In questa finestra è possibile registrare gli ordini dei Clienti da richiamare nei documenti e movimenti di vendita.

Ordini clienti - Finestra principale

ZONA CHIAVE

La Zona chiave è situata in alto e presenta uno sfondo più scuro; al suo interno sono presenti una serie di campi che identificano univocamente il documento all'interno degli archivi.

Documento
In questo campo occorre specificare il tipo documento da utilizzare per la generazione di un nuovo ordine e, in caso di apertura di un documento esistente, indica tipo utilizzato.
Per maggiori informazioni relativamente ai Tipi documento e alla generazione di nuovi documenti consultare le Note generali sui documenti.
Nota: è possibile modificare questo campo solo se è stata disattivata la funzione Blocca tipi documento in Configurazione documenti.

Numero
Numero del documento. La pressione del tasto TAB compila automaticamente il campo.

Carica da...
Premendo questo pulsante apparirà una finestra tramite la quale sarà possibile eseguire il caricamento da diverse origini di dati. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Caricamento righe avanzato.

ZONA DATI

I campi presenti in zona dati permettono all'utente di specificare gli articoli che dovranno essere movimentati e tutte le altre informazioni necessarie per l'emissione del documento.

L'area in esame risulta suddivisa in tre sezioni:

Testata: contiene una serie di campi relativi alla fatturazione e al pagamento.
Corpo: in questa sezione vengono inseriti gli articoli oggetto dell'ordine.
Piede: nei campi di questa sezione è possibile specificare dei dati relativi al trasporto e alla merce oggetto del documento.

Nella parte bassa della finestra è presente il gruppo Totali, visibile indipendentemente dalla sezione in cui ci si trova, dove vengono riportati i totali di tutte le righe inserite nel corpo dell'ordine. In questo gruppo di campi sono riportate anche le eventuali spese, l'imponibile, l'imposta e il totale del documento.

Testata - Descrizione campi

Ordini clienti - Testata

Data
Indica la data del documento.

Mag. origine
Questo campo è visibile solamente se l'utente ha acquistato l'opzione multimagazzino e, nella relativa tabella, ne sono stati configurati almeno due.
Tramite questo campo è possibile specificare il magazzino dal quale sarà prelevata la merce; la ricerca degli articoli è limitata a quelli nella cui anagrafica è stato associato il magazzino specificato.
Il codice del magazzino viene caricato automaticamente se è stato specificato nel dettaglio del Tipo documento impostato.

La compilazione del campo non è obbligatoria e, in caso non venga specificato nessun codice, sarà possibile indicarlo, per ogni articolo, nella fase di inserimento.

Se l'utente modifica il valore del magazzino il software chiede se modificare il magazzino in tutte le righe già inserite e ricalcolare i prezzi in base ad eventuali Condizioni particolari.

Rif. esterno
Campo testuale libero dove poter specificare il riferimento ad un eventuale documento del cliente. Il valore di questo campo può essere riportato da un documento all'altro in fase di caricamento delle righe; per disattivare il caricamento di questa informazione occorre disattivare il campo Riferimenti documenti esterni presente nella definizione del Tipo documento.

Controparte
Nel campo Cliente presente all'interno di questo gruppo occorre indicare il codice della controparte; è attiva la ricerca tramite il tasto F2 e, una volta impostato il valore, il software riporta automaticamente la descrizione associata considerando la data del documento e l'eventuale Storico del cliente.

Accanto alla descrizione della controparte è presente un pulsante che consente di accedere allo storico completo delle variazioni anagrafiche della controparte specificata.

All'estrema destra del gruppo di campi, accanto al pulsante per l'accesso allo storico, è presente un altro tasto (sempre disponibile) tramite il quale è possibile accedere ad una finestra tramite la quale è possibile specificare l'eventuale cliente di fatturazione alternativo; il software propone il valore indicato tra i dati di fatturazione impostati nell'anagrafica del cliente.

Il pulsante di accesso allo storico è attivo solo se sono presenti almeno due varianti; per maggiori informazioni consultare la sezione "Storico anagrafiche clienti/fornitori".

