Attività CRM¶

Le attività CRM consentono di tenere traccia delle interazioni con clienti e fornitori: telefonate, e-mail, visite, riunioni, solleciti, annotazioni. Ogni attività registra con chi si è parlato, quando, a quale utente è assegnata, con quale esito e se occorre un ricontatto.

Il modulo richiede la gestione dei documenti di vendita.

Si accede alle attività da due punti:

Avanzate > Attività CRM: l'elenco completo delle attività
Pulsante Attività CRM nella barra degli elenchi Clienti e Fornitori: l'elenco delle sole attività della controparte selezionata nell'elenco

Elenco attività¶

L'elenco mostra le attività con le seguenti colonne:

Data e ora: quando l'attività si è svolta o si svolgerà
Tipo: tipo di attività (Telefonata, Email, Visita, ecc.)
Stato: stato corrente dell'attività
Controparte: cliente o fornitore associato. Per le controparti in anagrafica il nome è cliccabile e apre la relativa scheda, mentre per un interlocutore occasionale è solo testo; il suggerimento che appare passando il mouse mostra anche i recapiti. La colonna non compare quando si arriva dall'elenco clienti o fornitori
Oggetto: descrizione breve dell'attività. Il suggerimento mostra l'oggetto seguito da tutte le note dell'attività, dalla più recente alla più vecchia
Esito: esito dell'attività (colonna nascosta per impostazione predefinita)
Follow-up: data e ora del ricontatto previsto. Le scadenze già passate sono in rosso
A: la sveglia indica che sul follow-up è impostato un promemoria; il suggerimento indica quando scatterà
Completato: data e ora di completamento dell'attività
Utente: utente a cui l'attività è assegnata (visibile solo agli amministratori, nascosta per impostazione predefinita)

Le colonne Follow-up e A compaiono nelle viste Da fare, Follow-up e Tutti; la colonna Completato nelle viste Completato e Tutti.

Viste e filtri¶

Visualizza: seleziona il gruppo di attività da mostrare
- Da fare: attività con uno stato non di chiusura. È la vista predefinita nell'elenco generale
- Follow-up: attività non chiuse con una data di ricontatto impostata
- Completato: attività con uno stato di chiusura
- Tutti: tutte le attività
Scadenza follow-up: compare solo nella vista Follow-up e restringe ulteriormente l'elenco a Tutti, Entro oggi oppure Prossimi 7 giorni
Tipo, Stato, Esito, Utente, Controparte: filtri aggiuntivi che si attivano dal menu dei filtri. L'elenco degli stati proposto segue la vista corrente: nelle viste Da fare e Follow-up mostra i soli stati non di chiusura, nella vista Completato i soli stati di chiusura

Cambiando vista, i filtri Stato, Esito e Scadenza follow-up vengono svuotati.

Info

Il filtro Utente è disponibile solo per gli amministratori ed è attivo sul proprio nome all'apertura: per vedere le attività di tutti gli utenti occorre svuotarlo. Gli utenti non amministratori vedono sempre e solo le proprie attività.

Una nuova attività si può inserire dalle viste Da fare e Tutti. Il pulsante Duplica crea una nuova attività ricopiando la controparte e l'oggetto di quella selezionata. Tipo e stato tornano ai valori proposti per le nuove attività, la data diventa quella di lavoro e l'ora quella corrente, mentre note, esito, follow-up, promemoria, data di completamento ed eventuali allegati non vengono ricopiati.

Accesso dall'elenco clienti o fornitori¶

Selezionando un cliente o un fornitore e premendo Attività CRM si apre l'elenco delle sole attività di quella controparte, con la vista impostata su Tutti. Il titolo della finestra riporta il nome della controparte.

