D.D.T. d'acquisto

Questa finestra consente di inserire e stampare i documenti di trasporto ricevuti.

D.D.T. d'acquisto - Vista generale

La finestra in esame, come la maggior parte delle finestre del software, è divisa in 2 parti: Zona chiave e Zona dati.

ZONA CHIAVE

La Zona chiave è situata in alto e presenta uno sfondo più scuro; al suo interno sono presenti una serie di campi che identificano univocamente il documento all'interno degli archivi.

Documento
In questo campo occorre specificare il tipo documento da utilizzare per la generazione di un nuovo DDT e, in caso di apertura di un documento esistente, indica tipo utilizzato. E' possibile modificare il valore di questo campo solo se è stata disattivata la funzione Blocca tipi documento in Configurazione documenti.
Per maggiori informazioni consultare le Note generali sui documenti.

Numero
Numero del documento. La pressione del tasto TAB compila automaticamente il campo.

Carica da...
Premendo questo pulsante apparirà una finestra tramite la quale sarà possibile eseguire il caricamento da diverse origini di dati. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Caricamento righe avanzato.

ZONA DATI

I campi presenti in zona dati permettono all'utente di specificare gli articoli che dovranno essere movimentati e tutte le altre informazioni necessarie per l'emissione del documento.

L'area in esame risulta suddivisa in tre sezioni:

Testata: contiene una serie di campi relativi alla fornitore, al documento e al pagamento.
Corpo: in questa sezione vengono inseriti gli articoli da movimentare.
Piede: nei campi di questa sezione è possibile specificare dei dati relativi alla merce e al trasporto.

Nella parte bassa della finestra, indipendentemente dalla sezione aperta, è presente il gruppo Totali dove sono visibili i totali delle varie voci inserite nel documento e il totale generale del DDT.

Testata - Descrizione campi

I dati presenti in questa sezione del software, visibili nell'immagine sottostante, permettono di indicare la Controparte del documento, i dati di pagamento e le informazioni necessarie per il corretto aggiornamento del magazzino.

D.D.T. d'acquisto - Testata - Dettaglio campi

Data reg.
Indica la data di registrazione del documento di trasporto.

Magazzino
Questo campo è visibile solamente se l'utente ha acquistato l'opzione multimagazzino e, nella relativa tabella, ne sono stati configurati almeno due. Tramite questo campo è possibile specificare il magazzino dove sarà caricata la merce; la ricerca degli articoli è limitata a quelli nella cui anagrafica è stato associato il magazzino specificato. Il codice del magazzino viene caricato automaticamente se è stato specificato nel dettaglio del Tipo documento impostato.

La compilazione del campo non è obbligatoria e, in caso non venga specificato nessun codice, sarà possibile indicarlo, per ogni articolo, nella fase di inserimento.

Causale
Campo in cui inserire la causale di magazzino che determina come devono essere aggiornati i totali delle merci inserite nel DDT.

Mon Ami 3000 consente di modificare la causale di documenti già registrati; il valore corrente può essere variato con qualsiasi causale la cui controparte è coerente con quella impostata nel documento. I totali di magazzino della merce movimentata saranno aggiornati automaticamente una volta confermato il documento.

Data e numero documento fornitore
I campi presenti i questo gruppo consentono di impostare la Data e il Numero del documento di origine ricevuto dal fornitore.

Controparte
All'interno di questo gruppo di campi è NECESSARIO indicare il codice del fornitore. Accanto al codice della controparte Mon Ami 3000 ne riporta automaticamente la descrizione considerando la data del documento e l'eventuale Storico delle variazioni.

Accanto alla descrizione della controparte sono presenti due pulsanti; il primo consente di accedere allo storico completo delle variazioni anagrafiche della controparte e il secondo ai dati di fatturazione.

Nota: il pulsante di accesso allo storico è attivo solo se sono presenti almeno due varianti; per maggiori informazioni consultare la sezione "Storico anagrafiche clienti/fornitori".