Mon Ami 3000 consente all'utente di variare la controparte di documenti esistenti semplicemente modificando il codice presente in questo campo. Il software provvede a caricare automaticamente tutti le informazioni del nuovo cliente e ricalcola i prezzi di vendita in base a eventuali condizioni particolari indicate per la nuova controparte.

Responsabile
All'interno di questo gruppo di campi è possibile indicare il responsabile o il contatto con cui si hanno avuto contatti; la compilazione è FACOLTATIVA e Mon Ami 3000 provvede a caricare automaticamente il contatto principale indicato nell'anagrafica della controparte.
Accanto alla descrizione è visibile un pulsante, indicato dall'immagine di una lente, che consente di accedere all'elenco completo dei contatti che sono stati impostati nell'anagrafica della controparte.

Valuta
Valuta in cui esprimere gli importi del documento.

Consegna
Indica la data prevista per la consegna della merce.

Listino
In questo campo deve essere specificato il listino da utilizzare per il calcolo dei prezzi di vendita; se omesso, nel corpo del documento, non sarà possibile eseguire la ricerca degli articoli.
Attenzione: Modificando il listino saranno ricalcolati i prezzi e le eventuali condizioni di vendita; gli articoli NON presenti nel listino saranno impostati a prezzo 0,00€.

Agente
In questo campo è possibile indicare l'agente che ha trattato con il cliente.

Commessa
Questo campo è visibile solo se l'utente possiede la licenza per il modulo opzionale Commesse e permette di indicare il codice di riferimento di una commessa. L'utente potrà poi stampare lo stato di una commessa con l'elenco di tutti i documenti e le movimentazioni fatte.

Dati pagamento

Pagamento
Indica il pagamento utilizzato per l'operazione, viene proposto in automatico quello impostato nell'anagrafica del cliente specificato.

Banca
Tramite questi due campi è possibile specificare la banca indicandone i codici ABI e CAB. Questo campo assume un significato diverso in funzione del tipo di pagamento specificato: per pagamenti di tipo Ri.Ba. o RID è necessario indicare la banca del cliente mentre,  per tutti gli altri pagamenti che prevedono l'appoggio ad una banca è necessario specificare i codice della propria banca aziendale. Se la banca specificata non è coerente con il pagamento inserito, Mon Ami 3000 non consente di proseguire con l'inserimento dei dati per evitare che nella stampa dei documenti siano inseriti dei dati errati.

Destinazione
Destinazione alternativa a cui spedire il documento e/o la merce. Nella parte destra del gruppo di campi è presente un pulsante individuato dall'immagine di una lente; premendo questo pulsante è possibile visualizzare l'elenco delle destinazioni aggiuntive specificate nell'anagrafica del cliente in esame; per caricare le informazioni è sufficiente eseguire doppio-click sulla riga dell'elenco che identifica la destinazione desiderata.
Nota: caricando una destinazione Mon Ami 3000 provvede in automatico a riportare il codice della Zona associato alla destinazione, questo codice permette di utilizzare condizioni di vendita "per zona" e può essere modificato tramite il secondo pulsante visibile in questo gruppo di campi.

Corpo - Descrizione campi

Ordini clienti - Corpo

Nella tabella visibile in questa sezione sono elencati tutti gli articoli e le annotazioni presenti nell'ordine. L'inserimento la modifica e l'eliminazione delle varie righe avviene attraverso i pulsanti che si trovano sotto la tabella.

Carica da...
Premendo questo pulsante apparirà una finestra tramite la quale sarà possibile eseguire il caricamento da diverse origini di dati. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Caricamento righe avanzato.

Salda riga
Consente di marcare manualmente la riga come saldata anche se le quantità in ordine non sono state completamente evase.
Viene eseguita questa operazione quando, per qualche motivo, la merce ordinata non verrà consegnata.
Le righe saldate non saranno visualizzate nella stampa dell'inevaso.

Elimina
Rimuove il prodotto selezionato dalla lista degli articoli.

Aggiungi / Modifica
Consentono rispettivamente di aggiungere e modificare manualmente le righe nella tabella.