Scheda attività¶

Tipo, controparte e oggetto¶

Tipo attività: tipologia dell'attività (obbligatorio). Il pulsante accanto all'elenco apre la tabella dei tipi, dove le voci si possono aggiungere o modificare
Controparte: indica a chi si riferisce l'attività
- Contatto: interlocutore occasionale, non presente in anagrafica. Si compilano il Nome e i Recapiti a testo libero
- Cliente o Fornitore: si ricerca la controparte in anagrafica
Contatto: compare se la controparte ha almeno un contatto registrato e consente di scegliere quello a cui si riferisce l'attività
Recapiti: telefono, cellulare e indirizzo e-mail, proposti automaticamente. Vengono presi dal contatto scelto e, per i dati che il contatto non ha, dalla scheda della controparte
Oggetto: descrizione breve dell'attività (obbligatorio)

Info

Se si arriva dall'elenco clienti o fornitori, la controparte è già impostata: la scelta del tipo di controparte e i recapiti non compaiono, mentre la scelta del contatto resta disponibile.

Data, ora e utente¶

Data e ora: quando l'attività si è svolta o si svolgerà. Sono proposte la data di lavoro e l'ora corrente e sono entrambe obbligatorie
Utente: utente a cui l'attività è assegnata, obbligatorio. Solo gli amministratori possono cambiarlo

Note¶

La sezione Note è il diario dell'attività: raccoglie le annotazioni successive senza sovrascrivere le precedenti, dalla più vecchia alla più recente. È utile per registrare gli sviluppi di una trattativa o i richiami successivi.

Con Nuovo si aggiunge una nota:

Data e ora: sono proposte la data di lavoro e l'ora corrente, entrambe modificabili. La data è obbligatoria, l'ora facoltativa
Nota: testo dell'annotazione (obbligatorio)
Follow-up completato: compare solo quando si inserisce una nuova nota e sull'attività è impostato un ricontatto. Si attiva da sola se la nota è datata al momento del ricontatto o dopo. Salvando la nota con questa spunta attiva, il follow-up dell'attività viene azzerato e l'eventuale promemoria annullato

Stato, esito e completamento¶

Stato attività: stato corrente (obbligatorio). Ogni stato può essere di chiusura o meno: gli stati di chiusura indicano che l'attività è conclusa. Il pulsante accanto all'elenco apre la tabella degli stati
Esito attività: compare solo quando lo stato è di chiusura. Il pulsante accanto all'elenco apre la tabella degli esiti
Data e ora completamento: compaiono e sono obbligatorie quando lo stato è di chiusura. Passando a uno stato di chiusura, se la data non è ancora indicata vengono proposte la data di lavoro e l'ora corrente; tornando a uno stato non di chiusura vengono azzerate

L'esito si azzera a ogni cambio di stato

Ogni volta che si cambia lo stato l'esito viene svuotato, anche passando da uno stato di chiusura a un altro (ad esempio da Completato ad Annullato): va quindi scelto di nuovo.

Follow-up e promemoria¶

La sezione Follow-up compare quando lo stato non è di chiusura.

Ricontattare il: attiva il ricontatto e consente di indicare la data
alle: ora del ricontatto, facoltativa. Il pulsante con la sveglia apre l'elenco degli orari a mezz'ore dalle 08:00 alle 20:00, più la voce Nessuna che svuota l'ora. Gli orari in cui si ha già il ricontatto di un'altra attività nello stesso giorno sono disattivati e riportano il nome della controparte già impegnata, con l'indicazione "e altri N" se le attività sono più di una
Avvisami: compare quando è impostata la data del ricontatto. Attivandola, al salvataggio viene creato un avviso intestato all'utente responsabile, che compare tra gli avvisi della dashboard con la descrizione "Follow-up", l'oggetto dell'attività e il nome della controparte
Il pulsante accanto ad Avvisami sceglie quando far scattare il promemoria: Alla scadenza (predefinito); 1, 5, 15 o 30 minuti prima oppure 1 o 2 ore prima, disponibili solo se è indicata anche l'ora; 1, 2 o 7 giorni prima

Come si chiude un follow-up

Il ricontatto si considera concluso in tre modi: portando l'attività a uno stato di chiusura, aggiungendo una nota con la spunta Follow-up completato, oppure premendo Completato sull'avviso nella dashboard o nella notifica del promemoria. In quest'ultimo caso all'attività viene aggiunta in automatico una nota che ricorda il follow-up chiuso, e la data di ricontatto viene azzerata. La spunta Imposta l'avviso come completato nella scheda dell'avviso chiude invece il solo avviso e non tocca il ricontatto.

