Introduzione

Zona Chiave - Zona Dati - Sezione Testata - Sezione Corpo - Sezione Piede

Inserimento/Modifica di Articoli/Note - Fatture contratti

Ricerca documenti

Tramite questa finestra l'utente può registrare tutti i contratti di noleggio e/o manutenzione periodica stipulati con i propri clienti.

Questi documenti NON hanno causale di magazzino e quindi NON incidono sui totali di magazzino dei prodotti movimentati. Tramite la funzione di Fatturazione contratti l'operatore potrà eseguire automaticamente la fatturazione dei contratti ancora attivi secondo la periodicità indicata nel documento.

La finestra in esame, come la maggior parte delle finestre del software, è divisa in 2 parti: Zona chiave e Zona dati.

ZONA CHIAVE

La Zona chiave è situata in alto e presenta uno sfondo più scuro; al suo interno sono presenti una serie di campi che identificano univocamente il documento all'interno degli archivi.

Documento
In questo campo occorre specificare il tipo documento da utilizzare per la generazione di un nuovo contratto e, in caso di apertura di un documento esistente, indica tipo utilizzato. Per maggiori informazioni relativamente ai Tipi documento e alla generazione di nuovi documenti consultare le Note generali sui documenti.

Numero
Numero del documento. La pressione del tasto TAB compila automaticamente il campo.

Carica da...
Premendo questo pulsante apparirà una finestra tramite la quale sarà possibile eseguire il caricamento da diverse origini di dati. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Caricamento righe avanzato.

ZONA DATI

In Zona dati hanno sede le informazioni specifiche per il documento in esame; i dati presenti in quest'area fanno tutti riferimento ai codici presenti in Zona chiave. Questa relazione tra Zona chiave e Zona dati implica che, una volta eseguito l'accesso in Zona dati non è più possibile modificate i valori presenti in Zona chiave.

L'area in esame risulta suddivisa in tre sezioni:

Testata: contiene una serie di campi relativi alla fatturazione e al pagamento.
Corpo: in questa sezione vengono inseriti gli articoli e servizi oggetto del contratto.
Piede: nei campi di questa sezione è possibile specificare dei dati relativi alle spese aggiuntive e le informazioni per la fatturazione periodica del documento.

Nella parte bassa della finestra è presente il gruppo Totali, visibile indipendentemente dalla sezione in cui ci si trova, dove vengono riportati i totali di tutte le righe inserite nel corpo del contratto. In questo gruppo di campi sono riportate anche le eventuali spese, l'imponibile, l'imposta e il totale del documento.

Testata - Descrizione campi

Tutti i campi inseriti in questa sezione del programma saranno riportati automaticamente nelle fatture che saranno generate a partire dal contratto in esame.

Data
Indica la data del documento.

Magazzino
Questo campo è visibile solamente se l'utente ha acquistato l'opzione multimagazzino e, nella relativa tabella, ne sono stati configurati almeno due. Tramite questo campo è possibile specificare il magazzino dal quale sarà prelevata la merce; la ricerca degli articoli è limitata a quelli nella cui anagrafica è stato associato il magazzino specificato. Il codice del magazzino viene caricato automaticamente se è stato specificato nel dettaglio del Tipo documento impostato.

Rif. esterno
Campo testuale libero dove poter specificare un riferimento. Il valore di questo campo può essere riportato da un documento all'altro sfruttando la funzione Carica da... e, per disattivare questa opzione, occorre despuntare il campo Riferimenti documenti esterni presente nella definizione del Tipo documento.

Controparte
All'interno di questo gruppo di campi è possibile indicare il cliente a cui intestare il contratto. Accanto al codice della controparte Mon Ami 3000 ne riporta automaticamente la descrizione corretta considerando la data del documento e l'eventuale Storico delle variazioni.
Nota: se lo storico della controparte contiene 2 o più varianti è possibile accedere all'elenco completo tramite il pulsante visibile accanto alla descrizione della controparte; per maggiori informazioni consultare la sezione "Storico anagrafiche clienti/fornitori".

Responsabile
All'interno di questo gruppo di campi è possibile indicare il responsabile o il contatto con cui si hanno avuto contatti; la compilazione è FACOLTATIVA e Mon Ami 3000 provvede a caricare automaticamente il contatto principale indicato nell'anagrafica della controparte.
Accanto alla descrizione è visibile un pulsante, indicato dall'immagine di una lente, che consente di accedere all'elenco completo dei contatti che sono stati impostati nell'anagrafica della controparte.

Valuta
Valuta in cui esprimere gli importi del documento.