Piede - Descrizione campi

Ordini clienti - Piede

Spese IVA esclusa/inclusa
I valori indicati nei campi presenti all'interno di questo gruppo sono considerati IVA inclusa o esclusa in funzione del fatto che, il listino di vendita impostato in testata, sia IVA inclusa/esclusa; nell'etichetta del gruppo è indicata la tipologia dei prezzi.

Trasporto
Consente all'operatore di indicare le spese di trasporto da addebitare al cliente; accanto a questo campo è presente un piccolo pulsante tramite il quale sarà possibile modificare l'aliquota IVA da applicare alle spese di trasporto.

Spese incasso
In questo campo l'utente potrà inserire l'importo delle spese di incasso; tale valore sarà sommato a quello della merce e riportato, assieme a tutti gli altri dati, nella fase di caricamento dell'ordine. Accanto a questo campo è presente un piccolo pulsante, attivo solo nel caso in cui l'importo delle spese sia maggiore di 0, tramite il quale sarà possibile modificare l'aliquota IVA da applicare alle spese di incasso.

Sconti

Merce
Percentuale di sconto da applicare al valore della merce oggetto del documento.

Acconto / Ritenuta d'acconto

Acconto / Rit. acconto
Tramite questo campo è possibile attivare due differenti funzionalità; i campi successivi variano in funzione dell'opzione selezionata.
Specificando Acconto apparirà un campo dove specificare l'importo ricevuto. Se l'utente ha acquistato la versione Azienda Pro sarà visibile anche un pulsante tramite il quale è possibile aprire una finestra dove specificare il conto incasso da utilizzare in fase di contabilizzazione automatica di documenti.
Nel caso in cui la fattura sia con Ritenuta d'acconto saranno visibili dei controlli aggiuntivi che permettono all'utente di definire con precisione i valori necessari per il calcolo della ritenuta. (dettagli...)

Dati trasporto

Trasporto
Tramite questo campo l'utente può specificare chi si occupa del trasporto. Se viene selezionato il valore Vettore, apparirà un campo dove è possibile specificare uno dei vettori inseriti in anagrafica.

Aspetto
Indica l'aspetto dei beni trasportati; è possibile scegliere uno tra i valori codificati in Mon Ami 3000.

Porto
Indica il tipo di porto per il trasporto.

Annotazioni
Campo testuale dove l'utente può inserire annotazioni libere.

Stato documento
I campi racchiusi all'interno di questo gruppo permettono di visualizzare, ed eventualmente modificare, lo stato del documento.

Confermato
Questo campo è accessibile solo se l'ordine non è ancora stato evaso. In fase di creazione di un nuovo ordine il flag in esame è impostato dal gestionale secondo le impostazioni indicate nel Tipo documento.

Fase
Tramite questo campo a scelta multipla è possibile indicare in quale fase del suo ciclo si trova il documento; è attivo solo se nella scheda del Tipo documento è stato definito un elenco di fasi. Alla destra del campo è presente un pulsante tramite il quale è possibile indicare delle annotazioni libere relativamente alla fase corrente del documento.

Mon Ami 3000 mantiene uno storico di tutte le variazioni di fase subite dal documento memorizzando data, ora e utente che ha eseguito la modifica. Lo storico è accessibile tramite il pulsante identificato dall'icona di una lente che appare automaticamente, all'estrema destra del gruppo di campi, nel caso in cui siano presenti dei dati.

Stato evasione
Questo gruppo di campi è visibile solo se è attivo il flag Evadibile. I campi in esso contenuti consentono di visualizzare e modificare manualmente, in casi particolari, lo stato di evasione del documento.

Chiuso
Questo campo si attiva automaticamente quanto il documento è stato completamente saldato, ovvero quanto tutta la merce è stata ricevuta.

Riferimenti
Tramite il pulsante individuato dalla piccola lente visibile sulla destra è possibile visualizzare l'elenco delle fatture e/o DDT che hanno saldato il documento. Risulta attivo solamente se sono presenti dei riferimenti da visualizzare.

Altri dati
Tramite il pulsante in esame è possibile attivare una finestra nella quale indicare una descrizione aggiuntiva del documento.