Mon Ami 3000 consente all'utente di variare la controparte di documenti esistenti semplicemente modificando il codice presente in questo campo.

Tramite la finestra Dati di fatturazione l'utente può indicare il codice del fornitore al quale dovrà essere intestata la fattura di acquisto generata tramite la funzione di Fatturazione D.D.T. d'acquisto.

Responsabile
All'interno di questo gruppo di campi è possibile indicare la persona con cui si hanno avuto contatti; la compilazione è FACOLTATIVA e Mon Ami 3000 provvede a caricare automaticamente il contatto principale indicato nell'anagrafica della controparte.
Accanto alla descrizione è visibile un pulsante, indicato dall'immagine di una lente, che consente di accedere all'elenco completo dei contatti che sono stati impostati nell'anagrafica della controparte.

Valuta
Valuta in cui esprimere gli importi del documento.

Commessa
Questo campo è visibile solo se l'utente possiede la licenza per il modulo opzionale Commesse e permette di indicare il codice di riferimento di una commessa. L'utente potrà poi stampare lo stato di una commessa con l'elenco di tutti i documenti e le movimentazioni fatte.

Dati pagamento

Pagamento
Indica il pagamento utilizzato per l'operazione; l'operatore dovrà indicare il codice di un pagamento che rispecchia le caratteristiche di quello impostato dal proprio fornitore in modo tale che, in fase di contabilizzazione dei documenti, il software possa creare le scadenze corrette.

Banca
Tramite questi due campi è possibile specificare la banca indicandone i codici ABI e CAB. In base al tipo di pagamento sarà necessario indicare la banca del fornitore o una propria banca aziendale.

Corpo - Descrizione campi

D.D.T. d'acquisto - Corpo

Nella tabella visibile in questa sezione sono elencati tutti gli articoli e le annotazioni oggetto del documento. In tabella sono riportate le informazioni fondamentali di ciascuna riga e altri dati secondari, ma utili in molti casi, come quelli riportati nelle colonne seguenti:

T. Tipo di prodotto
R. Indica la presenza o meno di un riferimento ad un altro documento riportando l'immagine di una freccia.
L/M. Questa colonna è visibile solo se è attiva l'opzione Lotti/Matricole e, se compilata con l'immagine di un codice a barre, indica all'utente che sono state indicate dei Lotti/Matricole. Se lo sfondo della cella è rosso significa che i numeri di lotto/matricola indicati non consentono di raggiungere il quantitavo di merce indicato.

L'inserimento la modifica e l'eliminazione delle varie righe avviene attraverso i pulsanti che si trovano sotto la tabella.

Salda riga
Tramite questo pulsante è possibile impostare come Saldata la riga selezionata la quale NON sarà presa in considerazione in fase di fatturazione differita.

Elimina
Rimuove il prodotto selezionato dalla lista degli articoli.

Aggiungi / Modifica
Consentono rispettivamente di aggiungere e modificare manualmente le righe nella tabella.

Piede - Descrizione campi

D.D.T. d'acquisto - Piede

Spese IVA esclusa
Tramite i campi presenti in questo gruppo è possibile impostare le spese relative al trasporto e all'incasso; per ciascun importo è possibile specificare l'aliquota IVA da considerare tramite la finestra che appare premendo il pulsante visibile accanto al campo stesso.

Incasso
Vengono riportate le spese di incasso per il pagamento definite nella tabella pagamenti; il valore riportato è tuttavia modificabile.

Trasporto
Specifica le spese di trasporto.

Sconti IVA esclusa

Merce
Percentuale di sconto da applicare al valore della merce oggetto del documento.

Extra
In questo campo è possibile indicare un importo di sconto da sottrarre al prezzo della merce; il pulsante accanto consente di impostare e/o modificare il valore dell'aliquota iva relativa allo sconto.

Annotazioni
Campo testuale dove l'utente può inserire annotazioni libere.

Stato documento
I campi racchiusi all'interno di questo gruppo permettono di visualizzare, ed eventualmente modificare, lo stato del documento.

