Introduzione - Zona chiave - Zona dati - Inserimento del riepilogo IVA

Gestione Cespiti - Dati di costo/ricavo (Centri di costo & Ratei e risconti) - Parametri per gestione autofattura

Note di credito: Riferimento fattura - Scadenze

Questa finestra consente all'utente di Registrare in contabilità le fatture di acquisto e vendita in modo estremamente veloce e intuitivo. La funzione in esame genera automaticamente scritture complesse e provvede ad aggiornare, senza ulteriori operazioni da parte dell'utente, il libro giornale e i registri IVA.

La finestra in esame, come la maggior parte delle finestre del software, è divisa in 2 parti: Zona chiave e Zona dati.

ZONA CHIAVE

In Zona chiave, quella con lo sfondo più scuro, sono presenti i campi Tipo e Numero.

I valori definiti dalla chiave composta Tipo+Numero identificano univocamente ogni registrazione memorizzata all'interno del database.

Tipo
Indica la tipologia di registrazione a che si vuole Visualizzare, Creare o Eliminare; i valori possibili sono Acquisto e Vendita.

Numero
Valore numerico che identifica la registrazione del Tipo specificato. E' un campo numerico di 6 cifre e la pressione del tasto TAB compila automaticamente il campo codice con il primo valore disponibile.
Premendo il tasto F2 appare una finestra di ricerca, variabile in funzione del valore indicato nel campo Tipo, tramite la quale poter visualizzare l'elenco delle registrazioni memorizzate ed eventualmente caricare i dati della stessa nella finestra.

ZONA DATI

La Zona dati comprende tutti i campi esterni alla Zona chiave; in questa parte della finestra dovranno essere specificate tutte le informazioni relative al documento. I valori specificati influiscono su diverse scritture che Mon Ami 3000 andrà a generare una volta confermata la registrazione (Tasto F8). Sulla base dei dati specificati saranno aggiornati i Registri IVA e il Libro giornale e, se necessario, le Scadenze e la Prima nota.

Dati Registrazione
In questo gruppo di campi devono essere specificate le informazioni relativi alla registrazione contabile in fase di registrazione.

Registro
Indica il registro IVA da aggiornare; questo campo è composto da due valori, il Tipo e il Numero del registro. Il Tipo di registro dipende dal Tipo di registrazione impostato in Zona chiave e NON è modificabile; la pressione del tasto F2 sul campo numero permette di visualizzare un elenco di tutti i Registri IVA del Tipo specificato.

Attività
Attività a cui associare la registrazione; questo campo è disponibile solo se è attiva l'opzione Centri di costo e la sua compilazione è FACOLTATIVA.

Data
Indica la data in cui è avvenuta la registrazione della fattura / nota di credito.

Protocollo
Indica il numero di protocollo assegnato nel registro IVA indicato precedentemente; in fase di registrazione di un nuovo documento viene compilato automaticamente con il primo valore disponibile. Il campo a fianco viene utilizzato per inserire mancate registrazioni tra due protocolli semplicemente inserendo una lettera o un numero. In questo modo andremo a definire un numero di protocollo del tipo XXXXXX.A che verrà aggiunto nel libro giornale nella giusta posizione. Occorre ricordare di impostare la data di registrazione relativa al giorno in cui è avvenuta la mancata registrazione.

Esigibilità IVA
Ai fini del calcolo della Liquidazione IVA è necessario sapere quando deve essere effettuato il pagamento dell'imposta. Le fatture ad esigibilità differita devono essere annotate nel registro iva entro i termini previsti dalla legge, ma il pagamento dell'imposta sarà effettuato nella liquidazione del periodo in cui è avvenuta l'effettiva riscossione del pagamento. Al contrario, per i documenti a esigibilità immediata, l'IVA sarà conteggiata nella liquidazione in cui cade la data di registrazione.

