguirà automaticamente il caricamento nel documento dell'annotazione associata al prodotto tramite l'apposito campo presente nella finestra "Altri dati" dell'articolo.
Usa descrizione breve
Se questo check è attivo il programma carica nel documento la Descrizione breve dell'articolo invece della descrizione la descrizione standard del prodotto.
Contributi
Questo gruppo di campi è visibile solo se l'utente possiede la licenza per l'opzione Contributi e, attivando il flag Applica contributi, il gestionale provvede automaticamente al calcolo e al caricamento nel documento di tutti i contributi relativi ai prodotti specificati. Per maggiori informazioni su questa funzione consultare il capitolo Gestione contributi tra gli Approfondimenti.
Non stampare i prezzi / sconti a 0
Attivando questa funzione il software provvede ad escludere dalla stampa tutti i prezzi / sconti impostati al valore 0; l'opzione è valida solo per i prodotti presenti nel corpo del documento.
Altri dati
Tramite questo pulsante è possibile accedere ad una finestra di gestione secondaria che permette di impostare altri parametri. Per maggiori informazioni consultare il paragrafo Altri dati di questa pagina.
Fasi
La tabella racchiusa in questo gruppo consente di specificare un elenco di fasi che attraversa un documento; per maggiori informazioni consultare il paragrafo relativo alla Gestione fasi presente in questo topic.
Contabilizzazione
Questo gruppo di campi è visibile solo l'utente dispone del modulo contabilità e la Classe doc. specificata è relativo a un documento fiscale. Tramite i campi presenti in questo gruppo è possibile indicare al gestionale i dati da utilizzare per la contabilizzazione dei documenti emessi con il Tipo documento in esame.
Il Check visibile a sinistra consente di abilitare o meno la Contabilizzazione automatica dei documenti.
Registro
Registro IVA considerare per i documenti del tipo specificato; questa informazione viene utilizzata nella procedura di contabilizzazione automatica documenti.
Attività
Questo campo è visibile solamente se l'utente dispone della licenza per l'opzione Centri di costo e permette di specificare a quale attività deve essere imputato il ricavo della vendita; viene utilizzato dal software in fase di contabilizzazione automatica dei documenti.
|
Mon Ami 3000 consente, per ogni Tipo documento di impostare, un elenco personalizzato di fasi che potranno essere richiamate, per ogni documento del tipo in esame, tramite un apposito campo a scelta multipla. Il gestionale consente di indicare un numero illimitato di fasi. La gestione dell'elenco di fasi avviene tramite i tasti di controllo presenti sotto la tabella stessa. |
Scorrendo il gruppo di campi da sinistra verso destra troviamo, nell'ordine, i seguenti pulsanti:
Aggiungi
Permette di aggiungere una nuova fase tramite un'apposita finestra di gestione riportata nell'immagine sottostante.
Elimina
Rimuove la fase selezionata dalla lista degli articoli.
Modifica
Consente di modificare i dati relativi alla fase selezionata.
Sposta Giu / Su
Tramite questi due piccoli pulsanti è possibile spostare la riga selezionata in basso o in alto per riorganizzare velocemente i dati in tabella.
|
La finestra riportata nell'immagine accanto è accessibile tramite i tasti Aggiungi e Modifica presenti sotto la tabella fasi e permette di specificare le informazioni di una nuova fase o modificare i valori precedentemente impostati. La descrizione della fase è completamente libera; per automatizzare l'assegnazione della fase nei documenti è possibile assegnare, ad ogni fase, un evento. |
Mon Ami 3000 consente di stampare, per ogni documento, un numero teoricamente illimitato di allegati da stampare contemporaneamente al documento. Questi allegati possono essere creati a direttamente dall'utente in base alle proprie necessità tramite la Gestione moduli di stampa.
|
Accanto alla descrizione del modulo principale è presente un piccolo pulsante che permette di accedere alla finestra di gestione riportata nell'immagine accanto. Tramite i tre pulsanti visibili sotto la tabella è possibile Aggiungere, Eliminare e/o Modificare i dati specificati. Alla pressione dei pulsanti Aggiungi e Modifica è sarà visualizzata la finestra visibile nell'immagine sottostante tramite la quale è possibile indicare il modulo da utilizzare. |
|
Nel campo Modulo occorre inserire il codice del Modulo di stampa configurato; se non si conosce il codice è possibile visualizzare l'elenco di tutti quelli compatibili premendo il tasto F2. |
Tramite il flag Selezionato è invece possibile indicare se, al momento della stampa, il modulo deve essere abilitato per la stampa. Se questo flag risulta disattivato sarà possibile abilitare la stampa del modulo subito dopo il salvataggio del documento.
|
Dopo il salvataggio del documento (Tasto F8) Mon Ami 3000 mostra immediatamente all'utente la finestra riportata nell'immagine accanto se, nella finestra in esame, sono stati indicati dei moduli e degli allegati. Sotto il modulo di stampa sono riportati tutti gli allegati configurati per il Tipo di documento che si è registrato; è possibile attivare/disattivare uno o più allegati tramite il flag associato. Premere Conferma per eseguire la stampa. |
|
In fase di inserimento allegati è possibile indicare solo i moduli relativi alla classe di documento specificata nella finestra principale dei Tipi documento descritta in precedenza. |
Tramite il pulsante Altri dati visibile nella finestra di gestione è possibile impostare informazioni relativamente al formato con cui devono essere espressi i riferimenti interni quando viene eseguita la funzione di caricamento documenti; nell'immagine sottostante è riportata la finestra di gestione.
|
Per modificare le impostazioni di default occorre attivare il flag Personalizza e indicare il nuovo formato nel campo accanto. All'interno del campo è possibile indicare un testo libero e variabili gestite automaticamente dal software. L'elenco delle variabili disponibili appare muovendo il puntatore del mouse sul campo editabile. Se la licenza include l'opzione Contratti sarà possibile specificare nel testo le variabili #INIZIO e #FINE relative al periodo di fatturazione del contratto che è stato fatturato. |
Per eseguire la stampa di TUTTE le voci presenti in tabella è sufficiente premere il tasto F5 quando il cursore si trova in uno dei campi della Zona chiave ovvero la prima parte della finestra che presenta uno sfondo più scuro. La pressione del tasto F5 dopo aver caricato una determinata voce esegue SOLO la stampa dell'entità caricata in quel momento.