Utente
Questo campo a scelta multipla consente all'operatore di impostare il nome dell'utente che ha creato il documento. In fase di creazione di un nuovo documento questo campo viene assegnato automaticamente con il nome dell'utente corrente ma il suo valore può essere modificato prima di eseguire il salvataggio. Questo campo è attivo e modificabile solo se l'utente corrente possiede la qualifica di Amministratore.

Un ordine NON confermato NON ha alcun effetto sul magazzino e NON può essere evaso.

INSERIMENTO/MODIFICA DI ARTICOLI/NOTE

L'inserimento manuale e la modifica degli articoli presenti nel CORPO del documento avviene tramite la pressione dei tasti Aggiungi e Modifica visibili sotto la tabella articoli presente nella sezione Corpo.
Nota: Mon Ami 3000 permette di inserire nel corpo del documento non solo articoli, ma anche delle annotazioni che saranno stampate tra gli articoli inseriti.

L'inserimento degli articoli nel corpo del documento può essere eseguito, in maniera del tutto automatica, anche tramite un lettore di codici a barre opportunamente configurato.

Facendo la scansione del codice il prodotto viene aggiunto in lista e, se il codice del prodotto risulta già esistente, ne viene incrementata la quantità.

Se l'utente possiede la licenza per l'opzione Lotti e matricole, tramite questa funzione è possibile caricare i prodotti anche tramite i codici di Lotto/Matricola.

La scansione di una matricola riporta nel documento il prodotto di origine al quale viene associata la matricola che è stata letta; se il prodotto è già presente nel documento ma non presenta matricole associate, il gestionale provvede solo a compilare la matricola per l'articolo in esame.

Se è attiva la gestione tramite Lotti il comportamento è analogo con la differenza che, se il prodotto è già presente, lo sfondo del codice a barre nella colonna L/M risulta rosso finchè la quantità complessiva dei lotti indicati non coincide con quella indicata nel documento.

Analogamente alla finestra principale, anche questa risulta divisa in Zona Chiave e Zona Dati.

Inserimento/Modifica di Articoli/Note  -  Zona chiave

In zona chiave sono presenti 2 campi che permettono di individuare univocamente l'entità, Articolo o Nota, che si desidera inserire nel documento; tutti i campi seguenti variano in funzione dei valori specificati.
Nota: le informazioni presenti in quest'area NON possono essere variate in caso di modifica di una riga esistente.

Tipo riga
Attraverso il primo campo di selezione presente in zona chiave è possibile specificare se la riga che stiamo per inserire è un Articolo o una Nota; tutti gli altri campi visibili nella finestra variano in funzione dell'opzione selezionata. Per maggiori informazioni sull'inserimento di annotazioni nel corpo del documento consultare  le Note generali sui documenti.

Cod. magazzino / Cod. articolo
Questi campi sono accessibili solamente se il Tipo riga è Articolo; tra questi il Magazzino è visibile solo se è attiva l'opzione multimagazzino, sono stati configurati almeno due depositi merci e, nella testata del documento in esame NON è stato specificato il Mag. origine; in caso contrario il campo relativo al magazzino non appare e l'utente dovrà specificare solamente il codice dell'articolo da movimentare. Per entrambi i campi è attiva la ricerca con il tasto F2 e, nel caso in cui sia visibile il magazzino, è necessario specificarne il codice per poter selezionare un articolo.

Cod. Nota
Al contrario del campo precedente, questo risulta attivo se il Tipo riga è impostata su Nota; la pressione del tasto F2 permette di ricercare le annotazione memorizzate precedentemente nella tabella annotazioni.

Inserimento/Modifica Note  -  Zona dati

Ordini fornitori - Corpo - Inserimento / Modifica nota

In questo caso la finestra di inserimento/modifica è molto semplice, nel campo Descrizione riga deve essere inserito il testo dell'annotazione che può essere modificato in qualsiasi momento.

Inserimento/Modifica Articoli  -  Zona dati

Ordini fornitori - Corpo - Inserimento/Modifica articoli

Alla pressione del tasto F8 il programma esegue un controllo per verificare se il prodotto indicato è già presente in ordini fornitori NON ancora evasi emessi verso lo stesso cliente; in tal caso il software avvisa l'utente con un messaggio ma è comunque possibile proseguire con l'operazione.