Mon Ami 3000 consente di impostare due differenti modalità per la gestione dell'IVA differita: Differita all'incasso e Differita alla data. Nel primo caso l'iva diventa automaticamente esegibile solo quando, tramite la Gestione scadenze, viene registrato l'avvenuto pagamento. Impostando invece l'opzione "Differita alla data" il software visualizza un campo dove poter indicare il giorno in cui l'iva diverrà esigibile.

Per tenere traccia in modo pratico e veloce di queste operazioni il software sfrutta le partite contabili; se la registrazione in esame non riporta nessun codice di partita Mon Ami 3000 provvede automaticamente all'assegnazione di un nuovo codice di partita al documento.

Nota: Impostando l'esigibilità come "Differita all'incasso" il software calcola il valore dell'iva esigibile in proporzione al valore pagato e/o incassato; se l'esigibilità è impostata come "Differita alla data" il valore totale dell'IVA diventa esigibile il giorno indicato.

Dati documento
I dati presenti in questo gruppo di campi sono necessari per definire le informazioni del documento in fase di contabilizzazione; tutte le informazioni richieste sono contenute sul documento stesso.

Tipo
Indica se tipo di documento che stiamo registrando e il significato varia in funzione del Tipo di registrazione impostato in Zona chiave:

Acquisto: Fattura \ Nota di credito ricevuta da un fornitore.
Vendita: Fattura \ Nota di credito emessa.

In regime di contabilità semplificata è possibile selezionare anche le voci Costo o Ricavo, sempre in funzione del Tipo di registrazione. I campi seguenti appaiono o scompaiono in funzione del valore impostato in questo campo. Per maggiori informazioni sulle funzionalità accessibili e i campi significativi per la registrazione di semplici Costi / Ricavi in regime di contabilità semplificata, consultare la sezione Registrazioni e stampe in contabilità semplificata.
Se il Tipo è impostato come Nota di credito apparirà, accanto al campo stesso, un pulsante tramite il quale sarà possibile indicare il riferimento alla fattura di riferimento.

Data
Giorno in cui è stato fisicamente emesso il documento; deve essere MINORE o UGUALE alla data di registrazione impostata precedentemente.

Numero
Numero del documento.

Descrizione
Rappresenta la descrizione della registrazione; viene compilata automaticamente al variare del contenuto dei campi Tipo, Data e Numero ma può essere anche impostata manualmente.

Comunic. 3000 euro
Questo campo a scelta multipla consente di indicare se la registrazione deve essere inserita nella comunicazione 3000 euro. Selezionando la voce Contratto o Corr. Period. sarà possibile indicare un riferimento necessario per poter raggruppare i documenti. La procedura di contabilizzazione automatica imposta questo campo al valore predefinito presente nell'anagrafica della controparte. Per maggiori informazioni consultare il topic Comunicazione 3000 euro.

Cliente / Fornitore
Come accennato precedentemente questo campo varia in funzione del Tipo di registrazione impostato in Zona chiave. Il valore contenuto in questo campo è modificabile solo se non è presente nessuna Scadenza e, per indicare la controparte, è necessario semplicemente indicarne il codice ma può essere ricercata anche premendo il tasto F2. La descrizione della controparte viene caricata automaticamente da Mon Ami 3000 considerando la data del documento e l'eventuale Storico del cliente/fornitore.

Nota: se lo storico della controparte contiene 2 o più varianti è possibile accedere all'elenco completo tramite il pulsante visibile accanto alla descrizione della controparte; per maggiori informazioni consultare la sezione "Storico anagrafiche clienti/fornitori".

Dati partita
Questo pulsante è attivo solo se in Configurazione contabilità è stata attivata la gestione delle partite e consente di impostare i parametri della partita. Per maggiori informazioni consulta il paragrafo Gestione partite nell'introduzione del capitolo.

Dati autofattura
Questo pulsante è visibile solo in fase di registrazione di una fattura d'acquisto e consente di impostare i parametri per la generazione automatica della fattura di vendita e l'aggiornamento della primanota. Per maggiori informazioni consulta il paragrafo relativo ai parametri per la gestione delle autofatture.