Fatturabile
Questo campo è accessibile solo se il DDT è ancora da fatturare e consente all'utente di scegliere se il documento in esame deve essere fatturato; risulta sempre abilitato per default e, se disattivato, il DDT non sarà preso in considerazione nella generazione automatica delle fatture d'acquisto.

Un DDT fatturato non è più direttamente modificabile; la modifica può avvenire solamente eliminando la relativa fattura.

Fase
Tramite questo campo a scelta multipla è possibile indicare in quale fase del suo ciclo si trova il documento; è attivo solo se nella scheda del Tipo documento è stato definito un elenco di fasi. Alla destra del campo è presente un pulsante tramite il quale è possibile indicare delle annotazioni libere relativamente alla fase corrente del documento.

Mon Ami 3000 mantiene uno storico di tutte le variazioni di fase subite dal documento memorizzando data, ora e utente che ha eseguito la modifica. Lo storico è accessibile tramite il pulsante identificato dall'icona di una lente che appare automaticamente, all'estrema destra del gruppo di campi, nel caso in cui siano presenti dei dati.

Stato evasione
Questo gruppo di campi è visibile solo se è attivo il flag Fatturabile. I campi in esso contenuti consentono di visualizzare e modificare manualmente, in casi particolari, lo stato di evasione del documento.

Chiuso
Questo campo si attiva automaticamente quanto il documento è stato completamente saldato, ovvero quanto tutta la merce è stata fatturata.

Riferimenti
Tramite il pulsante individuato dalla piccola lente visibile sulla destra è possibile visualizzare l'elenco delle fatture differite tramite le quali è stato saldato il documento. Risulta attivo solamente se sono presenti dei riferimenti da visualizzare.

Altri dati
Tramite il pulsante in esame è possibile accedere alla finestra sottostante.

Altri dati - Descrizione campi

Il campo testuale presente all'interno del gruppo Descrizione aggiuntiva consente all'utente di impostare una descrizione libera relativamente al documento. Come impostazione di default il gestionale compila questo campo con il valore indicato nel campo Descrizione aggiuntiva documenti relativamente al pagamento che è stato indicato nella testata del documento; tale valore può essere modificato dall'utente.

Il campo Spese agg. consente all'utente di impostare un importo di spese generiche, da applicare al documento. Il valore indicato in questo campo sarà riportato automaticamente durante ogni elaborazione di generazione documenti e ogni volta che il documento in esame sarà caricato in un altro documento (Carica da... eseguito dalla testata). Tramite il pulsante presente accanto all'importo delle spese è presente un piccolo pulsante che consente all'operatore di indicare l'aliquota IVA da considerare per le spese.

In caso di fatturazione cumulativa di più DDT le spese aggiuntive riportate in fattura saranno pari alla somma delle spese aggiuntive di tutti i DDT fatturati.

Utente
Questo campo a scelta multipla consente all'operatore di impostare il nome dell'utente che ha creato il documento. In fase di creazione di un nuovo documento questo campo viene assegnato automaticamente con il nome dell'utente corrente ma il suo valore può essere modificato prima di eseguire il salvataggio. Questo campo è attivo e modificabile solo se l'utente corrente possiede la qualifica di Amministratore.

INSERIMENTO/MODIFICA DI ARTICOLI/NOTE

L'inserimento manuale e la modifica degli articoli presenti nel CORPO del documento avviene tramite la pressione dei tasti Aggiungi e Modifica visibili sotto la tabella articoli presente nella sezione Corpo.
Nota: Mon Ami 3000 permette di inserire nel corpo del documento non solo articoli, ma anche delle annotazioni che saranno stampate tra gli articoli inseriti.

L'inserimento degli articoli nel corpo del documento può essere eseguito, in maniera del tutto automatica, anche tramite un lettore di codici a barre opportunamente configurato.

Facendo la scansione del codice il prodotto viene aggiunto in lista e, se il codice del prodotto risulta già esistente, ne viene incrementata la quantità.