Listino
In questo campo deve essere specificato il listino da utilizzare per il calcolo dei prezzi di vendita; se omesso, nel corpo del documento, non sarà possibile eseguire la ricerca degli articoli.
Attenzione: Modificando il listino saranno ricalcolati i prezzi e le eventuali condizioni di vendita; gli articoli NON presenti nel listino saranno impostati a prezzo 0,00€.

Agente
In questo campo è possibile indicare l'agente che ha trattato con il cliente.

Commessa
Questo campo è visibile solo se l'utente possiede la licenza per il modulo opzionale Commesse e permette di indicare il codice di riferimento di una commessa. L'utente potrà poi stampare lo stato di una commessa con l'elenco di tutti i documenti e le movimentazioni fatte.

Dati pagamento

Pagamento
Indica il pagamento utilizzato per l'operazione, viene proposto in automatico quello impostato nell'anagrafica del cliente specificato.

Banca
Tramite questi due campi è possibile specificare la banca indicandone i codici ABI e CAB. Questo campo assume un significato diverso in funzione del tipo di pagamento specificato: per pagamenti di tipo Ri.Ba. o RID è necessario indicare la banca del cliente mentre,  per tutti gli altri pagamenti che prevedono l'appoggio ad una banca è necessario specificare i codice della propria banca aziendale. Se la banca specificata non è coerente con il pagamento inserito, Mon Ami 3000 non consente di proseguire con l'inserimento dei dati per evitare che nella stampa dei documenti siano inseriti dei dati errati.

Destinazione
Destinazione merce alternativa. Nella parte destra del gruppo di campi è presente un pulsante individuato dall'immagine di una lente; premendo questo pulsante è possibile visualizzare l'elenco delle destinazioni aggiuntive specificate nell'anagrafica del cliente in esame; per caricare le informazioni è sufficiente eseguire doppio-click sulla riga dell'elenco che identifica la destinazione desiderata.
Caricando una destinazione Mon Ami 3000 provvede in automatico a riportare il codice della Zona associato alla destinazione, questo codice permette di utilizzare condizioni di vendita "per zona" e può essere modificato tramite il secondo pulsante visibile in questo gruppo di campi.

Corpo - Descrizione campi

Nella tabella visibile in questa sezione sono elencati tutti gli articoli e i servizi stabiliti nel contratto; è possibile inserire anche annotazioni libere che saranno riportate tra i prodotti/servizi.

L'inserimento la modifica e l'eliminazione delle varie righe avviene attraverso i pulsanti che si trovano sotto la tabella.

Carica da...
Premendo questo pulsante apparirà una finestra tramite la quale sarà possibile eseguire il caricamento da diverse origini di dati. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Caricamento righe avanzato.

Elimina
Rimuove la riga selezionata (articolo, servizio, nota) dalla lista degli articoli.

Aggiungi / Modifica
Consentono rispettivamente di aggiungere e modificare manualmente le righe nella tabella.

Piede - Descrizione campi

Questa sezione raggruppa tutti i campi relativi a spese, sconti e annotazioni che saranno riportati in fattura. Per questo particolare documento sono stati introdotti in questa sezione anche le informazioni relative alla validità del contratto, alla periodicità e al tipo di fatturazione da applicare.

Spese IVA esclusa/inclusa
Tramite i campi presenti in questo gruppo è possibile impostare le spese relative al trasporto e all'incasso; per ciascun importo è possibile specificare l'aliquota IVA da considerare tramite la finestra che appare premendo il pulsante visibile accanto al campo stesso.

Incasso
Vengono riportate le spese di incasso per il pagamento definite nella tabella pagamenti; il valore riportato è tuttavia modificabile.
Trasporto
Specifica le spese di trasporto da addebitare al cliente.

Sconti IVA esclusa/inclusa

Merce
Percentuale di sconto da applicare al valore della merce oggetto del documento.
Extra
In questo campo è possibile indicare un importo di sconto da sottrarre al prezzo della merce; il pulsante accanto consente di impostare e/o modificare il valore dell'aliquota iva da applicare allo sconto.

Acconto / ritenuta d'acconto / caparra
Tramite i campi presenti in questo gruppo è possibile attivare tre differenti funzionalità in base al valore impostato nel campo a scelta multipla.
Specificando Acconto o Caparra apparirà un campo dove specificare l'importo versato. Se l'utente ha acquistato la versione Azienda Pro potrà specificare anche il conto incasso che il software dovrà utilizzare in fase di contabilizzazione automatica di documenti; per fare ciò è necessario utilizzare il pulsante visibile accanto all'importo per accedere alla finestra di gestione.
Nel caso in cui il fornitore applicasse invece una Ritenuta d'acconto saranno visibili dei controlli aggiuntivi che permettono all'utente di definire con precisione i valori necessari per il calcolo della ritenuta. (dettagli...)