Valuta
Indica la valuta in cui vengono espressi gli importi nella registrazione ed è modificabile solamente se non è presente nessun dettaglio nel Riepilogo IVA. Se la valuta indicata è diversa dalla moneta di conto presente in Configurazione contabilità il programma provvede a caricare automaticamente il cambio di riferimento per la data impostata nella registrazione. Il valore del cambio è caricato dallo storico cambi della valuta e, se non è presente nessun valore alla data specificata, sarà necessario impostarlo manualmente. Per indicare e/o modificare il valore del cambio è necessario cliccare sul pulsante visibile accanto alla descrizione della valuta; è possibile scaricare da internet la quotazione della giornata e, in caso di variazione, lo storico sarà aggiornato automaticamente al salvataggio della registrazione.

Totale documento
Indica l'importo complessivo del documento.

Pagamento
Definisce il tipo di pagamento utilizzato. Questo campo è modificabile solo se non è presente nessuna Scadenza. Se il pagamento specificato prevede almeno una rata e il saldo del documento è diverso da 0, accanto alla descrizione appare un piccolo pulsante che permette di accedere alla Gestione scadenze.

Acconto / Caparra / Rit. acconto
Tramite questo campo a scelta multipla è possibile indicare il valore dell'eventuale ritenuta d'acconto oppure, se è stato incassato un importo, consente di indicarne il tipo. Nel campo accanto è possibile indicare la cifra movimentata. Il valore di questo campo può essere modificato solo se non è presente nessuna Scadenza.

Conto inc.
Questo campo è visibile solo nel caso in cui sia stato specificato un importo impostato come Acconto e deve contenere il numero del conto da utilizzare per effettuare la registrazione del pagamento in prima nota.

Nota: Ogni pagamento può contenere una o più rate; come valore di questo campo Mon Ami 3000 propone il conto associato in Configurazione contabilità relativo alla Tipologia di pagamento della PRIMA rata e del Tipo di operazione (Incasso o Pagamento); è MODIFICABILE da parte dell'utente.

Totale a saldo
Rappresenta il totale documento a cui è stato sottratto l'eventuale importo versato o il valore della ritenuta.

Tabella Riepilogo IVA
Per la corretta registrazione di una fattura occorre indicare tutti i conti e le aliquote coinvolte con il relativo valore. I dati necessari per la compilazione di questa tabella -ad eccezione del conto che deve essere noto a chi esegue la registrazione- sono riportati nella Riepilogo IVA di ciascun documento dove sono riportati i valori di Imponibile e Imposta per ogni aliquota trattata.
La gestione dei dati presenti in questa tabella avviene tramite i pulsanti di controllo come accennato nella sezione del manuale relativa all'interfaccia del programma.
Per maggiori informazioni sulla compilazione di questa tabella consultare il paragrafo "Inserimento del riepilogo IVA" presente in questa sezione.

Totali
In questo gruppo di campi, visibile nell'ultima parte della finestra, sono riportati i totali ottenuti dalla somma dei valori di Imponibile e Imposta specificati nelle righe che compongono la tabella Riepilogo IVA. Il valore del campo Totale è calcolato sommando i valori complessivi di Imponibile e Imposta riportati in questo gruppo di campi e deve coincidere con il Totale documento; in caso contrario non sarà possibile salvare la registrazione.

INSERIMENTO DEL RIEPILOGO IVA

Tramite la tabella visibile nella parte bassa della finestra è possibile specificare nel dettaglio come è composta la fattura che stiamo registrando. E' possibile infatti aver fatture con più aliquote e indetraibilità e, per ognuna di esse, deve essere inserita una riga distinta. Alla conferma dei dati, per ogni riga inserita in tabella saranno generate le relative scritture contabili sul Libro giornale e sarà aggiornato il Registro IVA.

La gestione delle voci di Riepilogo è effettuata tramite gli appositi pulsanti di controllo presenti al di sotto della tabella stessa. L'inserimento di una nuova riga e la modifica di una riga esistente avviene tramite le finestre riportate nelle immagini sottostanti, richiamate automaticamente da Mon Ami 3000 alla pressione dei tasti Aggiungi e Modifica.