Per annullare un ricontatto senza considerarlo svolto basta togliere la spunta Ricontattare il: data, ora e promemoria vengono azzerati e al salvataggio l'avviso eventualmente creato viene chiuso.

Info

Se si toglie l'ora del ricontatto, un promemoria impostato a minuti od ore torna automaticamente ad Alla scadenza; le scelte espresse in giorni restano. Togliendo Avvisami o chiudendo l'attività, l'avviso già creato viene chiuso. Eliminando l'attività viene eliminato anche l'avviso collegato.

Allegati¶

Se la licenza comprende il modulo Archiviazione documentale, la barra della scheda mostra il pulsante Allegati, che consente di collegare all'attività documenti, messaggi di posta, PDF o immagini.

Le tabelle di tipi, stati ed esiti¶

Le tre tabelle che alimentano gli elenchi della scheda si aprono con il pulsante posto accanto al rispettivo campo:

Tipi attività CRM: i tipi selezionabili. La tabella è fornita con Telefonata, Email, Visita, Riunione e Nota
Stati attività CRM: gli stati possibili. La casella Stato chiuso/completato segna gli stati di chiusura, indicati nell'elenco dalla colonna C. La tabella è fornita con Da fare, In corso, Completato e Annullato: gli ultimi due sono stati di chiusura
Esiti attività CRM: gli esiti selezionabili. La tabella è fornita con Positivo, Neutro, Negativo, Nessuna risposta e Non interessato

In tutte e tre le tabelle le voci si possono aggiungere, modificare, riordinare e rendere obsolete. Una voce obsoleta non compare più tra quelle selezionabili, ma resta leggibile nelle attività già registrate.

Nelle nuove attività vengono proposti il primo tipo e il primo stato non di chiusura dell'elenco, secondo l'ordine impostato nelle tabelle.

Il riquadro in dashboard¶

Nella colonna di sinistra della dashboard, sotto le scadenze, compare il riquadro CRM con quattro conteggi relativi alle proprie attività:

Follow-up entro oggi: ricontatti con scadenza alla data di lavoro o già passata, su attività non chiuse
Follow-up prossimi 7 giorni: ricontatti in scadenza nei sette giorni successivi alla data di lavoro
Attività aperte: attività con uno stato non di chiusura
Completate ultimi 7 giorni: attività chiuse nella data di lavoro o nei sei giorni precedenti

I primi tre conteggi, quando sono diversi da zero, sono cliccabili e aprono l'elenco già filtrato. Il collegamento Nuova attività in alto a destra apre direttamente la scheda di inserimento.

Info

Il riquadro compare solo agli utenti che hanno il diritto di accedere alle attività CRM e che hanno almeno un'attività assegnata.

Domande frequenti¶

Perché non vedo la voce di menu Attività CRM? Il modulo richiede la gestione dei documenti di vendita. Se è attiva, verificare con l'amministratore i diritti di accesso alle attività CRM.

Posso registrare un'attività per una persona che non è in anagrafica? Sì. Nella sezione Controparte si sceglie Contatto e si indicano nome e recapiti a testo libero. L'attività resta consultabile dall'elenco generale, ma non dall'elenco clienti o fornitori.

Perché il campo Esito non è visibile? L'esito si compila solo sulle attività concluse: compare quando si sceglie uno stato di chiusura.

Ho completato l'avviso dalla dashboard: l'attività è chiusa? No. Completando l'avviso si chiude il ricontatto, non l'attività: la data di follow-up viene azzerata e viene aggiunta una nota che lo registra. L'attività resta aperta finché non le si assegna uno stato di chiusura.