Se l'utente possiede la licenza per l'opzione Varianti ed è stata attivata la gestione in Configurazione articoli, selezionando un articolo "Padre" il software mostra all'utente una finestra di selezione tramite la quale poter selezionare la variante specifica. Per maggiori informazioni consultare il topic relativo alle Ricerca variante articolo.

Mon Ami 3000 rende disponibili all'utente, oltre alla modalità di ricerca standard tramite il tasto funzione F2, anche 2 funzioni avanzate: Ricerca tramite codice parlante e Ricerca avanzata tramite gruppi di ricerca. Le funzioni avanzate di ricerca sono accessibili tramite due piccoli pulsanti che si attivano in base a determinate condizioni.

Il pulsante identificato dall'icona accanto è attivo solo se l'utente possiede la licenza per l'opzione Varianti e in Configurazione articoli è stata attivata la gestione codice parlante; tramite esso è possibile accedere alla finestra di gestione per la ricerca.

L'icona accanto identifica il pulsante per l'accesso alla funzione di ricerca avanzata tramite ed è abilitato solo se sono stati configurate delle voci all'interno della tabella Gruppi di ricerca articoli.

L'inserimento di un articolo nel corpo del documento necessita di un maggior numero di parametri che permettono di definire con precisione il valore della merce e l'azione sul magazzino.

Descrizione riga
Viene proposta la descrizione dell'articolo inserito; tale informazione può essere modificata a piacimento.

U.m.
Questo campo è compilato automaticamente dal gestionale; il software propone in valore impostato nei Dati di vendita dell'articolo in relazione al listino di vendita impostato nella testata del documento. Il valore di questo campo è modificabile dall'utente ma la scelta dell'unità di misura è limitata ai codici alternativi impostati nell'anagrafica dell'articolo. Se la U.m. impostata in questo campo è diversa da quella principale dell'articolo sarà visibile, a destra della descrizione, un pulsante che consente di accedere alla finestra riportata nell'immagine sottostante tramite la quale sarà possibile modificare i parametri di conversione tra le U.m.

Altri dati - Descrizione campi

La finestra riporta le impostazioni di conversione definite nell'anagrafica del prodotto. Per cambiare i parametri di base è necessario abilitare il campo Personalizza; una volta attivato il flag sarà sufficiente impostare, nei campi testuali, il valore numerico relativo alle quantità coinvolte.

Quantità
Indica la quantità di prodotto movimentata; tale valore è riferito all'unità di misura indicata nel campo precedente.

Se l'U.m. specificata nel documento è di Tipo a peso, a lunghezza e a volume, accanto alla quantità risulta accessibile un piccolo pulsante tramite il quale poter indicare come è composto il prodotto; i valori inseriti permettono di calcolare automaticamente la quantità di prodotto movimentata e potranno essere stampati sui documenti impostando i relativi campi in Gestione moduli di stampa.

Calcolo Quantità


Calcolo quantità - UM "a Peso"


Calcolo quantità - UM "a Volume"


Calcolo quantità - UM "a Superficie"

Prezzo
Indica il prezzo dell'articolo; viene proposto in automatico quello specificato in anagrafica articoli. Il valore proposto varia in funzione di quanto specificato nel Listino per quantità dell'articolo in esame e/o delle eventuali condizioni particolari di vendita associate al cliente specificato in Testata.

Sconti
Tre livelli di sconto da applicare in cascata al prezzo articolo specificato. Vengono proposti eventuali sconti e condizioni particolari impostate nell'anagrafica clienti.

Prezzo netto
Prezzo calcolato dal software considerando gli sconti specificati.

Totali di riga

Imponibile
Valore imponibile della riga; l'importo viene calcolato automaticamente moltiplicando Qta e Prezzo netto.

Codice IVA
Aliquota IVA da considerare nell'operazione.

Imposta
Valore dell'imposta calcolato sul totale imponibile di riga, in funzione dell'aliquota associata al codice iva specificato.

Totale
Valore totale di riga calcolato sommando gli importi di Imponibile e IVA calcolati indicati precedentemente.