Le finestre indicate precedentemente sono molto simili, il software provvede a richiamare quella giusta in funzione del Tipo di registrazione impostata nella Zona chiave della finestra.

I campi principali visibili sono gli stessi con l'aggiunta dei campi Cod. norma e IVA indetr. presenti per la registrazione di acquisto e NON significativi per i documenti di vendita emessi.

Il software gestionale Mon Ami 3000 consente di movimentare, in questa fase, non solo conti ma anche Clienti e Fornitori. Tramite il campo a scelta multipla visibile in alto a sinistra è possibile indicare il Tipo contropartita; selezionando Cliente o Fornitore apparirà un campo dove poter indicare il codice della controparte. Il campo evidenziato permette di indicare il conto di riferimento che deve essere movimentato; potranno essere selezionati solamente i conti di tipo Cliente/Fornitore in base al Tipo contropartita impostato.

Campi generali

Elenchiamo di seguito i campi comuni ad entrambe le tipologie di documento:

Tipo contropartita
Campo a scelta multipla tramite il quale è possibile indicare il tipo di contropartita da movimentare.

Codice controparte
Questo campo è visibile solo se il Tipo di contropartita indicato è Cliente o Fornitore.

Conto
Conto interessato dall'operazione. Viene proposto il conto specificato come Contropartita nell'anagrafica del cliente/fornitore; è MODIFICABILE e OBBLIGATORIO.

Imponibile
Imponibile relativo al conto impostato precedentemente.

Codice IVA
Aliquota IVA da considerare nell'operazione. Il valore proposto da Mon Ami 3000 è ottenute dal confronto tra il codice IVA impostato nell'anagrafica del cliente/fornitore ed eventuali dichiarazioni d'intento ricevute (solo vendite). Se nell'anagrafica non è stato inserito nessun valore, in sua sostituzione sarà considerato il codice associato al Conto indicato precedentemente; se anche questo non fosse stato indicato il software utilizzerà il codice iva standard presente in Configurazione generale.

Imposta
Indica l'imposta da considerare nell'operazione. Viene calcolata automaticamente in funzione dei valori impostati nei campi precedenti.

Vendita - Campi specifici

Per quanto riguarda la registrazione di un documento di vendita il campo Ricavo è l'unico campo specifico e, non essendoci indetraibilità, il suo valore coincide con l'imponibile.

Nota: Se sono attive le opzioni Cespiti e/o Centri di costo, alla destra del campo sarà visibile un piccolo pulsante che permette l'accesso a tali funzionalità in base al conto specificato.

Acquisto - Campi specifici

Molto spesso, in fase di registrazione di un acquisto, può essere necessario specificare una indetraibilità sul valore complessivo dell'imposta; un esempio potrebbe essere la registrazione delle spese di telefonia mobile che prevedono una indetraibilità del 50%.

Cod. norma
Indica la Norma tramite la quale sarà calcolato in valore di IVA indetraibile.

IVA indetr.
Importo di IVA indetraibile ottenuto moltiplicando al valore presente nel campo Imposta la percentuale di indetraibilità relativa al Cod. Norma specificato.

Costo
Costo complessivo della merce calcolato sommando all'imponibile il valore dell'eventuale indetraibilità.

Nota: Se sono attive le opzioni Cespiti e/o Centri di costo, alla destra del campo sarà visibile un piccolo pulsante che permette l'accesso a tali funzionalità in base al conto specificato.

GESTIONE CESPITI

Questa funzionalità è accessibile solamente se l'utente ha acquistato l'opzione Cespiti e permette di inserire il riferimento ad un bene strumentale utilizzato dall'azienda. Confermando la registrazione viene creato automaticamente anche il relativo movimento di Acquisizione (Acquisto) o Dismissione (Vendita) che sarà disponibile in Gestione cespiti.
Come accennato precedentemente (Inserimento del Riepilogo IVA) questa funzionalità è accessibile tramite il pulsante posizionato accanto al campo Costo/Ricavo che consente l'accesso al Gestione cespiti solo se il conto specificato è di Tipo Patrimoniale+Conto e presenta il flag Cespite abilitato.