Validità
I campi presenti in questo gruppo consentono di impostare il periodo di validità del contratto. Il software propone come data di inizio la data di creazione del contratto e non pone limiti per quanto riguarda la data di fine validità; i valori possono essere modificati in qualsiasi momento.

Fatturazione
Tramite i campi presenti in questo gruppo è possibile impostare i parametri relativi alla fatturazione.

Periodicità
Tramite questo campo a scelta multipla è possibile impostare la periodicità di fatturazione; i valori possibili sono: Nessuna, Mensile, Bimestrale, Trimestrale, Quadrimestrale, Semestrale o Annuale.

Tipo
Questo campo consente di impostare la tipologia di fatturazione; i valori disponibili sono Anticipata o Posticipata.

Il pulsante Fatture visibile nella parte destra del gruppo è possibile visualizzare quante volte è stato fatturato il contratto e l'elenco di tutte le fatture generate; l'operatore potrà anche modificare i riferimenti come indicato nel paragrafo relativo alle Fatture contratti in questo topic.

Annotazioni
Campo testuale dove l'utente può inserire annotazioni libere.

Stato documento
Il campo Fase presente all'interno di questo gruppo consente di indicare in quale fase del suo ciclo si trova il documento; è attivo solo se nella scheda del Tipo documento è stato definito un elenco di fasi. Alla destra del campo è presente un pulsante tramite il quale è possibile indicare delle annotazioni libere relativamente alla fase corrente del documento.

Altri dati
Tramite il pulsante in esame è possibile accedere alla finestra sottostante.

Il campo Spese agg. consente all'utente di impostare un importo di spese generiche, da applicare al documento. Il valore indicato in questo campo sarà riportato automaticamente ogni volta che il documento in esame sarà caricato in un altro documento (Carica da... eseguito dalla testata). Tramite il pulsante presente accanto all'importo delle spese è possibile indicare l'aliquota IVA da considerare per le spese.

Utente
Questo campo a scelta multipla consente all'operatore di impostare il nome dell'utente che ha creato il documento. In fase di creazione di un nuovo documento questo campo viene assegnato automaticamente con il nome dell'utente corrente ma il suo valore può essere modificato prima di eseguire il salvataggio. Questo campo è attivo e modificabile solo se l'utente corrente possiede la qualifica di Amministratore.

INSERIMENTO/MODIFICA DI ARTICOLI/NOTE

L'inserimento di nuovi articoli e la modifica di quelli già inseriti avviene tramite una finestra dedicata che appare alla la pressione dei tasti Aggiungi e Modifica visibili sotto la tabella articoli presente nella sezione Corpo.
Mon Ami 3000 permette di inserire nel corpo del documento non solo articoli, ma anche delle annotazioni che saranno stampate tra gli articoli inseriti.

Analogamente alla finestra principale, anche questa risulta divisa in Zona Chiave e Zona Dati.

Inserimento/Modifica di Articoli/Note  -  Zona chiave

In zona chiave sono presenti 2 campi che permettono di individuare univocamente l'entità, Articolo o Nota, che si desidera inserire nel documento; tutti i campi seguenti variano in funzione dei valori specificati.
Nota: le informazioni presenti in quest'area NON possono essere variate in caso di modifica di una riga esistente.

Tipo riga
Attraverso il primo campo di selezione presente in zona chiave è possibile specificare se la riga che stiamo per inserire è un Articolo o una Nota; tutti gli altri campi visibili nella finestra variano in funzione dell'opzione selezionata. Per maggiori informazioni sull'inserimento di annotazioni nel corpo del documento consultare le Note generali sui documenti.

Cod. magazzino / Cod. articolo
Questi campi sono accessibili solamente se il Tipo riga è Articolo; tra questi il Magazzino è visibile solo se è attiva l'opzione multimagazzino, sono stati configurati almeno due depositi merci e, nella testata del documento in esame NON è stato specificato il Mag. origine; in caso contrario il campo relativo al magazzino non appare e l'utente dovrà specificare solamente il codice dell'articolo da movimentare. Per entrambi i campi è attiva la ricerca con il tasto F2 e, nel caso in cui sia visibile il magazzino, è necessario specificarne il codice per poter selezionare un articolo.

Cod. Nota
Al contrario del campo precedente, questo risulta attivo se il Tipo riga è impostata su Nota. La pressione del tasto F2 permette di ricercare le annotazione memorizzate precedentemente nella tabella annotazioni.

Inserimento/Modifica Note  -  Zona dati

In questo caso la finestra di inserimento/modifica è molto semplice, nel campo Descrizione riga deve essere inserito il testo dell'annotazione che può essere modificato in qualsiasi momento.