Data di consegna
L'unico campo visibile consente di impostare la data di consegna del prodotto in esame e viene proposto il valore impostato nella testata del documento.

Pulsanti di accesso a funzioni particolari
In questo gruppo di campi sono presenti una serie di tasti che permettono l'accesso a delle funzioni particolari relative all'articolo specificato. Per maggiori informazioni consultare la sezione relativa alle Funzioni particolari e dati aggiuntivi articolo presente nel topic Note generali sui documenti.

Dati evasione

Qta evasa
Quantità di merce già consegnata/fatturata.

Qta saldo
Quantità rimanente da consegnare per esaurire l'ordine dell'articolo.

Saldato
Selezionando questo check l'articolo in esame viene marcato come saldato anche se la quantità ordinata non è stata completamente evasa.

Funzioni particolari e dati aggiuntivi articolo

Ogni documento permette di accedere solo a determinate funzioni speciali poichè non tutte sono significative; le funzioni accessibili per il documento in esame sono:

Storico articolo: elenco delle operazioni di acquisto e vendita.

Articoli simili: elenco di articoli simili che possono essere venduti come alternativa all'articolo specificato.

Matricole e lotti: consente di gestire la tracciabilità dei prodotti; per maggiori informazioni consultare il paragrafo relativo a tale gestione presente in questo topic.

Dati contabili: informazioni contabili che saranno utilizzate in fase di contabilizzazione dei documenti fiscali generati a partire da questo ordine.

Dati aggiuntivi: informazioni aggiuntive sull'articolo.

Gestione Matricole e Lotti

La gestione dei Lotti/Matricole è disponibile solo se è attiva la relativa opzione e consente di gestire la tracciabilità degli articoli nelle varie fasi di compravendita; l'accesso a tale funzionalità avviene tramite il relativo tasto visibile nella finestra di inserimento articolo.

Finestra di gestione Lotti / Matricole

Gestione lotti / matricole - Vendita / Scarico

In  fase di emissione dell'ordine è possibile richiamare automaticamente Lotti/Matricole esistenti per l'articolo in esame premendo il pulsante Carica evidenziato nell'immagine accanto. Al salvataggio del documento il programma impegna la merce in magazzino con il dettaglio del lotto/matricola. Questa funzione è disponibile solamente se sono presenti, all'interno del database, dei Lotti o Matricole la cui esistenza è maggiore di 0.

Nota: Il gestionale propone i Lotti/Matricole in funzione della Data di scadenza, se indicata, altrimenti considera la Data di creazione, dal più vecchio al più recente.

Gestione lotti / matricole - Inserimento manuale

Il campo Numero consente di impostare il codice del lotto/matricola che si vuole movimentare e, il pulsante evidenziato permette il caricamento di Lotti/Matricole esistenti e non ancora esauriti.

Il campo Quantità è visibile solo se la Rintracciabilità è impostata "a lotti".

Nel caso in cui, nella Configurazione articoli, sia stata impostata la Rintracciabilità per Matricola è possibile indicare solo il codice. Se la metodologia di gestione è legata ai Lotti è necessario indicare anche la Quantità tramite il campo indicato nelle immagini precedenti.

RICERCA DOCUMENTI

La ricerca e l'apertura di documenti esistenti viene effettuata tramite i tasti F2 e F4.

La pressione del tasto F2 presenta l'elenco di tutti i documenti associati al Tipo documento impostato nel campo Documento presente in zona chiave.

Al contrario del tasto F2, il tasto funzione F4 permette di eseguire una ricerca più specifica poichè consente di inserire una serie di valori da utilizzare come filtro. I dati per il filtraggio saranno inseriti in un'apposita finestra visibile alla pressione del tasto F4. Premendo il tasto F2 sul campo Numero della finestra di ricerca sarà visualizzato un elenco dei documenti per i quali sono verificati tutti i filtraggi specificati.
Per visualizzare il documento è necessario premere il tasto F8 nella finestra di ricerca dopo aver impostato il numero del documento da aprire.

Nella finestra di ricerca gli ordini NON ancora confermati sono evidenziati con il colore rosso.