Nota: per indicare la presenza di informazioni relative ai cespiti apparirà un ingranaggio di colore giallo all'interno dell'icona che identifica il pulsante di accesso a tale funzione.

Acquisizione cespite

L'acquisizione di un cespite viene registrata in fase di contabilizzazione di un documento di acquisto tramite la finestra mostrata nell'immagine sottostante.

Nella tabella presente in questa  finestra è visibile la ripartizione del costo tra i vari beni acquistati.

La gestione manuale delle voci nella tabella viene effettuata tramite i tasti di controllo evidenziati nell'immagine; l'inserimento e la modifica dei cespiti in tabella avviene tramite la finestra riportata nell'immagine sottostante che può essere attivata con la pressione dei tasti Aggiungi e Modifica.

Descrizione
Descrizione del cespite; è accettato qualsiasi tipo di valore.

Categoria
Tramite questo campo è possibile indicare la Categoria di appartenenza del cespite. Premendo il tasto F2 è possibile visualizzare un elenco di tutte le voci inserite nella tabella Categorie cespiti.

Importo
Valore del bene acquistato.

Bene usato
Questo flag deve essere abilitato se è stato acquistato un bene usato; questa informazione sarà considerata per il calcolo dell'ammortamento.

Calcolo
Tipo di ammortamento da considerare; i valori possibili sono Ordinario, Anticipato e Ridotto. Se l'importo specificato è inferiore al valore indicato nel campo Lim. per amm. integrale impostato in Configurazione contabilità, nella lista dei valori possibili sarà visibile anche la voce Integrale.

La pressione del tasto F8 riporta le informazioni nella tabella precedentemente descritta.

Dismissione cespite

La dismissione di un cespite viene registrata in fase di contabilizzazione di un documento di vendita tramite la finestra mostrata nell'immagine sottostante.

Nella tabella presente in questa  finestra è visibile la ripartizione del costo tra i vari beni ceduti.

La gestione manuale delle voci nella tabella viene effettuata tramite i tasti di controllo evidenziati nell'immagine; l'inserimento e la modifica dei cespiti in tabella avviene tramite la finestra riportata nell'immagine sottostante che può essere attivata con la pressione dei tasti Aggiungi e Modifica.

Codice
Codice identificativo del cespite oggetto della vendita. Premere F2 per visualizzare l'elenco di tutti i beni memorizzati.

Importo
Valore del bene.

La pressione del tasto F8 riporta le informazioni indicate nella tabella precedentemente descritta.

DATI DI COSTO/RICAVO

Questa funzionalità è accessibile solamente se l'utente ha acquistato l'opzione Centri di costo e/o Ratei e risconti. (Per maggiori informazioni su queste funzionalità consultare la sezione Moduli opzionali).
Come accennato precedentemente (Inserimento del Riepilogo IVA) questa funzionalità è accessibile tramite il pulsante posizionato accanto al campo Costo/Ricavo che consente l'accesso al queste funzioni solo se il conto specificato è di Tipo Economico+Conto.

Nota: per indicare la presenza di informazioni personalizzate in questa finestra apparirà un ingranaggio di colore giallo all'interno dell'icona che identifica il pulsante di accesso a tale funzione.

Inserimento e Modifica dei Dati di Costo/Ricavo

La gestione dei Dati di costo/ricavo è uguale per gli acquisti e per le vendite; la finestra di gestione è rappresentata nell'immagine sottostante.

Competenza
Questo gruppo di campi è visibile solamente se è attiva l'opzione Ratei e risconti e permette di impostare le date di competenza che saranno utilizzate, dopo la Contabilizzazione, per il Calcolo dei Ratei e risconti.
Abilitando il flag Personalizza saranno attivati i campi Inizio e Fine tramite le quali specificare il periodo di competenza.

Nota: il campo Personalizza viene abilitato automaticamente se è attivo il check Gestione competenza nella tabella del conto precedentemente impostato.