Se l'utente possiede la licenza per l'opzione Lotti e matricole, tramite questa funzione è possibile registrare/caricare i codici di Lotto/Matricola per i prodotti acquistati.

Analogamente alla finestra principale, anche questa risulta divisa in Zona Chiave e Zona Dati.

Inserimento/Modifica di Articoli/Note - Zona chiave

In zona chiave sono presenti 2 campi che permettono di individuare univocamente l'entità, Articolo o Nota, che si desidera inserire nel documento; tutti i campi seguenti variano in funzione dei valori specificati.
Nota: le informazioni presenti in quest'area NON possono essere variate in caso di modifica di una riga esistente.

Tipo riga
Attraverso il primo campo di selezione presente in zona chiave è possibile specificare se la riga che stiamo per inserire è un Articolo o una Nota; tutti gli altri campi visibili nella finestra variano in funzione dell'opzione selezionata. Per maggiori informazioni sull'inserimento di annotazioni nel corpo del documento consultare le Note generali sui documenti.

Cod. magazzino / Cod. articolo
Questi campi sono accessibili solamente se il Tipo riga è Articolo; tra questi il Magazzino è visibile solo se è attiva l'opzione multimagazzino, sono stati configurati almeno due depositi merci e, nella testata del documento in esame NON è stato specificato il Magazzino; in caso contrario il campo relativo al magazzino non appare e l'utente dovrà specificare solamente il codice dell'articolo da movimentare. Per entrambi i campi è attiva la ricerca con il tasto F2 e, nel caso in cui sia visibile il magazzino, è necessario specificarne il codice per poter selezionare un articolo.

Cod. Nota
Al contrario del campo precedente, questo risulta attivo se il Tipo riga è impostata su Nota; la pressione del tasto F2 permette di ricercare le annotazione memorizzate precedentemente nella tabella annotazioni.

Inserimento/Modifica Note - Zona dati

D.D.T. d'acquisto - Corpo - Inserimento / Modifica nota

In questo caso la finestra di inserimento/modifica è molto semplice, nel campo Descrizione riga deve essere inserito il testo dell'annotazione che può essere modificato in qualsiasi momento.

Inserimento/Modifica Articoli - Zona dati

D.D.T. d'acquisto - Corpo - Inserimento/Modifica di un Articolo/Nota

Se l'utente possiede la licenza per l'opzione Varianti ed è stata attivata la gestione in Configurazione articoli, selezionando un articolo "Padre" il software mostra all'utente una finestra di selezione tramite la quale poter selezionare la variante specifica. Per maggiori informazioni consultare il topic relativo alle Ricerca variante articolo.

Mon Ami 3000 rende disponibili all'utente, oltre alla modalità di ricerca standard tramite il tasto funzione F2, anche 2 funzioni avanzate: Ricerca tramite codice parlante e Ricerca avanzata tramite gruppi di ricerca. Le funzioni avanzate di ricerca sono accessibili tramite due piccoli pulsanti che si attivano in base a determinate condizioni.

Il pulsante identificato dall'icona accanto è attivo solo se l'utente possiede la licenza per l'opzione Varianti e in Configurazione articoli è stata attivata la gestione codice parlante; tramite esso è possibile accedere alla finestra di gestione per la ricerca.

L'icona accanto identifica il pulsante per l'accesso alla funzione di ricerca avanzata tramite ed è abilitato solo se sono stati configurate delle voci all'interno della tabella Gruppi di ricerca articoli.

L'inserimento di un articolo nel corpo del documento necessita di un maggior numero di parametri che permettono di definire con precisione il valore della merce e l'azione sul magazzino.

Descrizione riga
Viene proposta la descrizione dell'articolo inserito; tale informazione può essere modificata a piacimento.

