La seguente funzionalità è accessibile solamente in regime di contabilità ordinaria.

Per maggiori informazioni riguardo le differenze tra i due tipi gestione consultare l'introduzione alla sezione Contabilità.

Questa finestra consente all'utente di registrare le Scritture Contabili non IVA nel programma. Ogni scrittura è composta da due o più righe inserite in tabella.
Nota: Poichè la Prima nota di Mon Ami 3000 è non IVA, qualsiasi registrazione che coinvolge un conto IVA verrà salvata ma non saranno aggiornati i registri IVA.

Registrazione prima nota - Vista generale

ZONA CHIAVE

Nella zona chiave della finestra, quella con lo sfondo più scuro, è presente il campo Num. reg. il cui valore identifica univocamente ogni singola registrazione all'interno degli archivi del programma. Sono accettati solamente valori numerici e la pressione del tasto TAB compila automaticamente il campo al primo valore disponibile. Premendo il tasto F2 appare una finestra di ricerca delle registrazioni.

Nota: se la scrittura è stata generata automaticamente dal software è visibile il campo Riferimento che riporta i dati dell'entità da cui è stata creata.

Tramite il pulsante Duplica l'utente potrà creare una nuova registrazione copiando una esistente.

Le scritture di Prima nota generate in automatico dalla Gestione scadenze possono essere modificate liberamente dall'utente; in caso di eliminazione dell'intera registrazione la scadenza relativa sarà riportata nello stato In scadenza.

ZONA DATI

La Zona dati comprende tutti i campi esterni alla Zona chiave; in questa parte della finestra dovrà essere indicato il dettaglio della scrittura.

Data
Indica la data in cui vengono eseguite le scritture.

Scrittura di assestamento
Questo campo check è visibile solo se la Data è impostata al 31 Dicembre e, se spuntato, permette all'utente di specificare che quella che si sta inserendo è una scrittura di assestamento.

Se questo check non è selezionato allora la scrittura non sarà stampata tramite la funzione di Stampa scritture di assestamento.

Attività
Attività a cui associare la registrazione; la compilazione è FACOLTATIVA.

Causale
Indica l'eventuale causale contabile da richiamare per impostare il dettaglio della scrittura; verrà caricata la struttura della scrittura e la descrizione specificata durante la definizione della causale.

E' possibile modificare la descrizione dell'articolo di prima nota abilitando il flag Personalizza visibile sulla sinistra; il pulsante Aggiorna permette di impostare la descrizione standard associata alla causale contabile specificata.

Tabella "Dettaglio scrittura"
Nella tabella sono riportati tutti i conti e le contropartite che fanno parte della scrittura in esame; per ognuna di esse occorre indicare l'importo e il tipo di operazione.

Totali
In questo gruppo di campi sono riportati i saldi complessivi di tutte le voci inserite in tabella, suddivisi per tipologia, e il saldo totale della scrittura.

Nota: ogni scrittura di Prima nota, per essere valida, deve presentare un Saldo uguale a 0; in presenza di una sbilancio tra Dare e Avere la registrazione NON potrà essere salvata.

Inserimento del "Dettaglio registrazione"

Il dettaglio della registrazione, ossia i conti movimentati con il relativo importo, devono essere indicati dell tabella presente al centro della finestra.

L'inserimento, la modifica e la cancellazione delle voci visibili in tabella può avvenire solamente tramite i tre pulsanti posizionati sotto la tabella stessa come spiegato nella sezione di questo manuale riguardante l'Interfaccia.

L'accesso ai dati per la modifica di una voce esistente e l'inserimento di una nuova riga avviene tramite la finestra sottostante che è attivata dalla pressione dei tasti Aggiungi e Modifica.

Registrazione prima nota - Inserimento / Modifica righe

Operazione
Indica come deve essere considerato l'importo per il conto specificato.

Tipo controparte
Tramite il campo di selezione visibile nella seconda riga è possibile indicare il tipo di controparte da considerare nell'operazione; i valori possibili sono Cliente, Fornitore e Conto.

Impostando Conto come Tipologia di controparte potranno essere specificati solamente conti di tipo Conto, per maggiori informazioni consultare la tabella Piano dei conti.

Nel campo testuale visibile sulla destra deve essere indicato il codice del Conto o della Controparte. Nel caso in cui sia stato selezionato un Cliente o un Fornitore Mon Ami 3000 provvede a caricare automaticamente la descrizione della controparte considerando la data del documento e l'eventuale Storico del cliente/fornitore.

Nota: se lo storico della controparte contiene 2 o più varianti è possibile accedere all'elenco completo tramite il pulsante visibile accanto alla descrizione della controparte; per maggiori informazioni consultare la sezione "Storico anagrafiche clienti/fornitori".

Dati partita
Questo pulsante è attivo solo se in Configurazione contabilità è stata attivata la gestione delle partite e, come Tipo di controparte, è stato impostato Cliente/Fornitore. La finestra di gestione associata a questo pulsante consente di impostare i parametri della partita. Per maggiori informazioni consulta il paragrafo Gestione partite nell'introduzione del capitolo.