Tabella Centri di costo/ricavo
Nella tabella presente in questa piccola finestra è visibile la ripartizione delle spese tra i vari centri di costo.
Tramite il tasto Ripartizione automatica saranno richiamate automaticamente le informazioni sulla ripartizione specificate nel Piano dei conti per il conto specificato nella registrazione.
La gestione manuale delle voci nella tabella viene effettuata tramite i tasti di controllo presenti sotto la stessa; Aggiungi e Modifica permettono la visualizzazione della finestra sottostante tramite la quale eseguire l'operazione desiderate:

Nel campo Centro C/R occorre specificare il codice di uno dei centri di costo impostati nella relativa tabella; premendo il tasto F2 è possibile vedere l'elenco completo di tutti i centri memorizzati.
Il campo Importo consente invece di specificare l'ammontare di spesa da associare al centro specificato.

Premere il tasto F8 per confermare i dati inseriti.

PARAMETRI PER GESTIONE AUTOFATTURA

Nel caso di registrazione di acquisto da fornitore estero (acquisto Intracee / Extracee) occorre sistemare il valore dell'iva tramite una autofattura e il valore del debito verso il fornitore tramite una registrazione di primanota.

In caso di registrazione di acquisto è visibile in pulsante evidenziato nell'immagine sottostante:

Le registrazioni di questo tipo possono essere eseguite in diversi modi; Mon Ami 3000 genera una nuova registrazione IVA di vendita verso il cliente fittizio appositamente creato per compensare l'IVA (autofattura) e poi genera una scrittura di primanota dove, in Avere, viene posto il cliente fittizio per l'intero importo e, in Dare, il Conto vend. per un importo pari al totale IVA esclusa e il fornitore per un importo pari all’IVA.

La traduzione in partita doppia delle seguenti registrazioni, visibile tramite la stampa del libro giornale, è la seguente:

NOTE DI CREDITO: RIFERIMENTO FATTURE

Se il Tipo di documento viene impostato su Nota di credito apparirà un pulsante, alla destra del campo tramite il quale sarà possibile inserire i riferimenti della fattura di acquisto ricevuta precedentemente.

Nei campi presenti in questa piccola finestra è sufficiente inserire la Data e il Numero della fattura e confermare le impostazioni con il tasto F8.

GESTIONE SCADENZE

Tramite il pulsante situato accanto alla descrizione del pagamento è possibile accedere alla finestra sottostante dove visualizzare, ed eventualmente modificare, le scadenze.

Nella tabella presente sono visibili le scadenza associate alla registrazione correntemente visualizzata.

Abilitando il campo Personalizza scadenze l'utente può modificare, in base alle proprie necessità, le scadenze generate automaticamente dal software. Disattivando la personalizzazione delle scadenze sarà ripristinata automaticamente la situazione originaria solo nel caso in cui tutte le scadenze risultano ancora In scadenza.

La modifica delle scadenze avviene tramite i pulsanti di gestione presenti sotto la tabella e, come accennato precedentemente, è possibile eseguire modifiche solo se è attivo il flag Personalizza scadenze.

Nota: se nella tabella non è presente nessuna riga sarà visibile anche il pulsante Genera scadenze la cui pressione ricalcola tutte le rate in base alle impostazioni del pagamento.

L'inserimento e la modifica delle singole scadenze avviene tramite la finestra sottostante che viene avviata alla pressione dei tasti Aggiungi e Modifica.

Importo
Indica l'importo associato alla rata.

Rit. acconto
Questo campo e visibile solamente se si sta inserendo o modificando la scadenza relativa ad un documento con ritenuta d'acconto e permette di specificarne l'importo.

Scadenza
Indica la data di scadenza della rata.

Pagamento
Tipo di pagamento della rata; in caso di scadenze personalizzate è possibile specificare, per lo stesso documento, scadenze di tipo diverso.

Stato
Indica lo stato della rata. Non è modificabile, per agire sulla stato della scadenza occorre utilizzare lo scadenziario.