U.m.
Questo campo è compilato automaticamente dal gestionale; il software propone in valore impostato nei Dati di acquisto dell'articolo in relazione al fornitore impostato nella testata del documento. Il valore di questo campo è modificabile dall'utente ma la scelta dell'unità di misura è limitata ai codici alternativi impostati nell'anagrafica dell'articolo. Se la U.m. impostata in questo campo è diversa da quella principale dell'articolo sarà visibile, a destra della descrizione, un pulsante che consente di accedere alla finestra riportata nell'immagine sottostante tramite la quale sarà possibile modificare i parametri di conversione tra le U.m.

Altri dati - Descrizione campi

La finestra riporta le impostazioni di conversione definite nell'anagrafica del prodotto. Per cambiare i parametri di base è necessario abilitare il campo Personalizza; una volta attivato il flag sarà sufficiente impostare, nei campi testuali, il valore numerico relativo alle quantità coinvolte.

Se non esistono dati di acquisto saranno considerati i valori standard dell'articolo.

Quantità
Indica la quantità di prodotto movimentata; tale valore è riferito all'unità di misura indicata nel campo precedente. Se l'U.m. specificata nel documento è di Tipo a peso, a lunghezza e a volume, accanto alla quantità risulta accessibile un piccolo pulsante tramite il quale poter indicare come è composto il prodotto; i valori inseriti permettono di calcolare automaticamente la quantità di prodotto movimentata e potranno essere stampati sui documenti impostando i relativi campi in Gestione moduli di stampa.

Calcolo Quantità
Calcolo quantità - UM "a Peso"	Calcolo quantità - UM "a Volume"	Calcolo quantità - UM "a Superficie"

Prezzo
Indica il prezzo dell'articolo e dipende dal tipo di listino specificato: IVA esclusa / IVA inclusa.

Sconti
Tre livelli di sconto da applicare in cascata al prezzo articolo specificato.

Prezzo netto
Prezzo calcolato dal software considerando gli sconti specificati.

Riferimenti
Questo campo riporta l'elenco dei documenti a cui è collegata la riga in esame. Per maggiori informazioni consultare il paragrafo Riferimenti tra documenti presente nel capitolo Caricamento righe avanzato.

Totali di riga

Imponibile
Valore imponibile della riga; l'importo viene calcolato automaticamente moltiplicando Qta e Prezzo netto.

Codice IVA
Aliquota IVA da considerare nell'operazione.

Imposta
Valore dell'imposta calcolato sul totale imponibile di riga, in funzione dell'aliquota associata al codice iva specificato.

Totale
Valore totale di riga calcolato sommando gli importi di Imponibile e IVA calcolati indicati precedentemente.

Pulsanti di accesso a funzioni particolari
In questo gruppo di campi sono presenti una serie di tasti che permettono l'accesso a delle funzioni particolari relative all'articolo specificato. Per maggiori informazioni consultare la sezione relativa alle Funzioni particolari e dati aggiuntivi articolo presente nel topic Note generali sui documenti.

Dati evasione
Questo gruppo di campi consente di valutare lo stato di evasione del documento; è significativo solo per documenti di C/Lavoro passivo e per ogni DDT fatturabile.

Qta evasa
Quantità di merce lavorata che è già stata evasa.

Qta saldo
Quantità rimanente per saldare il movimento.

Saldato
Questo campo si attiva automaticamente quanto è stata completata la lavorazione/fatturazione di tutta la merce indicata nella riga in esame. Se per qualsiasi motivo la lavorazione non può essere portata a termine allora l'utente potrà abilitare manualmente questo check e la merce in oggetto sarà considerata come lavorata e consegnata.

Funzioni particolari e dati aggiuntivi articolo

Ogni documento permette di accedere solo a determinate funzioni speciali poichè non tutte sono significative; le funzioni accessibili per il documento in esame sono:

Storico articolo: elenco delle operazioni di acquisto e vendita.
Articoli alternativi: elenco di articoli simili che possono essere venduti come alternativa all'articolo specificato.
Lotti / Matricole: consente di gestire la tracciabilità dei prodotti; per maggiori informazioni consultare il paragrafo relativo a tale gestione presente in questo topic.
Peso/Colli: informazioni relative alle dimensioni, al peso, al volume e ai colli dell'articolo.
Dati contabili: informazioni contabili che saranno utilizzate in fase di contabilizzazione.
Dati aggiuntivi: informazioni aggiuntive sull'articolo.