Conto
Questo campo indica il conto coinvolto nella registrazione ed è visibile solamente se, nel campo precedente, è stato specificato il valore Cliente o Fornitore.

Questo campo viene compilato automaticamente con il valore del campo Conto impostato nell'anagrafica del Cliente/Fornitore specificato ma può essere modificato in funzione del tipo di registrazione da effetture.

L'accoppiata Conto-Controparte permette di avere, in fase ci consultazione della scheda contabile, un dettaglio delle movimentazione per Cliente/Fornitore.

Nota: Possono essere specificati solamente conti il cui tipo è coerente con l'entità specificata.

Importo
Indica l'importo da considerare nell'operazione.

Nota: Se l'entità coinvolta nell'operazione è un Conto di tipo economico apparirà, accanto all'importo, un pulsante tramite il quale è possibile accedere alla gestione dei centri di costo/ricavo; in caso contrario tale bottone non sarà accessibile.

Valuta
Indica la valuta in cui è espresso l'importo. Se la valuta indicata è diversa dalla moneta di conto presente in Configurazione contabilità il programma provvede a caricare automaticamente il cambio di riferimento per la data impostata nella registrazione. Il valore del cambio è caricato dallo storico cambi della valuta e, se non è presente nessun valore alla data specificata, sarà necessario impostarlo manualmente. Per indicare e/o modificare il valore del cambio è necessario cliccare sul pulsante visibile accanto alla descrizione della valuta; è possibile scaricare da internet la quotazione della giornata e, in caso di variazione, lo storico sarà aggiornato automaticamente al salvataggio della registrazione.

Descr. agg.
Campo libero in cui specificare annotazioni sull'operazione.

Il software gestionale Mon Ami 3000 prevede una funzione di completamento automatico delle registrazioni che aiuta l'utente nella fase di inserimento degli articoli di Prima nota velocizzando notevolmente l'operazione.

Nel caso di inserimento di una nuova riga il gestionale propone in automatico la tipologia (Dare/Avere) e l'importo corretto per azzerare il saldo della scrittura.

Se nell'articolo di Prima nota in esame sono già presenti alcune righe, come nel caso di caricamento tramite Causale contabile, Mon Ami 300 calcola il saldo della registrazione e, se diverso da zero, imposta automaticamente la prima riga non compilata con il valore del saldo; ovviamente il tipo di operazione della riga che sarà compilata deve permettere l'azzeramento del saldo.

DATI DI COSTO/RICAVO

Questa funzionalità è accessibile solamente se l'utente ha acquistato l'opzione Centri di costo e/o Ratei e risconti. (Per maggiori informazioni su queste funzionalità consultare la sezione Moduli opzionali).

Come accennato precedentemente (Inserimento del "Dettaglio registrazione") questa funzionalità è accessibile tramite il pulsante posizionato accanto al campo Importo che consente l'accesso al queste funzioni solo se il conto specificato è di Tipo Economico+Conto, in caso contrario risulta disabilitato.

Nota: per indicare la presenza di informazioni personalizzate in questa finestra apparirà un ingranaggio di colore giallo all'interno dell'icona che identifica il pulsante di accesso a tale funzione.

Inserimento e Modifica dei Dati di Costo/Ricavo

La gestione dei Dati di costo/ricavo avviene tramite la finestra di gestione rappresentata nell'immagine sottostante.

Registrazioni IVA - Dati di costo / ricavo

Competenza
Questo gruppo di campi è visibile solamente se è attiva l'opzione Ratei e risconti e permette di impostare le date di competenza che saranno utilizzate, dopo la Contabilizzazione, per il Calcolo dei Ratei e risconti.
Abilitando il flag Personalizza saranno attivati i campi Inizio e Fine tramite le quali specificare il periodo di competenza.

Nota: il campo Personalizza viene abilitato automaticamente se è attivo il check Gestione competenza nella tabella del conto precedentemente impostato.

Tabella Centri di costo/ricavo
Nella tabella presente in questa piccola finestra è visibile la ripartizione delle spese tra i vari centri di costo.
Tramite il tasto Ripartizione automatica saranno richiamate automaticamente le informazioni sulla ripartizione specificate nel Piano dei conti per il conto specificato nella registrazione.
La gestione manuale delle voci nella tabella viene effettuata tramite i tasti di controllo presenti sotto la stessa; Aggiungi e Modifica permettono la visualizzazione della finestra sottostante tramite la quale eseguire l'operazione desiderate:

Dati di costo / ricavo - Inserimento / Modifica

Nel campo Centro C/R occorre specificare il codice di uno dei centri di costo impostati nella relativa tabella; premendo il tasto F2 è possibile vedere l'elenco completo di tutti i centri memorizzati.
Il campo Importo consente invece di specificare l'ammontare di spesa da associare al centro specificato.

Premere il tasto F8 per confermare i dati inseriti.

STAMPA DELLA SCRITTURA DI PRIMA NOTA

Mon Ami 3000 consente la stampa della scrittura correntemente visualizzata a video; per effettuare la stampa è necessario premere il tasto F5 in zona dati, dopo aver aperto il dettaglio della scrittura.