 

Inserimento/Modifica Articoli  -  Zona dati

L'inserimento di un articolo nel corpo del documento necessita di un maggior numero di parametri che permettono di definire con precisione il valore della merce.

Descrizione riga
Viene proposta la descrizione dell'articolo inserito; tale informazione può essere modificata a piacimento.

U.m.
Questo campo è compilato automaticamente dal gestionale; il software propone in valore impostato nei Dati di vendita dell'articolo in relazione al listino di vendita impostato nella testata del documento. Il valore di questo campo è modificabile dall'utente ma la scelta dell'unità di misura è limitata ai codici alternativi impostati nell'anagrafica dell'articolo. Se la U.m. impostata in questo campo è diversa da quella principale dell'articolo sarà visibile, a destra della descrizione, un pulsante che consente di accedere alla finestra riportata nell'immagine sottostante tramite la quale sarà possibile modificare i parametri di conversione tra le U.m.

Quantità
Indica la quantità di prodotto movimentata; tale valore è riferito all'unità di misura indicata nel campo precedente. Se l'U.m. specificata nel documento è di Tipo a peso, a lunghezza e a volume, accanto alla quantità risulta accessibile un piccolo pulsante tramite il quale poter indicare come è composto il prodotto; i valori inseriti permettono di calcolare automaticamente la quantità di prodotto movimentata e potranno essere stampati sui documenti impostando i relativi campi in Gestione moduli di stampa.

Prezzo
Indica il prezzo dell'articolo; viene proposto in automatico quello specificato in anagrafica articoli. Il valore proposto varia in funzione di quanto specificato nel Listino per quantità dell'articolo in esame e/o delle eventuali condizioni particolari di vendita associate al cliente specificato in Testata.

Sconti
Tre livelli di sconto da applicare in cascata al prezzo articolo specificato. Vengono proposti eventuali sconti e condizioni impostate nell'anagrafica clienti.

Prezzo netto
Prezzo calcolato dal software considerando gli sconti specificati.

Totali di riga

Imponibile
Valore imponibile della riga; l'importo viene calcolato automaticamente moltiplicando Qta e Prezzo netto.

Codice IVA
Aliquota IVA da considerare nell'operazione.

Imposta
Valore dell'imposta calcolato sul totale imponibile di riga, in funzione dell'aliquota associata al codice iva specificato.

Totale
Valore totale di riga calcolato sommando gli importi di Imponibile e IVA calcolati indicati precedentemente.

Pulsanti di accesso a funzioni particolari
In questo gruppo di campi sono presenti una serie di tasti che permettono l'accesso a delle funzioni particolari relative all'articolo specificato. In base al tipo di documento in esame è possibile accedere solo a determinate funzioni poichè non tutte sono significative; nel caso dei contratti è possibile utilizzare le funzioni seguenti:

Storico articolo: elenco delle operazioni di acquisto e vendita.
Articoli alternativi: elenco di articoli che possono essere venduti come alternativa all'articolo specificato.
Dati contabili: informazioni contabili che saranno utilizzate in fase di contabilizzazione dei documenti.
Dati aggiuntivi: informazioni aggiuntive sull'articolo.

Per maggiori informazioni consultare la sezione relativa alle Funzioni particolari e dati aggiuntivi articolo presente nel topic Note generali sui documenti.

FATTURE CONTRATTI

Nel piede del documento sono presenti tutte le informazioni relative alla validità e alla modalità di fatturazione del contratto. Il pulsante fatture evidenziato nell'immagine sottostante è possibile visualizzare il dettaglio di tutte le fatture relative al contratto che si sta visualizzando.

La finestra Fatture contratti (Fig.2) riporta, in ordine cronologico, tutte le fatture collegate al contratto e il periodo a cui sono relative.

Per chiudere la finestra e confermare le modifiche è necessario premere il tasto F8; i dati aggiornati saranno memorizzati nel database al salvataggio del contratto.

RICERCA DOCUMENTI

La ricerca e l'apertura di documenti esistenti viene effettuata tramite i tasti F2 e F4.
La pressione del tasto F2 presenta l'elenco di tutti i documenti associati al Tipo documento impostato nel campo Documento presente in zona chiave. Al contrario del tasto F2, il tasto funzione F4 permette di eseguire una ricerca più specifica poichè consente di inserire una serie di valori da utilizzare come filtro. I dati per il filtraggio saranno inseriti in un'apposita finestra visibile alla pressione del tasto F4. Premendo il tasto F2 sul campo Numero della finestra di ricerca sarà visualizzato un elenco dei documenti per i quali sono verificati tutti i filtraggi specificati.

Per visualizzare il documento è necessario premere il tasto F8 nella finestra di ricerca dopo aver impostato il numero del documento da aprire.