Gestione Lotti / Matricole

La gestione dei Lotti/Matricole è disponibile solo se è attiva la relativa opzione e consente di gestire la tracciabilità degli articoli nelle varie fasi di compravendita; l'accesso a tale funzionalità avviene tramite il relativo tasto visibile nella finestra di inserimento articolo.

Gestione lotti / matricole - Acquisto / Carico

L'inserimento, la Modifica e la Cancellazione dei codici di Lotto/Matricola viene eseguito tramite i tre pulsanti di gestione visibili sotto la tabella stessa.

Se in Configurazione articoli è stata abilitata la funzione di Generazione automatica matricole/lotti, nella parte sinistra della finestra, sarà visibile il pulsante Genera che permette di creare in automatico, secondo lo schema prestabilito, le matricole per ogni singola unità di prodotto oppure un codice di lotto la cui quantità coincide con la quantità complessiva movimentata.

Se i codici di Lotto/Matricola dei prodotti movimentati devono essere gli stessi forniti dal Fornitore, non è possibile utilizzare la generazione automatica ma occorre indicarli manualmente tramite la finestra riportata nell'immagine sottostante, accessibile tramite i pulsanti Aggiungi e Modifica visibili sotto la tabella.

Gestione lotti / matricole - Inserimento manuale

Il numero del Lotto/Matricola deve essere inserito nel campo Numero e, se è stata impostata la rintracciabilità tramite lotti, sarà visibile il campo Quantità dove occorre indicarne la dimensione; la lettura del codice può avvenire anche tramite un lettore di codici a barre.

Per ogni lotto/matricola inserito è possibile inserire delle Annotazioni libere, impostare Data e Ora di creazione e, qualora richiesta, anche la Data di scadenza.

Nota: In fase di vendita il software consente di caricare automaticamente i lotti e/o matricole; in tal caso hanno precedenza i lotti/matricole con scadenza più prossima.

Tramite il tasto evidenziato nell'immagine è possibile creare in automatico nuovi codici di lotto o matricola secondo i parametri impostati in Configurazione. (dettagli)

FORNITORE DI FATTURAZIONE

Mon Ami 3000 permette all'utente di indicare un cliente alternativo per la fatturazione dei DDT, il software propone in automatico i dati indicati nell'anagrafica del cliente selezionato ma, per ciascun documento, è possibile variare questo valore tramite la finestra sottostante.

Documenti di trasporto - Dati di fatturazione

La pressione del tasto F8 consente il salvataggio delle modifiche e permette di ritornare alla finestra principale.

RICERCA DOCUMENTI

Mon Ami 3000 offre all'utente 2 diverse metodologie di ricerca per recuperare i documenti precedentemente memorizzati all'interno degli archivi.

La pressione del tasto F2 permette di visualizzare un elenco di tutti i documenti precedentemente registrati ed emessi utilizzando il Tipo documento impostato nel campo Documento presente in zona chiave.

Tramite il tasto funzione F4 l'utente può eseguire una ricerca mirata utile soprattutto quando sono presenti molti documenti. Alla pressione di questo pulsante appare una finestra nella quale poter specificare un elenco di filtraggi che consentono di limitare l'elenco di documenti velocizzando la ricerca. Dopo aver indicato i filtraggi desiderati è sufficiente premere il tasto F2 sul campo Numero per visualizzare un elenco dei documenti limitato solo a quelli per i quali sono verificati TUTTI i filtraggi indicati. Una volta individuato il documento a cui si è interessati è sufficiente eseguire doppio-click sulla riga per riportarne il numero nella finestra di ricerca quindi premere il tasto funzione F8 per visualizzare -ed eventualmente modificare- il documento.